دليل أتمتة سير العمل | guide to workflow automation

مفهوم أتمتة سير العمل

 عند تحليل سير العمل، ستكتشف حتما طرقا لتسريعها بشكل كبير، خاصة إذا قمت بإزالة الخطوات اليدوية، أتمتة سير العمل هي إحدى الطرق للقيام بذلك بالضبط.


دليل أتمتة سير العمل | guide to workflow automation


فكر في عملية تجارية بسيطة مثل إنشاء عقد لعميل جديد، حاليا قد تضطر إلى فتح برنامج لمعالجة النصوص، وإدخال معلومات العميل وأي شروط خاصة، وتحويل العقد إلى ملف PDF، وإرفاقه بالبريد الإلكتروني أو طباعته وإرساله بالبريد إلى العميل للتوقيع.


تزيل أتمتة سير العمل العديد من هذه الخطوات، بحيث يكون كل ما عليك فعله هو ملء نموذج لإنشاء عقد تلقائيا وإرساله إلى العميل إلكترونيا للتوقيع.


إذا كان هذا يبدو وكأنه شيء يمكن لمؤسستك الاستفادة منه، سيساعدك هذا الدليل على فهم وإعداد أتمتة سير العمل.


ما هي أتمتة سير العمل؟


تشير أتمتة سير العمل إلى تصميم العمليات التجارية وتنفيذها وأتمتتها استنادا إلى القواعد التي تقوم بإعدادها لتوجيه المهام أو البيانات أو الملفات المختلفة إلى الأشخاص أو الأنظمة.


تستخدم الشركات برامج إدارة سير العمل وأدوات تكنولوجيا المعلومات الأخرى لأتمتة سير العمل، تضمن هذه المنتجات إكمال المهام الروتينية دون تأخيرات لا داعي لها، في بعض الحالات يمكنك أيضا استخدام أتمتة سير العمل لتبسيط عمليات الموافقة.


ما هي فوائد أتمتة عمليات العمل؟


تنفيذ هذا النوع من الأتمتة يعزز الإنتاجية، ويجعل مؤسستك أكثر كفاءة، ويزيل التكاليف، ويقلل من احتمال حدوث خطأ بشري، تخلق أتمتة سير العمل أيضا مسارات تدقيق، حتى تعرف من أكمل المهمة، تزيد إزالة المهام غير الضرورية من قوائم المهام اليومية للموظفين من رضاهم الوظيفي من خلال السماح لهم بالتركيز على مبادرات استراتيجية أكثر إثارة للاهتمام.


على سبيل المثال، تحافظ الإدارة الآلية للمهام على تنظيم فريقك دون الحاجة إلى إهدار مهاراتهم في العمل الإداري اليومي.


فهم أتمتة سير العمل


لا توفر أتمتة سير العمل وقت فريقك فحسب، بل تحرر الموظفين أيضا لأداء مهام أكثر مستوى عال، مما يسمح لهم بإضافة المزيد من القيمة إلى المنظمة، ومع ذلك قبل البدء في أتمتة سير العمل، من الضروري فهم أنواع سير العمل والاختلافات بينها، بعد ذلك يمكنك تحديد أولويات سير العمل الذي يجب عليك أتمتتها بشكل أكثر فعالية.


أساسيات سير العمل


سير العمل عبارة عن أنظمة تنظم المهام والواجبات في عملية قياسية يجب على الموظفين اتباعها، باستخدام سير العمل تضمن مؤسستك أن تكون العمليات متسقة ومنظمة.


بدون سير العمل، يؤدي الموظفون المهام بالطريقة التي يرونها مناسبة، مما يجعل من الصعب تكرارها باستمرار وتدريب الموظفين الآخرين على القيام بها، كما أنه يخلق أوجه قصور، مما يجعل فريقك عرضة للمواعيد النهائية المفقودة أو أداء المهام خارج الترتيب.


أنواع مختلفة من سير العمل


كل عمل تجاري لديه سير عمل فريد خاص به بناء على احتياجاته، ومع ذلك يندرج كل سير عمل في واحدة من ثلاث فئات رئيسية: متسلسلة، وآلة حالة، وقائمة على القواعد، يعتمد نوع سير العمل الذي تحتاجه على مدى تعقيده وكيفية استخدامه لمؤسستك.


سير العمل المتسلسل

سير العمل المتسلسل هو النوع الأكثر شيوعا من سير العمل، تعمل هذه الأنظمة مثل المخطط الانسيابي، يجب أن تكتمل مهمة واحدة لدفع المهمة التالية إلى البدء، وما إلى ذلك حتى تكتمل العملية، فكر في الأمر على أنه خط تجميع، حيث تعمل كل قطعة نحو المنتج النهائي.


سير عمل آلة الدولة

تنتقل سير عمل آلة الدولة بين الخطوات للوصول إلى حالة نهائية، على الرغم من أن كل عملية لها بداية ونهاية، إلا أن المهام تتحرك ذهابا وإيابا بطريقة غير خطية، على سبيل المثال ينتقل سير عمل الموافقة الإبداعية ذهابا وإيابا بين حالات المراجعة والتحرير عدة مرات قبل الوصول إلى المنتج النهائي.


