كل ما تحتاج لمعرفته حول جداول العمل الهجينة | Hybrid work schedules

جداول العمل الهجينه وطرق استخدامه واهميتها

 أظهر لنا وباء كوفيد-19 أن العمل عن بعد ممكن، وأحيانا يكون مفضلا، تظهر الأبحاث أن العمال غالبا ما يركزون بشكل أفضل في المنزل، وأن قضاء وقت أقل في التنقل يعني المزيد من الوقت لحياتنا الشخصية، ولكن مع بدء فتح المكاتب مرة أخرى، من الواضح أيضا أن التعاون الشخصي له نفس القدر من القيمة، تماما كما يمنحنا العمل عن بعد المزيد من التركيز والمرونة.


كل ما تحتاج لمعرفته حول جداول العمل الهجينة | Hybrid work schedules


لكن الفجوة بين المنزل والمكتب لا يجب أن تكون إما / أو، بفضل العمل المختلط، يمكنك الحصول على فوائد كليهما.


ما هو جدول العمل الهجين؟


جدول العمل الهجين هو نموذج عمل مرن يجمع بين العمل عن بعد والعمل في المكتب، إنه يسمح للموظفين بالعمل من المنزل في بعض الأيام ومن المكتب في أيام أخرى، لا يحتاج العمال إلى أن يكونوا في المكتب طوال الوقت، لكنهم ليسوا من العاملين عن بعد بشكل صارم أيضا، بدلا من ذلك يجني أعضاء الفريق في الفرق الهجينة فوائد كلا العالمين، الصداقة الحميمة للعمل في المكتب، بالإضافة إلى تركيز ومرونة العمل عن بعد.


نماذج العمل الثلاثة المختلفة


العمل الهجين هو واحد من ثلاثة نماذج عمل مختلفة، إليك كيف يقارنون:


جدول العمل داخل المكتب

يعمل أعضاء الفريق من المكتب طوال الوقت، باستثناء أيام العمل من المنزل العرضية لمواعيد الأطباء ورعاية الأطفال وظروف الحياة لمرة واحدة.


جدول العمل عن بعد

يعمل كل فرد في الفريق عن بعد من مواقع مختلفة، لا يوجد مكتب فعلي، ولكن قد يرى الموظفون عن بعد بعضهم البعض شخصيا عدة مرات في السنة لأحداث الفريق أو الاجتماعات خارج الموقع.


جدول العمل الهجين

هذا مزيج من النموذجين السابقين، يعمل الموظفون من المنزل في بعض الأيام ومن المكتب في أيام أخرى، تسمح بعض نماذج العمل الهجينة للموظفين باختيار وقت القدوم، في حين أن الجداول الزمنية الأكثر تنظيما تخصص أياما محددة للعمل في المنزل أو في المكتب.


ماذا وراء اتجاه العمل الهجين؟


العمل الهجين ليس جديدا، ولكنه أكثر شعبية نتيجة ل COVID-19، أثبت الوباء أن العمل عن بعد ممكن وحتى مفيد بفضل تحسين المرونة والتوازن بين العمل والحياة ووقت التركيز، عندما بدأ العالم في الانفتاح أصبح من الواضح أن العمل في المكتب ليس الطريقة الوحيدة لتكون منتجا، ينجذب الموظفون بشكل طبيعي نحو المكتب للعمل الجماعي ونحو المنزل لمزيد من المهام كثيفة التركيز، في الواقع يرى 49٪ من العمال أن المكتب مساحة اجتماعية أكثر مما اعتادوا عليه، خاصة عندما يتعلق الأمر بالمهام التعاونية مثل الاستراتيجية والتخطيط والإعداد والاجتماعات 1: 1 والتدريب.


لا تزال البنية التحتية للعمل عن بعد التي تم تنفيذها خلال الوباء قائمة، مما يعني أنه كان من الأسهل على الفرق اعتماد جداول مختلطة والبقاء مرنة وسط الشكوك المستمرة لفيروس كورونا، الآن 42٪ من الموظفين القادرين عن بعد يقسمون وقتهم بين المنزل والمكتب، ومن المتوقع أن يصل هذا العدد إلى 53٪ في السنوات القادمة.


