7 نصائح للمساعدة في إدارة فريقك الموزع | tips to manage your team

ادارة فريقك الموزع كافضل ما يكون من خلال هذه النصائح

 مع الاقتصاد العالمي المتزايد، تأتي الحاجة إلى فرق عالمية لخدمة العملاء أينما كانوا، يعرف هذا النوع من الفرق مع أعضاء الفريق في مواقع ومناطق زمنية مختلفة باسم الفريق الموزع، على الرغم من وجود مجموعة متنوعة من الفوائد للفرق الموزعة، إلا أن لديها أيضا تحدياتها الخاصة.


7 نصائح للمساعدة في إدارة فريقك الموزع | tips to manage your team


ما هي إدارة الفريق الموزعة؟


إدارة الفريق الموزع هي فعل إدارة أعضاء الفريق المتناثرين في مجموعة متنوعة من المواقع المختلفة، دون موقع مكتب مركزي، على سبيل المثال المنظمات التي لديها بعض أعضاء الفريق في مكتب واحد في مدينة واحدة، وبعضها بعيد، والبعض الآخر في مكتب مختلف هي مثال على فريق موزع.


إدارة الفريق الموزع هي فعل إدارة هذه الأنواع من الفرق المنتشرة في مواقع مختلفة، بسبب الهيكل الفريد للفرق الموزعة، يمكن أن تكون إدارتها أكثر تحديا من فريق شخصي أكثر تقليدية في مكان واحد.


ما الفرق بين الفرق الموزعة والفرق البعيدة والفرق الهجينة؟


في حين أن بعض الناس قد يستخدمون مصطلحات الفرق الموزعة والفرق البعيدة بالتبادل، إلا أن هناك القليل من الفروق الدقيقة لكل منهم، تشير الفرق الموزعة إلى الفرق الموجودة في مواقع مختلفة، قد يكون بعضها في المساحات المكتبية، تشير الفرق البعيدة إلى الفرق التي ليس لها موقع مكتب محدد وكل شخص في الفريق في موقع منفصل، الفرق الهجينة هي فرق تقوم ببعض الاثنين معا، فقد خصصوا أوقاتا للالتقاء في مواقع المكاتب المركزية، وأيام مرنة حتى يتمكن الموظفون من اختيار العمل من المنزل أو من المكتب.


لماذا توزيع إدارة الفريق؟


الفرق الموزعة ضرورية للشركات التي لديها جمهور دولي، يوفر الفريق الموزع للشركات العديد من الفوائد، فيما يلي بعض الأسباب:


وصول أفضل إلى السوق المستهدف

إذا كنت تتطلع إلى الوصول إلى سوق خارج منطقتك الزمنية العادية، فإن وجود أقدام على الأرض في هذا السوق المستهدف هو أسهل طريقة للوصول إلى هذا الجمهور، على سبيل المثال إذا كنت شركة مقرها في القانرة، ولكن سوقك المستهدف في الإسكندرية، فلن يكون لديك سوى بضع ساعات عمل من التداخل مع عملائك المحتملين، ومع ذلك إذا كان لديك أعضاء من فريقك في الإسكندرية، فإن 100٪ من ساعات عملهم ستتوافق مع تلك السوق المستهدفة.


توسيع نطاق البحث عن المواهب

تتمثل إحدى فوائد وجود فريق بعيد أو موزع في أنه يمكنك توسيع نطاق البحث عن المواهب الخاصة بك إلى ما هو أبعد من مدينة واحدة، يمنحك هذا الفرصة للتحدث إلى العديد من الأشخاص الموهوبين أكثر مما لو كنت تقتصر على العثور على مرشح في مدينة معينة، أو نقلهم إلى مدينة أساسية، بالإضافة إلى ذلك تتغير قيم الموظفين بشكل كبير، يبحث العديد من الناس الآن على وجه التحديد عن الوظائف التي توفر خيارات عن بعد حتى يتمكنوا من قضاء المزيد من الوقت مع أسرهم، توسيع مزاياك لاستيعاب هؤلاء الأفراد يفتح فريقك أمام مرشحين أكثر عظمة.


اسعار معقولة لصاحب العمل والموظف

بالنسبة لأصحاب العمل، يمكن أن تكون إدارة فريق موزع أكثر بأسعار معقولة من إدارتها في المكتب لأن شركتك لا تضطر إلى دفع تكلفة النفقات العامة الأساسية، مثل المساحات المكتبية، قد توفر الشركات التي تدير الفرق الموزعة المال عن طريق دفع أعضاء فريقها بناء على تكلفة معيشة موظف معين، مما يوفر أموال العمل اعتمادا على مكان وجودهم، قد يوفر الموظفون المال لأنهم يدفعون أقل على الغاز للتنقل أو وسائل النقل العام، بالإضافة إلى توفير المال من خلال عدم شراء القهوة والغداء.


7 نصائح لإدارة فريق موزع


تختلف إدارة فريق موزع اختلافا كبيرا عن إدارة فريق شخصي تقليدي، فيما يلي بعض النصائح التي يمكنك استخدامها لمساعدتك في إدارة فريقك الموزع:


1. استضافة اجتماعات متسقة

توفر استضافة الاجتماعات في نفس الوقت كل أسبوع لأعضاء فريقك جدولا منتظما، وهذا يمنحهم الفرصة لنقل الأشياء حول تلك الاجتماعات عند الحاجة، حتى يتمكنوا من تنظيم أيام عملهم بطريقة تناسبهم بشكل أفضل، من المهم أيضا الحفاظ على اتساق محتوى الاجتماع، حتى يعرف أعضاء الفريق كيف ومتى يساهمون في اجتماعات الفريق العادية هذه عند الضرورة، إذا لم يتمكن أحد أعضاء فريقك من حضور اجتماع منتظم، فامنحهم خيارا للحصول على المعلومات بشكل غير متزامن، يعد تسجيل اجتماعاتك، أو مشاركة ملاحظات الاجتماع بعد الحقيقة طريقة رائعة لإبقاء الجميع على اطلاع.