سير العمل القائم على القواعد

يعمل سير العمل القائم على القواعد أيضا بترتيب تسلسلي، ولكنه يعتمد على معايير محددة للتقدم خلال كل مرحلة من مراحل العملية، قد تعتمد عمليتك على جداول زمنية معينة يتم الوفاء بها لكل عملية للمضي قدما، في هذه الحالة يمكنك إضافة قواعد "إذا أو بعد ذلك أو غير ذلك" للحفاظ على سير العملية بسلاسة، على سبيل المثال إذا كان شخص ما خارج المكتب، فيمكنك إضافة قاعدة تنص على أنه "إذا كان الموظف X غير متاح، فسيتولى الموظف Y المسؤولية".


سيساعدك فهم نوع سير العمل الذي تستخدمه على توضيح كيفية أتمتة هذه العمليات لتناسب احتياجات عملك على أفضل وجه.


أهمية أتمتة سير العمل لشركات المؤسسات


على الرغم من أن أتمتة سير العمل مفيدة لأي عمل تجاري، إلا أنها مفيدة بشكل خاص للمؤسسات، يمكن أن يترك حجم سير عمل المؤسسة فريقك عرضة للخطأ والمواعيد النهائية الفائتة والمهام غير المكتملة، بدون أتمتة سير العمل، يضيع الموظفون أيضا الوقت في المهام غير الضرورية.


يمكن لكل قسم في المؤسسة الاستفادة من أتمتة سير العمل، سواء كان أعضاء فريقك يركزون على تأهيل الموظفين أو تذاكر تكنولوجيا المعلومات أو بعض المهام الأخرى، فإن أتمتة سير العمل تحترم مهاراتهم مع الحفاظ على سير عملك بسلاسة.


خطوات لأتمتة سير عملك


بمجرد أن تقرر التشغيل الآلي، يمكنك تطبيق هذه الخطوات على كل تحسين لسير العمل، تأكد من أتمتة سير عمل واحد في كل مرة لتسهيل الانتقال لموظفيك.


تحديد سير العمل

ابدأ بسير عمل مباشر إلى حد ما ليس حاسما لمهمتك حتى تتمكن من معرفة ما يمكن توقعه من العملية والحصول على مساحة للمناورة في حال استغرق الأمر بضع محاولات للحصول عليه بشكل صحيح، ابدأ بإنشاء تمثيل مرئي لسير العمل لتحديد الثغرات أو الفرص لتبسيط العمليات، كما لو كان يجب عليك إضافة تنبيه يخرج عندما تتطلب العملية قرارا من أعلى.


يمكنك استخدام برنامج أتمتة سير العمل لإنشاء مخططات مثل المخططات الانسيابية أو مخططات سير العمل التي تستخدم رموز سير العمل القياسية:

  • مستطيلات لعملية أو إجراء يجب أن يحدث.
  • بيضاوي لبداية أو بداية العملية.
  • الماس عندما يحتاج شخص ما إلى اتخاذ قرار.
  • الأسهم لتوصيل خطوات سير العمل.

تحديد العملية

أثناء تعيين سير العمل، ستحتاج إلى التحقق من المستخدمين الذين سيكونون جزءا من سير العمل للحصول على فكرة دقيقة عن كيفية إكمالهم للعمليات حاليا، على سبيل المثال إذا كنت تقوم بأتمتة طلب إنشاء محتوى، فستحصل على مدخلات من التسويق والمبيعات، وهما القسمان اللذان من المرجح أن يستخدما سير العمل أكثر من غيرهما.


أسهل طريقة للقيام بذلك هي إنشاء نموذج يمكن للمستخدمين ملؤه لطلب الخطوات أو تقديم مدخلات حول سير العمل، يمكنك إنشاء نماذج باستخدام القوائم المنسدلة ومربعات الاختيار وأزرار الاختيار، بالإضافة إلى حقول النص الحر.


بمجرد الحصول على مدخلاتهم، يمكنك إعادة صياغة الخطوات لتبسيط سير العمل قدر الإمكان، كلما كانت الخطوات أبسط، كلما كانت الأتمتة أكثر وضوحا.


تنفيذ الأتمتة

حان الوقت الآن لاختيار برنامج التشغيل الآلي المناسب، تأكد من تنفيذ الحل بعناية لتجنب الأخطاء التي ستؤدي إلى مزيد من العمل لك ولفريقك، اختبر التشغيل الآلي الخاص بك مرارا وتكرارا للتحقق من جدواه ثم قم بتشغيله.


المراقبة والصيانة

بعد الإطلاق، قم بتدريب المستخدمين على سير العمل للتأكد من فهمهم لكيفية عمله وماذا يفعلون إذا كانت لديهم أسئلة.


ضع في اعتبارك أن عملية التشغيل الآلي لا تنتهي عند الإطلاق، لتحديد ما إذا كان ناجحا، تريد تحديد وإنشاء مؤشرات الأداء الرئيسية للأتمتة ذات الصلة لقياس التقدم ومراقبة الأداء، قد تتضمن بعض أهداف سير العمل هذه ما يلي:

  • النسبة المئوية للعمليات التي تعمل حتى الانتهاء.
  • متوسط الوقت الذي يستغرقه تشغيل العملية.
  • معدل الخطأ في العملية.


قد تكتشف أن سير العمل لا يعمل كما كنت تأمل، وستحتاج إلى تعديله للحصول على النتائج التي تريدها، على سبيل المثال قد تجد خطوة في سير العمل تتطلب المزيد من المساعدة البشرية، مثل إنشاء تقرير مبيعات أسبوعي، أو قد ترى خطوة يمكن للبرنامج توليها، مثل تنبيه مديري المبيعات إلى أن التقرير جاهز للعرض.