أنواع جداول العمل الهجينة


يأتي العمل الهجين بأشكال عديدة، مما يعني أنه يمكنك تصميم جدول عمل فريقك ليناسب الاحتياجات والتفضيلات المحددة، أثناء تنقلك في عالم العمل الهجين، تحقق من خيارات العمل الهجين الشائعة هذه وتعرف على إيجابياتها وسلبياتها.


جداول الفوج

جداول الفوج هي نهج العمل الهجين الأكثر تنظيما، بهذا الشكل يتبع الجميع قاعدة مشتركة واحدة وضعها مديرهم أو الشركة، على سبيل المثال يعمل الجميع في الشركة في المكتب يومي الأحد والإثنين، مع خيار العمل من المنزل من الثلاثاء إلى الخميس.


فيما يلي بعض الأنواع الشائعة من جداول الأفواج:


نموذج 3:2: يقضي الموظفون ثلاثة أيام في المكتب ويومين في المنزل، من السهل تنسيق سياسة العمل الهجينة هذه وتسمح للجميع بالتواجد في المكتب في نفس أيام الأسبوع، هناك عيب واحد على الأقل على الرغم من ذلك لا يسمح نموذج 3:2 للشركات بتقليص مساحة مكاتبها، لذلك يمكن أن يكون مكلفا.


نموذج من أسفل إلى أعلى: تتيح الشركة للفرق الفردية أن تقرر الأيام التي يجب أن تكون فيها في المكتب، لقد حددوا هدفا (مثل يومين في المكتب في الأسبوع) ويسمحون لكل فريق بتحديد ما هو الأفضل لهم، يسمح النموذج من أسفل إلى أعلى للفرق بالعمل معا لتحديد الجدول الزمني للمكتب الأمثل للجميع، وبما أن الفرق المختلفة موجودة في المكتب في أيام مختلفة، يمكنك تقليص مساحة مكتبك، الجانب السلبي المحتمل لهذه الطريقة هو أنه من الصعب الحصول على فرق متعددة الوظائف في المكتب في نفس اليوم.


الجداول الزمنية المتداخلة: لا يحدد هذا النموذج الهجين الأيام التي يجب أن يأتي فيها الموظفون فحسب، بل يحدد أيضا الوقت الذي يجب أن يأتوا فيه، وصولا إلى ساعة الوصول والمغادرة بالضبط، الجداول الزمنية المتداخلة هي الجدول الزمني الأكثر جمودا، وهي الأفضل للعمل القائم على المناوبة، على سبيل المثال قد يستخدم مكتب الطبيب جداول زمنية متداخلة لضمان وجود عدد كاف من الموظفين المتاحين على مدار اليوم، مع الاستمرار في العمل بقدرة منخفضة لتجنب مخاطر كوفيد، سيسمح ذلك للأطباء برؤية المرضى فعليا في أيام عملهم من المنزل، ولكنهم لا يزالون يضمنون وجود تغطية كافية داخل المكتب.


جداول زمنية مرنة

الجداول الزمنية المرنة هي مجرد مرنة، إنها لا توفر قواعد صارمة وسريعة، بدلا من ذلك يمكن للموظفين العمل من المنزل عندما يريدون والمجيء إلى المكتب عندما يريدون.


مكان مرن: يمنح هذا النموذج الهجين أعضاء الفريق الفرديين حرية تحديد المكان الذي يريدون العمل فيه في يوم معين، إنها تشبه الطريقة من أسفل إلى أعلى، ولكن قوة صنع القرار تقع على عاتق الأفراد بدلا من الفرق بأكملها، إذا كنت ترغب في تقليص حجم مكتبك، فلا يزال من الممكن أن تعمل جداول المواعيد المرنة طالما لديك نظام حجز مكتبي، إذا كان لديك مساحة محدودة للعمل في المكتب، فهذا يعني أنه يمكن للموظفين حجز مساحة عمل قبل مجيئهم، ضع في اعتبارك أنك قد تنفد المساحة في يوم معين، لذلك قد لا يتمكن أعضاء الفريق الذين يرغبون في المجيء من ذلك.


