فهم إدخال البيانات يدويا | manual data entry

شرح ادخال البيانات يدويا وكيفية الاستفاده منها

 تلعب البيانات دورا حيويا في عالم اليوم، نحن نعتمد عليه عندما نحتاج إلى إنجاز شيء ما أو لفهم قضايا مثل لماذا تتصرف المجموعات بطرق معينة وتواصل شركات التكنولوجيا الوعد بأن تحليل البيانات الأفضل سيغير العالم.


فهم إدخال البيانات يدويا | manual data entry


ومع ذلك، على الرغم من كل أملنا وثقتنا في البيانات، لا تزال العديد من المنظمات تستخدم إدخال البيانات يدويا، وتكلف نفسها تريليونات الدولارات على مستوى العالم نتيجة لذلك.


لماذا ما زلنا نقوم بإدخال البيانات يدويا؟


الإجابة المختصرة على هذا السؤال هي ببساطة ما لدينا دائما.

لطالما اعتمدت الأعمال التجارية على البيانات، لا يزال بإمكاننا النظر في بعض أقدم أشكال الكتابة اليوم في المعاملات التجارية المسجلة، مثل مشتريات وشحنات المواد الخام، لعدة آلاف من السنين سجل البشر البيانات يدويا، حتى عندما شقت أجهزة الكمبيوتر طريقها إلى أعمالنا وحياتنا، ما زلنا ندخل البيانات فيها باليد.


لم نطور أدوات إدخال البيانات تلقائيا حتى وقت قريب جدا، ونتيجة لذلك فإن الغالبية العظمى من الناس، سواء العمال أو القيادة، يفكرون في إدخال البيانات كشيء يفعله البشر، باستخدام الكمبيوتر كأداة.


يستغرق تغيير رؤيتنا لإدخال البيانات من شيء نقوم به إلى شيء يمكن أن يفعله الذكاء الاصطناعي بالنسبة لنا بعض الوقت، ومع ذلك كل يوم نتأخر، نكلف أعمالنا المال والنمو.


ما هي المشاكل في إدخال البيانات اليدوية؟


هناك فائدة واحدة لإدخال البيانات يدويا، إنه شعور مألوف للعمال الذين أدخلوا البيانات يدويا لمعظم أو كل حياتهم العملية.


لكنه يمثل عيبا رئيسيا واحدا، إنه يفرض التكاليف، التكاليف الكبيرة في بعض المجالات الرئيسية:


المال

إدخال البيانات اليدوي مكلف، وغالبا ما تكون تكاليفه مخفية، كشوف المرتبات للعمال الذين يقومون بإدخال البيانات يدويا، والاستثمارات في المعدات لعمل إدخال البيانات اليدوي، والوقت والجهد الضائعين عندما تسبب الأخطاء في إدخال البيانات مشاكل.


الوقت

يعتقد عدد كبير من العمال ما يصل إلى 60 في المائة أنه يمكنهم تحرير ست ساعات أو أكثر كل أسبوع إذا لم يكن عليهم معالجة إدخال البيانات اليدوي والمهام المتكررة الأخرى، كما تكتب ريبيكا هيندز في منصة استخبارات العلاقات Affinity، هذا ما يقرب من يوم واحد من العمل الذي يمكنهم إنفاقه على المهام التي تعزز بشكل مباشر النتيجة النهائية للمنظمة.


الأخطاء

يدعو إدخال البيانات اليدوي إلى الأخطاء، ويمكن أن تكون هذه الأخطاء مكلفة، يقدر الرئيس التنفيذي لشركة كوادرانت ومؤسسه مايك ديفي أن البيانات غير الدقيقة تكلف الأعمال التجارية ما لا يقل عن 30 في المائة من إيراداتها، في المتوسط.


لقد عرفنا لفترة من الوقت أن الأنظمة اليدوية التي تحاول اكتشاف الأخطاء قد تقلل من الأخطاء، ولكنها تضيف الوقت والجهد إلى العملية، دراسة أجريت عام 2009 لطرق إدخال البيانات اليدوية من قبل جامعة نيفادا، لاس فيغاس، على سبيل المثال وجد أن الإدخال المزدوج ينتج عنه أخطاء أقل من الفحص البصري للبيانات، ولكن الدخول المزدوج يتطلب المزيد من ساعات العمل، مما يزيد من الوقت المستغرق في إدخال البيانات وتكاليف دفع رواتب الموظفين للقيام بالعمل.


لماذا يجب عليك التشغيل الآلي ( الأتمتة) الآن؟


يكلف إدخال البيانات اليدوي الشركات تريليونات حرفيا، يقدر تقرير جولدمان ساكس لعام 2018 أن الشركات تتكبد أكثر من 2.7 تريليون دولار من التكاليف الإدارية بين الشركات سنويا، ويرتبط الكثير منها باستخدام الشيكات الورقية لسداد المدفوعات.


الإجابة؟ التشغيل الآلي أو الأتمتة ويقدر تقرير جولدمان ساكس أيضا أنه من خلال أتمتة أنظمة الدفع، بما في ذلك إدخال البيانات التي تتطلبها، يمكن للشركات خفض التكاليف بنسبة تصل إلى 75 في المائة.


فيما يلي بعض الفوائد لإدخال البيانات تلقائيا:


إدخال بيانات أسرع

تسمح الأتمتة لنظام أو منصة بملء الفراغات على الفور، مما يوفر على الموظفين والعملاء الاضطرار إلى كتابة نفس المعلومات مرارا وتكرارا.


أخطاء أقل

نظرا لأن الأتمتة ستنسخ نفس المعلومات بنفس الطريقة في كل مرة، فإنها لا يمكن أن تقدم أخطاء مثل الحروف المنقولة أو الكسور العشرية في غير محلها بالطريقة التي يمكن بها الإنسان المرهق أو الغافل.


المزيد من وقت الفراغ والتركيز

عندما لا يضطر الموظفون إلى التعامل مع تمهيدات إدخال البيانات اليدوي، يمكنهم القفز مباشرة إلى جزء من المهمة التي تتطلب خبراتهم.


يمكن لإدخال البيانات الآلي تحسين جمع البيانات، مما يسمح برؤى أفضل حول كيفية أداء فريق الأعمال أو فئة الطلاب أو مجموعة أخرى وما يحتاج إلى اهتمام.


ليس عليك بنائه من الصفر

يمكن عدد من النماذج المجانية عبر الإنترنت فريقك من أتمتة إدخال البيانات كجزء من مهامهم اليومية العادية، تبدو العديد من هذه النماذج وتشعر وتعمل تماما مثل نماذج الدخول اليدوي المألوفة بالفعل لمعظمنا، ولكنها تستفيد من التكنولوجيا التي تسمح بإدارة المعلومات الآلية.


قد يكون إدخال البيانات الآلي جديدا، خاصة في سياق آلاف السنين من الكتابة البشرية وحفظ السجلات، ولكن لا يجب أن يكون الأمر شاقا، وفوائد التخلي عن إدخال البيانات اليدوي واسعة.


إرسال تعليق