2. حدد التوقعات أثناء عملية الإعداد

على الرغم من أنها أفضل ممارسة لأي شركة، إلا أنه من المهم وضع معيار لكيفية تواصل فريقك الموزع أثناء عملية الإعداد، تقديم معلومات عن أشكال الاتصال المقبولة خلال ساعات العمل، ومكان تبادل المعلومات، وكيفية التواصل مع أعضاء فريق محددين، هذه كلها أشياء جيدة يجب تغطيتها في وقت مبكر من عملية الإعداد، يسمح تحديد التوقعات مبكرا للأفراد بوضع حدودهم الخاصة أيضا، بالإضافة إلى الحدود القياسية التي وضعتها الشركة.


كل ثقافة مختلفة، بعضها أكثر مباشرة، والبعض الآخر لديه صعوبة في تقديم التعليقات أو طلب المساعدة، اجعل نقطة لفهم المعايير الثقافية لكل عضو من أعضاء فريقك حتى تكون مستعدا بشكل أفضل لإدارتها.


 3. احترام الحدود

من المهم احترام أي حدود تضعها الشركة وفريقك وأعضاء الفريق الفردي عند العمل في فريق موزع، لا تريد أن تواجه موقفا يرسل فيه أحد أعضاء الفريق سان فرانسيسكو بريدا إلكترونيا إلى عضو فريق مختلف في برلين في الساعة 4:00 مساء بتوقيت المحيط الهادي، متوقعا ردا فوريا، هذا ليس فقط عدم احترام وقت عضو فريق برلين، بل لا يحصل عضو فريق الساحل الغربي الأمريكي على المعلومات التي يحتاجونها بطريقة تناسب سير عملهم، تساعد معرفة حدود بعضنا البعض، ووضع عمليات تتماشى مع تلك الحدود على منع هذه الأنواع من المواقف.


4. لديك أكثر من منصة واحدة للتواصل

العمل في فريق موزع يعني أن الجداول الزمنية يمكن أن تكون أكثر مرونة قليلا من الوظيفة التقليدية من 9 إلى 5، بالنسبة لبعض أعضاء الفريق قد يعني ذلك تلقي المكالمات أو الرد على رسائل البريد الإلكتروني أثناء التنقل، إن تقديم أشكال متعددة من الاتصالات، مثل برامج المراسلة مثل سلاك، أو مؤتمرات الفيديو مثل زووم، يمنح أعضاء فريقك خيارات لكيفية توصيل المعلومات الصحيحة في المكان المناسب، إن توفير طريقة لفريقك للتواصل عبر أجهزتهم المحمولة يمنح أيضا أعضاء فريقك القدرة على العمل بطرق تناسبهم وجدولهم الزمني على أفضل وجه.


5. ضع أهدافا واضحة وقابلة للقياس وكيف سيصل إليها فريقك

إن وضع أهداف واضحة وقابلة للقياس يعني أن فريقك قادر على وضع خطة عمل لكيفية الوصول إلى تلك الأهداف، وهذا بدوره يضع توقعات واضحة للعمل الذي يحتاج أعضاء فريقك إلى إكماله لتحقيق تلك الأهداف، إن وجود هذين الأمرين في مكانهما يوفر لأعضاء فريقك الموزع الاستقلالية للقيام بالعمل الذي يحتاجونه في الوقت الذي يناسبهم بشكل أفضل، طالما أنهم يكملون العمل بحلول مواعيدهم النهائية، فإن لديهم القدرة على العمل بطريقة أفضل بالنسبة لهم.


6. حدد الوقت للساعات الاجتماعية العادية

أحد العيوب الرئيسية لإدارة فريق موزع هو أن أعضاء الفريق لا يحصلون على العديد من الفرص للتفاعلات الاجتماعية، مما يساعد على بناء الصداقة الحميمة للفريق، تأكد من تخصيص بعض الوقت للدردشة بانتظام مع أعضاء الفريق الموزعين حول الأشياء غير المتعلقة بالعمل، أو عقد جلسات عمل منتظمة حيث يجلس أعضاء الفريق ويعملون معا عن بعد.


7. توفير الاستقلالية (ولكن تسجيل الوصول بانتظام)

عند العمل في فريق موزع، قد يكون التواصل مع أعضاء فريقك أكثر تحديا قليلا لأنك لا تحصل على حرية التواصل معهم كما تفعل في المكتب، لهذا السبب من المهم للمديرين تسجيل الوصول مع أعضاء فريقهم بانتظام لمعرفة كيفية تقدمهم، توفر عمليات تسجيل الوصول المنتظمة لأعضاء الفريق الدعم الذي يحتاجونه لإنجاز عملهم، إذا حدثت أي حواجز على الطرق، فسيكون هناك وقت مخصص لهم لمناقشة كيفية حلها معك.


شاهد فريقك الموزع يحقق أشياء عظيمة


تأتي إدارة فريق موزع مع بعض التحديات اللوجستية، ولكن القدرة على مشاهدة فريق متنوع ينمو أمر مجزي، بالنسبة لك وللعمل، مع نمو الشركات دوليا، سيصبح من الشائع أكثر رؤية أعضاء الفريق من جميع أنحاء العالم يتعاونون ويحققون أشياء عظيمة معا.

إرسال تعليق