الوقت المرن: يسمح هذا النموذج لأعضاء الفريق باختيار ساعاتهم، على سبيل المثال في أيام العمل من المنزل يمكن لأعضاء الفريق العمل من الساعة 8 صباحا إلى الظهر، وتشغيل المهمات، ثم تسجيل الدخول مرة أخرى من الساعة 3 مساء إلى الساعة 7 مساء، يمكنك أيضا الجمع بين الوقت المرن وجداول الأماكن المرنة أو جداول الفوج لتوفير المزيد من المرونة لموظفيك.


فوائد جداول العمل الهجينة


هناك سبب لارتفاع جداول العمل الهجينة، عندما يتم ذلك بشكل صحيح، فإنها تزيد من فوائد كل من العمل عن بعد وفي المكتب، إليك الطريقة:


تعزيز المرونة ورضا الموظفين

يتفق معظم العاملين في مجال المعرفة على أن الفجوة بين المنزل والمكتب ليست إما/أو، إنها كليهما، يفضل الموظفون مرونة بيئة العمل الهجينة لأنها تساعدهم على احتواء العمل حول حياتهم الشخصية، نظرا لأن الموظفين ليسوا مضطرين للتنقل كل يوم، فإن لديهم المزيد من الوقت والمرونة للالتزامات الشخصية والعائلية، وعلى الجانب الآخر لا يزال بإمكان فريقك جني فوائد التعاون الشخصي عندما يكونون في المكتب، هذه هي الوصفة النهائية لرضا الموظفين، يمكن للعمال أن يعيشوا حياة شخصية غنية ولا يزالون يشعرون بالارتباط والمشاركة في العمل.


يميل الموظفون الهجينون إلى التفوق على الموظفين في المكاتب فقط، وهم أكثر سعادة بكثير،السبب هو أن المرونة هي فائدة كبيرة بالنسبة لهم، فهم يقومون بأنشطة يقدرونها حقا أثناء التفوق على الأداء في العمل.


 تحقيق التوازن بين وقت التركيز والتعاون

تظهر الأبحاث أن العمال يقومون بأفضل عملهم الماهر في المنزل، حيث يمكنهم التركيز بشكل أفضل، من ناحية أخرى يفضل الموظفون وقت المكتب للمهام التعاونية مثل الاستراتيجية والتخطيط، والإعداد، والاجتماعات 1: 1، والتدريب والتطوير، يجني جدول العمل الهجين الجيد الصنع كلا من هذه الفوائد، يمكن لأعضاء الفريق العمل في المنزل لزيادة تركيزهم إلى أقصى حد خلال المهام الماهرة، ثم القدوم إلى المكتب للعمل بين الأشخاص.


خفض التكاليف

يمكن أن تساعدك بعض أنواع جداول العمل الهجينة على توفير المال، إذا كان الموظفون في المكتب أقل، فقد تتمكن من تقليص وخفض التكاليف العامة للمساحة والمواد المكتبية، ومع ذلك يعتمد هذا على نوع الجدول الزمني الهجين الذي تستخدمه، إذا جاءت فرق مختلفة إلى المكتب في أيام مختلفة، فلن تحتاج إلى الكثير من مساحة المكتب، ولكن إذا احتاج الجميع في شركتك إلى المجيء إلى المكتب في أيام محددة، فستظل بحاجة إلى مكتب للجميع.


أفضل الممارسات للعمل الهجين


يمكن للعمل الهجين أن يعزز رضا فريقك وإنتاجيته، ولكن عليك أن تفعل ذلك بشكل صحيح، إذا اعتمدت شركتك العمل الهجين، فإليك ما يجب التركيز عليه لتحقيق أقصى استفادة من وقت فريقك معا:


تنسيق الوقت في المكتب

يكون العمل الهجين أكثر فعالية عندما لا يزال بإمكان الموظفين التعاون وجها لوجه، بهذه الطريقة يحصل فريقك على أفضل ما في كلتا البيئتين، التركيز الخالي من الهاء للعمل عن بعد بالإضافة إلى المشاركة والاتصال الشخصي للعمل في المكتب، ومع ذلك يتطلب هذا التوازن بعض التنسيق.