بعد أتمتة عدد قليل من العمليات الأبسط والأقل أهمية، ستكون مستعدا لمعالجة العمليات التجارية المهمة وسير العمل الذي يواجه العملاء، سيساعدك التدريب على العمليات الأصغر، أو حتى أجزاء من العملية، على تحسين كيفية التعامل مع أتمتة سير العمل ويساعدك على اكتشاف أفضل الطرق لجمع مدخلات المستخدم وتشغيل الاختبارات وتعيين مؤشرات الأداء الرئيسية.


حالات استخدام أتمتة سير العمل الواقعية عبر الصناعات


في حين أن كل قسم يستفيد من أتمتة سير العمل، فإن كيفية استخدامها تعتمد على طبيعة الصناعة، على سبيل المثال يختلف سير عمل الشركة التي تواجه المستهلك عن سير عمل الشركة التي تبيع البرمجيات للمؤسسات.


تنطبق بعض سير العمل القياسي، مثل الموافقات على أي صناعة تقريبا، وستحدد وظائف الإدارات سير العمل الذي ينبغي أن تقوم به الأعمال التجارية بأتمتتها، على سبيل المثال قد يكون لدى قسم تكنولوجيا المعلومات سير عمل للموافقة على حسابات المستخدمين الجدد، في حين قد يستخدم القانون أتمتة سير العمل للموافقة على طلبات العقود الجديدة، في الواقع فإن الموافقات والمدفوعات وطلبات المستندات وإعداد الموظفين وتذاكر الدعم وعمليات المبيعات كلها مجالات يمكن أن تستفيد من الأتمتة واستعادة الوقت للإدارات المعنية.


فيما يلي عدد قليل من الإدارات التي تستخدم أتمتة سير العمل لتسريع العمليات، سيساعدك فهم إمكانات أتمتة سير العمل في كل قسم من أقسام مؤسستك على تحقيق أقصى قدر من الإنتاجية.


أتمتة التسويق

نظرا للطبيعة غير الخطية لمعظم المهام التسويقية، فإن أتمتة سير العمل مفيدة بشكل لا يصدق للحفاظ على المشاريع الداخلية على المسار الصحيح بالإضافة إلى زيادة قيمة تكتيكات اكتساب العملاء.


يمكن أن تؤدي أتمتة سير العمل إلى المرحلة التالية من الحملة التسويقية بناء على معايير محددة، على سبيل المثال يمكن لأتمتة التسويق الواحدة إرسال بريد إلكتروني إلى العملاء الذين يصلون إلى مستوى معين من المشاركة في الرسائل الإخبارية، تنظم الأتمتة أيضا العملية الإبداعية، وتحديث الموظفين بشأن حالة إنشاء الأصول ومراجعتها لضمان اكتمال المشاريع في الوقت المحدد.


أتمتة عملية الموارد البشرية

يمكن للموارد البشرية استخدام أتمتة سير العمل لتأهيل الموظفين، بما في ذلك إنهاء الخدمة، واستعراضات الاداء، وطلبات السفر، وموافقات الجدول الزمني، والتدريب، والمزيد.


على سبيل المثال، يؤدي أتمتة سير عمل طلب السفر إلى إلغاء رسائل البريد الإلكتروني ذهابا وإيابا بين الموظفين ومديريهم والموارد البشرية والفرق المالية، بدلا من ذلك يقدم الموظف طلب السفر الخاص به عبر نموذج يتم توجيهه إلى الأشخاص المناسبين للموافقة عليه ثم يتم تسجيله في النظام.


أتمتة خدمة العملاء 

خدمة العملاء مليئة بالمهام الشاقة، من تحميل بيانات العملاء إلى إرسال استطلاعات المتابعة، لدى شركتك الكثير من الفرص لأتمتة سير عمل خدمة العملاء، يمنح تنفيذ أتمتة سير العمل وكلائك الوقت للتركيز على التعامل مباشرة مع العملاء وحل المشكلات الأكثر تعقيدا، هذا لا يجعل وكلائك أكثر كفاءة فحسب، بل يزيل أيضا إمكانية حدوث خطأ بشري من مهام مثل إدخال البيانات.


أتمتة عمليات تكنولوجيا المعلومات

التعامل مع تذاكر المساعدة وطلبات الدعم، والمشاحنات في عمليات نشر تكنولوجيا المعلومات الظلية، وإدارة الأصول، كلها عمليات تكنولوجيا المعلومات التي يمكن تشغيلها آليا.


على سبيل المثال، يمكن لإدارات تكنولوجيا المعلومات في المؤسسة إعداد سير عمل الاستجابة للحوادث لل التهديدات الإلكترونية الناجمة عن أحداث محددة، مثل الموظف الذي يقوم بتوصيل محرك أقراص USB بمحطة العمل الخاصة بهم، تقوم أتمتة سير العمل بتوجيه التنبيه من خلال البرنامج المناسب وإلى الشخص المناسب لمسح محرك الأقراص وإغلاق منفذ USB، إذا تم اكتشاف تهديد حقيقي، يتم إرسال تنبيه إلى رئيس الأمن السيبراني، الذي يمكنه تحديد موعد لاجتماع الاستجابة للطوارئ، التعامل مع تذاكر المساعدة وطلبات الدعم، والمشاحنات في عمليات نشر تكنولوجيا المعلومات الظلية، وإدارة الأصول، كلها عمليات تكنولوجيا المعلومات التي يمكن تشغيلها آليا.


