7 مهام إدارية مشتركة للأتمتة | administrative tasks to automate

اهم المهام الاداريه للأتمتة

 توجد مهام إدارية في كل منظمة، وهي تشمل كل شيء من إدارة التقويمات وإعداد الوثائق والمقترحات إلى الرد على المكالمات وترتيب الاجتماعات وإرسال رسائل البريد الإلكتروني وغير ذلك الكثير، في حين أن هذه المهام حاسمة لإدارة المنظمة بفعالية، إلا أنها غالبا ما تكون متكررة ومملة، هذا هو السبب في أن الأتمتة الإدارية أصبحت شائعة بشكل متزايد.


7 مهام إدارية مشتركة للأتمتة | administrative tasks to automate


أساسيات الأتمتة الإدارية


تتعلق الأتمتة الإدارية باستخدام التكنولوجيا لتبسيط المهام الإدارية أو تبسيطها، إنه مصطلح واسع يمكن أن يشير إلى أي شيء من الرد الآلي البسيط لرسائل البريد الإلكتروني للعملاء إلى نظام على مستوى المؤسسة يدير العمليات التجارية المعقدة وسير العمل.


على الرغم من أن الأتمتة الإدارية ليست مفهوما جديدا في مكان العمل، إلا أنها أصبحت أكثر شعبية في السنوات الأخيرة بسبب التقدم التكنولوجي في الذكاء الاصطناعي والتعلم الآلي، يمكن لأتمتة المهام الإدارية المتكررة والمنخفضة المستوى أن تجعل العمل أسهل وتعزز الإنتاجية، تتوقع غارتنر أنه بحلول عام 2024، ستكون 69 في المائة من الأعمال الإدارية اليومية مؤتمتة بالكامل، لذلك هذا هو الوقت المناسب للبدء في استكشاف الأتمتة الإدارية.


إذا كنت تبحث عن الإلهام أو ببساطة لا تعرف أين يمكن أن تكون الأتمتة أكثر فائدة ، فيما يلي سبع مهام إدارية مشتركة يمكنك البدء في التشغيل الآلي اليوم.


1. تتبع الوقت

يساعد تتبع مقدار الوقت الذي يعمل فيه الموظفون الشركات على فهم أداء الموظفين ويعمل كأساس لتعويض العمال بالساعة، يمكن أن يكون تتبع الوقت اليدوي أو الورقي مملا ويستغرق وقتا طويلا وعرضة للأخطاء، وهذا هو السبب في أن هذه المهمة مرشح جيد للأتمتة.


يمكنك استخدام الجدول الزمني للموظفين  حيث انه يجعل من السهل تتبع ساعات عمل الموظفين، يمكنك تخصيص النموذج لجمع المعلومات ذات الصلة، بما في ذلك الصور والمرفقات، وجعلها في متناول الموظفين لتسجيل ساعات عملهم، ثم يتم حساب ساعات العمل الأسبوعية وإجمالي الساعات والعمل الإضافي لكل موظف تلقائيا بناء على المعلومات التي يقدمها موظفوك.


2. الجدولة

إن تحديد توافر الموظفين، وإدارة طلبات الإجازة، وتعيين التحولات يجعل الجدولة تحديا للمديرين، بالإضافة إلى ذلك يحد تتبع الجداول الزمنية يدويا من مقدار الوقت الذي يمكنهم قضاءه في مهام أكثر إنتاجية.


لحسن الحظ، يمكنك أتمتة الجدولة بالكامل، باستخدام قالب جدول الموظفين، يمكنك إعداد نموذج طلب جدول زمني يملأ تلقائيا ورقة جدول الموظفين بردودهم، سينتهي بك الأمر بقالب مخصص يساعدك أيضا على تتبع جداول الموظفين وأيام الإجازة وساعات العمل.


3. كتابة الاقتراح

بالنسبة للعديد من المنظمات، تعد صياغة مقترحات المبيعات المخصصة من الصفر نشاطا يستغرق وقتا طويلا ولكنه ضروري، على الرغم من أنه لا يمكنك أتمتة العملية بأكملها، لأنك لا تزال بحاجة إلى تخصيص مقترحاتك لكل موقف، إلا أن القليل من الأتمتة يمكن أن يخرج معظم اللدغة من العملية، تتمثل إحدى طرق إدخال الأتمتة في استخدام مولد الاقتراح.


باستخدام مولد المقترحات  يمكنك صياغة المقترحات الفائزة في دقائق، أولا اختر أيا من قوالب المقترحات وقم بتصميمها لتتناسب مع العلامة التجارية لشركتك وحالة الاستخدام، في المرة القادمة التي تحتاج فيها إلى إرسال اقتراح، ما عليك سوى ملء التفاصيل الرئيسية في نموذج الاقتراح، وستحصل على اقتراح PDF تم إنشاؤه تلقائيا، يمكنك أيضا إرسال الاقتراح مباشرة إلى المستلم للتوقيع إلكترونيا.