الحل هو : قم بمزامنة الوقت في المكتب، بدلا من السماح للأفراد باختيار موقعهم الخاص كل يوم، ضع جدولا زمنيا مشتركا مع فريقك لضمان وجود الجميع في المكتب في نفس الأيام، قبل تحديد جدولك الزمني أرسل دراسة استقصائية لجمع معلومات حول الأيام التي يفضلها أعضاء الفريق للعمل الشخصي مقابل العمل عن بعد، بعد ذلك استخدم هذه المعلومات لإنشاء جدول زمني هجين يناسب الاحتياجات الفريدة لفريقك.


تعزيز الاتصال الشخصي

يظهر بحثنا أن 41٪ من العمال يشعرون بمزيد من العزلة عند العمل عن بعد ، لذلك عندما تعمل من المنزل جزءا من الوقت، يكون الاتصال الشخصي أكثر قيمة بكثير، هذا يعني أنه بالإضافة إلى مزامنة وقت فريقك في المكتب، من المهم أيضا تحقيق أقصى استفادة من وقتك معا.


إليك كيفية تشجيع الاتصالات الشخصية في مكان عمل مختلط:


  • خصص وقتا للتعاون الشخصي : احصل على أقصى استفادة من وقتك معا، جدولة الاجتماعات 1: 1 والتعاون في المزامنة مثل جلسات العصف الذهني في الأيام التي يكون فيها فريقك في المكتب.


  • احجز وقتا للترابط الشخصي : خصص وقتا لغداء الفريق ودردشات القهوة وساعات السعادة وغيرها من أحداث الفريق عندما يكون الجميع في المكتب معا.


  • لا تهمل الاتصالات الافتراضية : قم ببناء أسئلة كاسحة الجليد في جدول أعمال اجتماعك لتشجيع أعضاء الفريق على الانفتاح عبر الفيديو.


خلق ثقافة الشفافية والثقة

تسمح الجداول الهجينة لفريقك بالعمل وفقا لكيفية إنتاجهم، ولكنها تعني أيضا أنك لن ترى زملاء العمل شخصيا كل يوم، في الأوقات التي تكون فيها بعيدا جسديا، تعد الشفافية والثقة ضروريتين لمساعدة فريقك على البقاء على اتصال، تحتاج إلى معرفة ما يعمل عليه أعضاء فريقك وكيفية التواصل معهم، ولكن عليك أيضا أن تثق في أن الجميع يعملون، حتى لو لم تتمكن من رؤيتهم يفعلون ذلك.


فيما يلي بعض الطرق لتعزيز الشفافية والثقة في فريقك:


  • اجعل تقويمك عاما وقم بحجب الوقت للتركيز والمواعيد الشخصية، بهذه الطريقة يعرف فريقك متى ستكون أبطأ في الرد، بالإضافة إلى ذلك فإن مشاركة التقويم الخاص بك تمنع الأشخاص من جدولة الاجتماعات عندما لا تكون متاحا.


  • شارك تفضيلات الاتصال الخاصة بك مع فريقك وأخبرهم عندما تجيب عادة على الرسائل، على سبيل المثال أخبر فريقك إذا كنت تفضل البريد الإلكتروني على رسائل سلاك، وحدد توقعات بأنك قد لا ترد على الفور إذا كنت تحاول التركيز، يمكنك أيضا تعيين الحالات في التقويم الخاص بك أو في تطبيقات المراسلة مثل سلاك للإشارة إلى متى تركز أو غير متاح للدردشة.