أتمتة المبيعات

على الرغم من أنه قد يبدو أن المبيعات هي وظيفة يدوية في الغالب، إلا أن أتمتة سير العمل يمكن أن تساعد في رعاية العملاء المحتملين حتى لا ينزلقوا من خلال الشقوق، إن التقاط معلومات العملاء المحتملين، وتوجيهها إلى مندوب مبيعات، ومتابعة العملاء المحتملين، وتوحيد عملية بناء القوائم، والحصول على تقارير منتظمة، وتقسيم العملاء المحتملين كلها مهام يمكنك تشغيلها آليا.


على سبيل المثال، تتمثل المهمة الأساسية المتمثلة في إنشاء عميل محتمل في نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) في الشركة في سير عمل سهل التشغيل التلقائي، أضف نموذجا إلى موقع الويب الخاص بك لالتقاط معلومات العميل المحتمل، عندما يملأ العميل المحتمل النموذج يتم إدخاله تلقائيا في نظام إدارة علاقات العملاء وتعيينه إلى مندوب مبيعات للمتابعة.


أتمتة المحاسبة

تقوم إدارات المحاسبة بإنشاء التقارير، وتسوية الحسابات، وإكمال عمليات مراجعة الحسابات والمشتريات، تجعل أتمتة سير العمل تقديم الضرائب عبر الإنترنت أسهل، وتقلل من الحاجة إلى التحقق يدويا من الإيصالات التي يقدمها البائعون والعملاء، وتساعد على إنشاء توقعات مالية.


تتمثل إحدى الوظائف المحاسبية الشائعة التي تستفيد من أتمتة سير العمل في معالجة كشوف المرتبات، تنشئ الأتمتة واجهة واحدة لقسم المحاسبة لعرض الراتب والإجازات والمزايا ومعلومات السداد، ثم يمكنهم معالجة كل شيء تلقائيا.


الأتمتة القانونية

في حين أن العديد من المحامين يفضلون اتباع نهج عملي مع العمليات التجارية، فإن أتمتة سير العمل القانونية تقلل من الأخطاء، وتحسن الإنتاجية، وتزيد من الساعات القابلة للفوترة، تستخدم الإدارات القانونية للشركات أتمتة سير العمل لتجنب قضاء الوقت في مهام مثل إنشاء مستندات جديدة.


وتشمل بعض فرص التشغيل الآلي صياغة اتفاقات عدم الإفصاح، والاستجابة لطلبات عقود البائعين، وكتابة اتفاقات المطورين، والتعامل مع طلبات الاحتفاظ بالمحامين، وتتبع العلامات التجارية، والتعامل مع عملاء جدد.


أحد المجالات المحتملة للأتمتة هو العقود، مثل عقود إشراك العملاء أو اتفاقيات عدم الإفصاح للشركات، وبدلا من اضطرار شخص ما إلى إنشاء وثيقة جديدة في كل مرة، يمكنك إعداد استمارات عبر الإنترنت تقوم، عند ملؤها، بإنشاء العقد تلقائيا وإرساله إلى الطرف المناسب للتوقيع عليه، يتم أرشفة هذه العقود، بمجرد توقيعها، مما يخلق مسارا لمراجعة الحسابات، ثم تؤدي العقود المعتمدة أيضا إلى سير عمل آلي جديد.


أتمتة الرعاية الصحية

في مجال الرعاية الصحية، كل دقيقة متاحة ذات قيمة لرفاهية المرضى والعمال، الأيام الطويلة تجعل أي مهمة تنتقص من الرعاية الفورية تبدو غير ضرورية، مما يساهم في إرهاق الموظفين.


من خلال أتمتة الوثائق السريرية أو معالجة المطالبات، تمنح منظمات الرعاية الصحية موظفيها المزيد من الوقت لتوفير الرعاية المنقذة للحياة، لا يدخل موظفو الرعاية الصحية المجال لأنهم يريدون ملء الأوراق وأداء الواجبات الكتابية، لذلك تزيد أتمتة سير العمل من إنتاجية الموظفين ورضاهم، مع تقليل الإرهاق والأخطاء.


أفضل الممارسات لأتمتة سير العمل


قبل البدء في تطبيق أتمتة سير العمل، فكر في كيفية تأثيرها على عملك، في حين أن الأتمتة ستبسط العمل، فإنها تتطلب أيضا الصيانة، فضلا عن التعليم والتدريب للموظفين، لضمان النجاح استخدم أفضل الممارسات التالية لتنفيذ الأتمتة.


أبق الفرق على اطلاع

من الضروري أن يكون فريقك دائما على دراية بأي تغييرات تجريها، بالإضافة إلى الفوائد التي سيحصلون عليها من تلك التغييرات، موظفوك هم الأكثر تأثرا بهذا التغيير، لذلك فإن فهم مخاوفهم ومدخلاتهم سيساعد على تحسين عملية التشغيل الآلي الخاصة بك.


تمكين الموظفين من خلال التدريب

بمجرد أن تكون أتمتة سير العمل الخاصة بك في مكانها، يجب أن يفهم موظفوك بالضبط كيف تعمل ولماذا هي ضرورية، يعفي تدريب الموظفين فريقك الإداري من مسؤولية الاضطرار إلى مراقبة كل عملية باستمرار، ويجعل العمل أسهل للموظفين الذين يستخدمون سير العمل.