4. إدارة بيانات العملاء

مع نمو الأعمال التجارية، غالبا ما يصبح من الصعب تتبع معلومات العملاء يدويا، تساعدك أتمتة جمع بيانات عملائك وإدارتها في العثور على المعلومات في لمحة وتمنع فقدان البيانات.


باستخدام قوالب إدارة علاقات العملاء يمكنك بسهولة تتبع بيانات العملاء وعرض جميع التفاعلات مع عملك في جدول بيانات سهل القراءة، ما عليك سوى ربط نموذج الاتصال أو إنشاء العملاء المحتملين بجدول البيانات لتعبئته تلقائيا، يمكنك بسهولة تخصيص القالب ليناسب حالة الاستخدام الخاصة بك، ويمكنك الوصول إلى البيانات التي تجمعها على أي جهاز.


5. تتبع الفاتورة

يمكن أن تصبح إدارة الفواتير فوضوية بسرعة، خاصة مع زيادة حجم المعاملات وتباعد أوقات الوفاء، يمكن أن يؤدي استخدام نظام تتبع الفواتير إلى تسهيل العملية إلى حد كبير.


يسمح لك قالب تعقب الفواتير بتتبع الفواتير في جدول عبر الإنترنت يمكنك أيضا عرضه كتقويم أو جدول بيانات أو بطاقة سهلة القراءة، يمكنك ملء جدول البيانات تلقائيا.


يوصي ماثيو دايلي، المدير الإداري لشركة تايجر فاينانشال، بأتمتة تذكير الفواتير، يوضح: "تتيح لك معظم البرامج إنشاء تذكيرات تلقائية عندما تكون مدفوعات الفواتير مستحقة، في حين يسمح لك البعض بإعداد تذكير مبكر حتى لا يفاجأ عميلك بفاتورتك".


6. إدارة النفقات

تعد الميزانية وإدارة النفقات من المهام الإدارية الحاسمة ولكنها شاقة التي يتعين على فريقك معالجتها على أساس منتظم، بغض النظر عن نوع الميزانية المعنية، فإن أتمتة العملية تجعل الأمور أسهل.


قوالب إدارة النفقات هي جداول بيانات آمنة لتتبع النفقات ومراقبة نفقات الميزانية، يمكنك ملء جدول البيانات تلقائيا، غالبا ما تكون القوالب بها ميزة حساب سريع تضيف المجاميع تلقائيا وتساعدك على البقاء على اطلاع على النفقات.


7. إدارة المشروع

عندما تدير مشروعا، قد يستغرق التواصل مع كل عضو في الفريق للحصول على التحديثات الكثير من الوقت، خاصة إذا كنت تعمل مع فريق كبير أو تتعامل مع العديد من المشاريع.


على الرغم من أنه لا يمكنك أتمتة كل جانب من جوانب إدارة المشاريع، إلا أن قوالب إدارة المشاريع تسمح لك بالبقاء منظما من خلال تتبع جميع المشاريع والمهام في مكان واحد باستخدام جدول بيانات قوي، يمكنك ملء جدول البيانات تلقائيا وتصفية المهام حسب تاريخ الاستحقاق أو المحال إليه أو الأولوية أو أي مقياس مخصص آخر.


نصائح للأتمتة الإدارية الفعالة


للتأكد من نجاح جهود التشغيل الآلي الخاصة بك، ضع النصائح التالية في الاعتبار.


لديك هدف واضح

تقول كيمبرلي تايلر سميث، رئيسة التسويق في Resume Worded، إنه من المهم أن تفهم تماما ما تحاول أتمتة "هل سيوفر الوقت؟" هل سيساعد ذلك في زيادة الإنتاجية؟ أم أنه سيسمح بجمع بيانات أكثر دقة؟"


تعرف على ما لا يجب أتمتته

 تقول كاتي سميث، مديرة منتجات Airgram، إن الكثير من الأتمتة يمكن أن تأخذ اللمسة الشخصية من عملك.


قد تبدو الأتمتة ذكية وفعالة، ولكنها ليست مقاسا واحدا يناسب الجميع لكل مهمة تبدو باهتة داخل مكان العمل، تساعد أتمتة المهام البسيطة والشائعة عملك على أن يكون أكثر فعالية، ومع ذلك تجنب أتمتة المهام التي تستفيد بشكل طبيعي من التفاعل البشري، قد تكون هذه مهام مبيعات أو خدمة عملاء محددة.


لديك خطة احتياطية

ماذا يحدث عندما تفشل الأتمتة الخاصة بك؟ يقول أندرو جونزاليس، الرئيس في BusinessLoans.com، إنه من الضروري وضع خطة طوارئ في حالة حدوث خطأ، عندما لا تسير بعض المهام كما هو مخطط لها، يمكن للتدخل اليدوي أن يمنع الوضع من التصعيد، يوضح غونزاليس أنه عندما تعمل هذه المهام نفسها بشكل مستقل وبدون رقابة، هناك نتيجة أكبر عند حدوث أخطاء.




إرسال تعليق