  • حدد أوقات بداية وانتهاء واضحة ليوم عملك، يعد وضع هذه الحدود مهما بشكل خاص إذا كنت مديرا، لأنه يشجع العمال على الانفصال تماما عندما يكونون خارج الساعة، عندما يعرف أعضاء الفريق متى من المتوقع أن يعملوا، فإنهم أقل عرضة للمعاناة من الإرهاق والإرهاق.


  • تجنب الإدارة الدقيقة كمدير، من المهم أن تثق في أن فريقك يبذل قصارى جهده، حتى لو لم تتمكن من رؤيته شخصيا، بمجرد وضع إرشادات لجدول عملك الهجين، ثق في فريقك لمتابعتها وتجنب التحقق من كيفية ومكان عملهم، يمكن أن يكون نهج التدريب العملي هذا صعبا، ولكنه مدعوم بالبيانات، يبلغ الأشخاص في الشركات ذات الثقة العالية عن ضغوط أقل بنسبة 74٪، وإنتاجية أعلى بنسبة 50٪، ومشاركة أكثر بنسبة 76٪ من الموظفين في الشركات منخفضة الثقة.

خصص وقتا للتركيز

وفقا للأبحاث، يقول 21٪ من العاملين في مجال المعرفة إن العمل من المنزل سيعزز تركيزهم، ولكن لكي يحصل الموظفون على أقصى استفادة من أيامهم البعيدة، فإنهم بحاجة إلى استراحة من الإشعارات والاجتماعات التي تستنزف التركيز، يخسر العمال كل أسبوع ما يقرب من ثلاث ساعات في الاجتماعات غير الضرورية، ويتم قصفهم كل يوم ب 32 رسالة بريد إلكتروني، هذا الكثير من التركيز الوقت الضائع.


إليك كيفية إيقاف الضوضاء وتحديد أولويات التركيز على فريقك:


  • حدد "يوما واحدا بدون اجتماع" كل أسبوع لإعطاء الناس الوقت للعثور على حالة تدفق في عملهم، يجب أن يكون هذا يوما يمكن للموظفين فيه العمل من المنزل إذا أرادوا ذلك.


  • حدد ما ينبغي أن يشكل اجتماعا ومتى يمكنك فقط إرسال بريد إلكتروني أو شكل آخر من أشكال الاتصال غير المتزامن، وتذكر ليس من الضروري أن تكون جميع الاجتماعات 30 دقيقة أو ساعة، في بعض الأحيان يكون تسجيل الوصول لمدة 15 دقيقة هو كل ما تحتاجه.


  • تطبيع أوقات الاستجابة الأطول، يشعر 50٪ من المديرين و 42٪ من المساهمين الأفراد أنه يتعين عليهم الرد على الإشعارات على الفور، لكن التحقق المستمر من الإشعارات يستنزف التركيز، لأنه قد يستغرق أكثر من 20 دقيقة لاستعادة الزخم بعد الانقطاع، بصفتك مديرا يمكنك وضع توقعات أكثر واقعية حول أوقات الاستجابة وتمكين فريقك من غفوة الإشعارات عندما يحتاجون إلى ذلك.

استخدم الأدوات المناسبة للعمل الهجين

نظرا لأن الجداول الهجينة تجمع شخصيا مع العمل عن بعد، فأنت بحاجة إلى أداة يمكنها مواكبة انتقال موظفيك من المكتب إلى المنزل وفي كل مكان بينهما، قد تعمل الاجتماعات والبريد الإلكتروني عندما تكون شخصيا، ولكن الأمور تصبح صعبة عندما تحتاج إلى تنسيق المشاريع عن بعد.


لحسن الحظ، يمكن أن يساعدك برنامج إدارة العمل على التعاون عبر المناطق الزمنية والفرق والمكاتب، يمكن أن تساعدك الأداة المناسبة في تنظيم العمل في موقع مركزي واحد وإبقاء الجميع على نفس الصفحة حول من يفعل ماذا ومتى، بهذه الطريقة لا تحتاج إلى أن يعرف الجميع في الغرفة ما يحدث، بدلا من ذلك يمكن لفريقك العمل من أي مكان دون أن يفوتك أي فوز.




إرسال تعليق