عمليات المستندات للرجوع إليها بسهولة

تأكد من حفظ التفاصيل الدقيقة لكيفية إنشاء أتمتة سير العمل وصيانتها واستخدامها، من خلال توثيق عملية التنفيذ والتشغيل الخاصة بك، ستمنع صوامع المعلومات التي يمكن أن تؤدي إلى مشكلات خطيرة إذا حدث خطأ ما.


بدون الوثائق المناسبة، من الأصعب بكثير تدريب موظفيك على كيفية استخدام الأتمتة وإنشاءها، كما أن الافتقار إلى الوثائق يضع عبء تدريب الموظفين ومساعدتهم على أولئك الذين قاموا في البداية بمهام سير العمل.


المراقبة باستمرار

حتى بعد تنفيذ الأتمتة، لا ينتهي عملك أبدا، راقب نتائج التشغيل الآلي بعناية للعثور على مكان لتعزيزها وتحريرها لتحقيق أفضل نتائجك، على سبيل المثال يمكنك إنشاء نماذج ملاحظات لجمع المدخلات من الموظفين وتنظيم البيانات لمعرفة ما إذا كنت بحاجة إلى تعديل الأتمتة.


أتمتة المستندات


لأتمتة إنشاء المستندات الإلكترونية، يمكن للشركات استخدام الأنظمة التي تجمع معلومات المستخدم التي تغذي بعد ذلك في القوالب لإنشاء مستند تلقائيا، يمكنك استخدام أتمتة المستندات لإنشاء العقود وخطابات المشاركة وبيانات العمل واستمارات القبول والمزيد.


ستوفر لك أتمتة المستندات الوقت إذا كنت تقوم بإنشاء العديد من نفس أنواع المستندات أو تشغيل نفس الوظائف فيها، ستحتاج إلى استثمار بعض الوقت في إنشاء القوالب التي ستستخدمها، ولكنها ستؤتي ثمارها عندما يمكنك بعد ذلك إنشاء مستندات جديدة تلقائيا من تلك القوالب.


تساعد أتمتة المستندات أيضا في تقليل الخطأ البشري، بدلا من الاضطرار إلى إنشاء مستندات جديدة من الصفر أو نسخ البيانات ولصقها، يمكنك فقط تعديل القالب، فيما يلي أربعة أمثلة على أتمتة المستندات :


أتمتة مايكروسوفت إكسل

تتضمن أتمتة Excel استخدام وحدات الماكرو لأتمتة المهام، على سبيل المثال يمكنك إنشاء العديد من التقارير بمساعدة وحدات الماكرو، مما يوفر الكثير من الوقت.


يحتوي Microsoft Excel على أداة مدمجة لإنشاء وحدات ماكرو، ما عليك سوى الانتقال إلى علامة التبويب عرض والنقر فوق وحدات الماكرو، ثم تسجيل وحدات الماكرو، هذه الطريقة مثالية إذا كنت تستخدم الماكرو لإنشاء تقرير وتصدير البيانات، إنه واضح: قم بتسمية الماكرو الخاص بك، واختر اختصار لوحة المفاتيح له، ثم قم بتنفيذ الخطوات التي تريد تشغيلها آليا.


للحصول على أتمتة Excel أكثر تعقيدا، قد تحتاج إلى برمجة وحدات الماكرو باستخدام رمز VBA أو لغة برمجة أخرى مثل Python، يمكنك أيضا استخدام مكتبات التعليمات البرمجية التي تتضمن وحدات الماكرو الحالية، كل ما عليك فعله هو نسخ الرمز ولصقه في برنامج Excel الخاص بك لإنشاء وحدات ماكرو، هناك حاجة ضئيلة إلى معرفة البرمجة.


أتمتة مايكروسوفت وورد

تساعد أتمتة النصوص على تحسين سير عملك وتوفر لك الوقت في إنشاء عقود جديدة أو خطابات مشاركة أو استمارات استلام أو أي وثيقة أخرى تقريبا.


إذا قمت بإنشاء قوالب Word قياسية مليئة بالبيانات، فلن تحتاج إلى إنشاء هذه المستندات من الصفر، في بعض الحالات قد تتمكن حتى من إنشاء مستندات Word تلقائيا.


كما هو الحال مع Excel، تستخدم الأتمتة في Word وحدات الماكرو، يمكنك إعدادها تماما كما تفعل في Excel من علامة التبويب View، يمكنك أيضا إنشاء حقول مخصصة في Microsoft Word لملئها يدويا.


على سبيل المثال ربما ترسل بانتظام عروض أسعار إلى العملاء المحتملين، يمكنك إنشاء قالب اقتباس مع الشروط والأحكام القياسية لكل مشروع، ثم يمكنك إضافة حقول مخصصة لاسم العميل المحتمل ومعلومات الاتصال ونطاق المشروع والتكلفة.


أتمتة البريد الإلكتروني

إذا كنت قد أرسلت رسالة إخبارية عبر البريد الإلكتروني مع برنامج مثل Mailchimp أو Constant Contact، فقد استخدمت شكلا من أشكال أتمتة البريد الإلكتروني، ولكن هناك الكثير مما يمكنك القيام به مع أتمتة البريد الإلكتروني بما يتجاوز النشرات الإخبارية، على سبيل المثال يمكنك إعداد برامج أتمتة البريد الإلكتروني لإرسال رسائل البريد الإلكتروني في أوقات محددة أو عندما يكمل العميل أو المشترك إجراء معينا، مثل الاشتراك لتلقي كتاب إلكتروني قابل للتنزيل.


الأمثلة الأخرى على رسائل البريد الإلكتروني الآلية هي رسائل البريد الإلكتروني الترحيبية، أو التذكيرات للعملاء الذين لم ينتهوا من الدفع بعد وضع العناصر في عربة التسوق الخاصة بهم، أو حملة التنقيط التي ترسل رسائل البريد الإلكتروني على فترات محددة للحفاظ على التفكير المحتمل في شركتك.


يتمثل التحدي في ملء رسائل البريد الإلكتروني بالبيانات، تتمثل إحدى طرق تسهيل أتمتة البريد الإلكتروني في استخدام الأدوات التي تسحب البيانات من قواعد بيانات العملاء والعملاء المحتملين الحالية، مثل نظام إدارة علاقات العملاء الخاص بك، يمكنك أيضا استخدام النماذج لجمع معلومات الاتصال وإرسال تلك البيانات تلقائيا إلى خدمة البريد الإلكتروني الخاصة بك.


أتمتة PDF

تستخدم المنظمات ملفات PDF لعرض البيانات بتنسيق لا يمكن لشخص ما العبث به بسهولة أو لتحويل المعلومات التي تم جمعها في نموذج ويب إلى مستند ذو مظهر احترافي، استخدم أتمتة PDF لإزالة الخطوات المتكررة والتدخل اليدوي مما يوفر الكثير من الوقت والجهد.


على سبيل المثال، قد ترغب في إنشاء قالب PDF يعرض نتائج استطلاع عبر الإنترنت، عندما تجمع هذه المعلومات فإنك ترسلها تلقائيا إلى القالب لإنشاء مستند جديد.


أدوات أتمتة سير العمل


يعمل برنامج أتمتة سير العمل على تشغيل الأتمتة التي ذكرناها، والتعامل مع العمليات المتكررة والمهام اليدوية نيابة عنك، بهذه الطريقة  تنجز المزيد، وتدير عبء عملك، وتقلل من الأخطاء اليدوية واحتمال أن ينزلق شيء ما من خلال الشقوق.


يجب أن يكون البرنامج الذي تختاره سهل الاستخدام وفعالا من حيث التكلفة، ويجب أن يوفر الميزات التي تحتاجها للوصول إلى أهداف عملك، ستحتاج إلى مقارنة خياراتك باحتياجات مؤسستك.


للقضاء على المهام الروتينية، يجب أن يكون برنامج أتمتة سير العمل سهل الاستخدام، مما يسمح لك ولموظفيك بإنشاء أتمتة دون ترميز، يجب عليه أيضا إنشاء تقارير لمراقبة كيفية أداء سير عملك، فكر فيما إذا كنت تريد استخدام أداة قائمة على السحابة أو في الموقع، بالإضافة إلى ما ستدمجه مع البرنامج، ضع هذه العوامل في الاعتبار أثناء تقييم الخيارات التالية: 


جوتفورم

نظرا لأن الكثير من العمل ينطوي على إدخال البيانات في الأنظمة، يمكنك بناء سير عملك باستخدام النماذج عبر الإنترنت، من خلال موافقات Jotform، يمكنك استخدام أداة إنشاء السحب والإفلات لتحديد النماذج بالضبط إلى أين (ودمج سير العمل هذه مع الأدوات الأخرى أيضا) تمكن موافقات جوتفورم فريقك من تتبع الموافقات، وتذكير المستلمين بتقديمات النماذج المعلقة أو التوقيعات، والاستجابة بسرعة لطلبات الموافقة، حتى أثناء التنقل، يمكنك أيضا اختيار تخصيص واحد من آلاف قوالب الموافقة للبدء بسرعة.


تتكامل نماذج Jotform عبر الإنترنت أيضا مع أنظمة إدارة علاقات العملاء، على سبيل المثال يمكنك سحب المعلومات تلقائيا من نماذج توليد العملاء المحتملين المضمنة في موقع الويب الخاص بك إلى أداة إدارة علاقات العملاء الحالية الخاصة بك، هذا مفيد بشكل خاص إذا كان لديك صفحات مقصودة مختلفة لمنتجات مختلفة، بعد ذلك يمكنك تعيين العملاء المحتملين لعضو فريق المبيعات المتخصص في هذا المنتج بالذات، أو يمكنك استخدام البيانات التي تجمعها لإنشاء تقارير باستخدام جداول Jotform.


monday.com

يعرف monday.com بأنه أداة تعاون مرئية تساعد الفرق على العمل معا من خلال سحب المعلومات في مركز واحد والسماح لهم بإنشاء سير عمل لأتمتة المهام الروتينية، إنه يقدم قوالب لمجموعة متنوعة من حالات الاستخدام بالإضافة إلى واجهة مرئية تستخدم الكتل لتمثيل أجزاء من سير العمل.


المكون الرئيسي لنماذج monday.com هو الإجراءات، عند إعداد الإجراءات فإنك تؤدي إلى حدوث شيء ما عند اكتمال الحدث، على سبيل المثال يمكن لأحد الإجراءات إخطار الموارد البشرية عندما يقدم المرشح المحتمل طلب وظيفة عبر الإنترنت.


Zapier

ينقل Zapier المعلومات بين تطبيقات الويب تلقائيا لتحسين سير العمل، باستخدام Zapier يمكنك دمج تطبيقات مختلفة، مثل CRM ونماذج التقاط العملاء المحتملين على موقع الويب الخاص بك.


تسمى سير العمل الآلي لزابير "zaps" في زاب يؤدي حدث محدد سلفا إلى إجراء، على سبيل المثال يمكنك إعداد zap لتنزيل أي مرفقات مرسلة إلى حساب Gmail الخاص بك في حساب Dropbox الخاص بك، البريد الإلكتروني الذي يتم استلامه هو المشغل، والإجراء هو الملف الذي يتم تحميله على Dropbox.


أسانا

إدارة المشاريع هي مجال يستفيد بشكل كبير من الأتمتة، وأحد تطبيقات إدارة المشاريع الأكثر شعبية هو أسانا، والتي يمكن أن تساعدك على تنظيم المشاريع وتتبعها وإدارتها، يمكنك إعداد إجراءات آلية وقواعد وقوالب مخصصة للمشاريع لمساعدتك على إدارة ما تعمل عليه بشكل أفضل.


على سبيل المثال إذا كنت تجري أبحاث المنافسين، فيمكنك إنشاء مشاريع في أسانا لكل من منافسيك، ثم استخدام أداة مثل Zapier لسحب معلومات عن المنافسين من تنبيهات Google إلى Asana.


تريلو

تتيح لك أداة إدارة المشاريع Trello إنشاء لوحات لمشاريع مختلفة تستخدم طريقة kanban لمساعدتك على تصور المشروع ككل، يتم تمثيل كل مهمة ببطاقة، يتم تعيينها لأعضاء الفريق المختلفين.


تتضمن البطاقات أيضا ميزة قائمة مرجعية يمكنك استخدامها للعمليات المتكررة مثل تنسيق المستندات، يمكن أن تتضمن قائمة التحقق جميع الخطوات لإكمال المهمة، ويمكنك إعادة استخدامها لبطاقات مختلفة، يتيح لك Trello أيضا إنشاء بطاقات تلقائيا من خلال تطبيقات مختلفة، بما في ذلك Slack وZaper وJtform.


يستخدم تريلو أيضا المشغلات القائمة على القواعد للمساعدة في أتمتة المهام، يمكنك جدولة الإجراءات التي تحدث عند استيفاء شروط معينة، على سبيل المثال يمكنك الحصول على ملصق أحمر يظهر على بطاقة تريلو إذا كانت المهمة مستحقة في غضون خمسة أيام.


Airtable

على الرغم من أنه يبدو وكأنه جدول بيانات، إلا أن Airtable هو في الواقع منصة تعاون ذات قوة قاعدة بيانات، يتيح لك تحديد البيانات باستخدام "القواعد" و"الجداول" القواعد هي أسس المشاريع، والجداول هي تفاصيل المشروع الموضوعة في الخلايا والصفوف والأعمدة.


يمكنك تخصيص بياناتك باستخدام ترميز الألوان، وربط السجلات ببعضها البعض، وإنشاء مخططات وخرائط، يمكنك استخدام Airtable لإنشاء قاعدة لكل قسم، مثل المبيعات والموارد البشرية.


تتيح لك أتمتة Airtable التكامل مع التطبيقات والخدمات المختلفة لأتمتة نقل البيانات، على سبيل المثال يمكنك إعداد أتمتة Airtable لقاعدة الموارد البشرية الخاصة بك لسحب طلبات إجازات الموظفين من النماذج الموجودة على الشبكة الداخلية للشركة.


بايبفي

من خلال مركزية وتبسيط أتمتة سير العمل، تحافظ Pipefy على عمل فريقك بسرعة، يستخدم Pipefy أيضا نظام kanban لتنظيم سير العمل وتصور المهام وتحسين مساهمة كل موظف.


تجعل واجهة السحب والإفلات في Pipefy أتمتة عملياتك أسهل، بالنسبة لأولئك الذين ليس لديهم الوقت لبناء سير العمل من الصفر، يقدم Pipefy أيضا قوالب سير العمل كنقطة انطلاق.


كيس فلو

تعلن Kissflow عن نفسها كحل أتمتة الكل في واحد مع أدوات مرنة تمكن سير عملك، يحتوي على واجهة مباشرة وبديهية تجعل من السهل أتمتة سير عملك، يسمح لك Kissflow بالتكامل مع العمليات الأخرى لإجراء سير عمل شامل، وإدارة سير عملك على منصة واحدة، وبناء أتمتة معقدة بدون خبرة في الترميز.


إنتيجريفي

مع Integrify، ليس عليك تعلم البرمجة، تتيح واجهة السحب والإفلات في Integrify للمستخدمين تصور سير عملهم ومعاينة تبعيات المهام وإجراء عمليات الاختبار للتحقق من الفعالية، يمكن للمستخدمين تشغيل سير عمل متوازي ومتتابع، وإنشاء عمليات فرعية، وإعداد تذكيرات للموظفين.


قد لا يكون لدى Integrify واجهة مرنة بشكل خاص، ولكن بالنسبة لأولئك الذين لديهم احتياجات أساسية أكثر، فإنه يعمل تماما مثل العديد من المنافسين.


نينتكس

تستهدف Nintex المنظمات على مستوى المؤسسة، وهي حل أتمتة سير عمل كامل الخدمات مع مجموعة قوية من الأدوات، يجعل النظام البديهي والمتكامل وسهل الاستخدام من السهل إنشاء سير عمل محسن عبر مؤسستك.


من خلال تقديم حلول على مستوى المؤسسة، تضع Nintex نفسها كمنافس كبير في أتمتة سير العمل، ومع ذلك تأتي هذه الحلول بسعر على مستوى المؤسسة، يبدأ تسعير Nintex من 25000 دولار سنويا للمنصة السحابية للأتمتة الأساسية، لذلك على الرغم من أنها توفر عددا من الميزات القيمة، فمن المرجح أن تكون التكلفة مرتفعة للغاية بالنسبة لمعظم الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم.


فلوكزو

Flokzu هو برنامج أتمتة العمليات المصمم لجعل العمل بسيطا، تسمح منصة فلوكزو الخالية من التعليمات البرمجية والقائمة على السحابة لأي شخص ببناء سير العمل الذكي الخاص به، يمكنك أتمتة سير العمل من سطح المكتب أو الجهاز المحمول باستخدام واجهة الكل في واحد.


يسمح لك Flokzu باختبار سير العمل باستخدام برمجة sandbox التي لن تؤثر على بياناتك وتحليل النتائج من خلال تقارير مخصصة تتيح لك تصور مقاييسك بطريقتك.


أتمتة سير العمل مقابل RPA مقابل جداول البيانات


يمكنك أتمتة سير العمل بأكثر من طريقة: من خلال أتمتة سير العمل أو أتمتة العمليات الآلية (RPA) أو وحدات الماكرو لجداول البيانات، قد تناسب بعض الطرق احتياجاتك بشكل أفضل من غيرها. يعد فهم المهام التي تريد تشغيلها آليا أمرا بالغ الأهمية لاختيار الأداة المناسبة.


فهم الاختلافات بين أتمتة سير العمل وRPA ووحدات الماكرو لجداول البيانات

ألق نظرة على الاختلافات في النهج الثلاثة لتحديد أيها يناسب احتياجات سير عملك.


  • أتمتة سير العمل: يقوم الذكاء الاصطناعي أو البرامج بأتمتة سير العمل بأكمله لتبسيط العمليات التجارية من البداية إلى النهاية.


  • RPA : تقوم الروبوتات بأتمتة المهام الفردية لتوفير وقت الموظفين وجهدهم.


  • وحدات الماكرو لجداول البيانات: يتم تسجيل إجراء قابل للتكرار أو مجموعة من الإجراءات، وتحويله إلى أتمتة لتقليل الحاجة إلى إدخال البيانات وإجراء الحسابات.

اختيار الحل المناسب لعملك

في حين أن كل تكتيك من تكتيكات التشغيل الآلي هذه له مزاياه الخاصة، فإن التكتيك الذي تختاره سينزل في نهاية المطاف إلى سير العمل الذي تقوم بأتمتتها.


إذا كنت بحاجة إلى أتمتة عملية كاملة، فإن أتمتة سير العمل هي أفضل رهان لك، إذا كنت بحاجة فقط إلى أتمتة جانب واحد من سير عملك، مثل التحميل الأولي لبيانات العملاء أو البريد الإلكتروني للمتابعة التلقائية بعد مكالمة الدعم، فاختر RPA، إذا كنت بحاجة إلى تشغيل البيانات في جدول بيانات مرارا وتكرارا بنفس الطريقة، فإن وحدات الماكرو Excel هي الحل الأمثل لك.


تكامل أتمتة سير العمل لعملك


تعد أتمتة سير العمل أمرا بالغ الأهمية لأي عمل تجاري يريد تبسيط عملياته وأن يكون أكثر فعالية، إن أتمتة المهام الروتينية واليدوية تحرر وقت الموظفين للتركيز على المشاريع الأكثر تحديا، ويقلل من احتمال حدوث أخطاء، ويمنع ضياع المهام.


باستخدام برنامج أتمتة سير العمل، يمكنك توصيل تطبيقات مختلفة للقيام بأشياء مثل ملء الأنظمة بالمعلومات وإنشاء المستندات والموافقة على النفقات والمتابعة مع العملاء المحتملين تلقائيا.


قبل أن يبدأ عملك في تطبيق الأتمتة، يجب أن تفهم أي سير العمل هو الأنسب للأتمتة، من خلال فهم الاختلافات بين أنواع سير العمل، ستتخذ قرارات أكثر فعالية وتختار الحل المناسب لعمليتك، بمجرد فهم هذه الاختلافات يمكن لفريقك تحديد أنواع سير العمل بسهولة، وتحديد احتياجاتهم، وتنفيذ حل، ومراقبة النتائج من أجل الصيانة المستمرة.


مع الأتمتة، يتمتع الموظفون بمزيد من الوقت لاستخدام إبداعاتهم ومواهبهم للنهوض بأهداف الشركة، ويمكن للمديرين قضاء وقت أقل في تذكير العمال بالمهام اليومية، لكن نجاح جهود التشغيل الآلي الخاصة بك يعتمد على الأدوات التي تختارها، باستخدام هذا الدليل أنت الآن مستعد لبدء أتمتة سير العمل، مما سيساعدك على العمل بكفاءة أكبر وإزالة المهام المتكررة من يومك.



إرسال تعليق