11 تحديا لادارة الموظفين عن بعد | challenges for remote employee management

تحديات ادارة الموظفين عن بعد

 إن توظيف فريق عن بعد له العديد من المزايا، من زيادة المرونة إلى انخفاض النفقات الرأسمالية، ومع ذلك فإن بيئات العمل عن بعد لها أيضا العديد من الجوانب السلبية التي إذا تركت دون رادع، يمكن أن تعرض الأداء للخطر بشكل خطير وحتى تقلل من معدلات الاحتفاظ.


11 تحديا لادارة الموظفين عن بعد | challenges for remote employee management


كيف يمكنك تجنب تحديات إدارة الفريق هذه أو على الأقل، التخفيف من تأثيرها؟ في هذه المقالة، سنرشدك خلال 11 مزالق شائعة للعمل عن بعد حتى تعرف ما الذي تبحث عنه ويمكنك معالجة الأسباب بفعالية.


1. الكثير من الانحرافات في مكان العمل


قد يكون لدى بعض أعضاء فريقك مكاتب منزلية مخصصة أو عضوية في مساحات العمل المشتركة، ومع ذلك لا يمكن لجميع العاملين عن بعد الوصول إلى هذه الإعدادات.


على سبيل المثال، قد يكون لدى أولئك الذين يتحولون إلى الأدوار عن بعد لأول مرة مساحات عمل مثالية أقل بكثير، قد يعملون في الأماكن العامة مع القليل من السيطرة على مساحة عملهم أو يقومون بواجب مزدوج كموظف ويراقبون أطفالهم.


الانحرافات العرضية أمر لا مفر منه وربما لن تؤثر على فريقك، لكن الانحرافات المتكررة أو المستمرة يمكن أن تعرض أداء الموظفين للخطر وتؤثر سلبا على كل من المشاريع الفردية والجماعية.


كيفية القضاء على الانحرافات في مكان العمل

ابدأ بإنشاء إرشادات لسياسات العمل عن بعد في كتيب الموظف الخاص بك، حدد توقعاتك لكيفية تنظيم الموظفين وتجهيز مساحات عملهم، كما هو الحال في هذا المثال:


  • من المتوقع أن يكون لدى الموظفين عن بعد مساحات عمل خاصة مخصصة مجهزة بمكتب وكرسي واتصال بالإنترنت.
  • خلال ساعات العمل، من المتوقع أن يظل الموظفون يركزون على المهام الموكلة إليهم ويتجنبون أداء المهام المنزلية أو الشخصية.
  • للتأكد من أن الموظفين يمتثلون لهذه الإرشادات ويظلون في مهمة، سيأخذ اسم الشركة لقطات شاشة طوال يوم العمل.


يمكنك أتمتة لقطات الشاشة وتسجيلات الشاشة، بهذه الطريقة يمكنك التأكد من أن فريقك يتقدم نحو الأهداف أو تحديد ما إذا كان بإمكانه الاستفادة من تحديد أهداف إنتاجية جديدة.


2. يؤدي تأخير الاتصالات إلى تحرك الأمور ببطء


التواصل ليس دائما في الوقت المناسب داخل الفرق البعيدة، عندما يعمل الموظفون في مواقع منفصلة أو عبر مناطق زمنية مختلفة، لا يمكنهم السير في القاعة أو إلى المقصورة التالية لطرح سؤال سريع.


بدلا من الحصول على رد على رسالتك الفورية على الفور، يمكنك الانتظار لساعات أو أيام، نادرا ما تتداخل الفرق التي تعمل لساعات متقابلة، مما يؤدي إلى تأخيرات مستمرة في الاتصال لمدة 12 ساعة.


يمكن أن يؤدي تأخيرات الاتصال هذه إلى تعريض كفاءة فريقك للخطر بشكل خطير إذا كنت لا تتوقعها، يمكنهم حتى إبطاء المشاريع ويؤديون إلى المواعيد النهائية الفائتة، والتي يمكن أن تصبح باهظة الثمن بسرعة.


كيفية تشجيع التواصل بشكل أفضل

إذا لم تتداخل جداول فرقك، فإن ضبط ساعات العمل قليلا يمكن أن يحسن التواصل بشكل كبير، إليك عملية بسيطة من خطوتين لتجربتها:


  1. حدد ساعات العمل بحيث تتداخل لمدة ساعة واحدة كل يوم.
  2. اطلب من أعضاء الفريق عن بعد استخدام تلك الساعة لتسجيل الوصول والاستجابة للرسائل الفورية العاجلة.

3. الكثير من الاجتماعات غير الضرورية


في حين أن التواصل البطيء يمكن أن يضر بالكفاءة، فإن إضافة المزيد من الاجتماعات ليس هو الحل دائما، في الواقع ملء جداول فرقك عن بعد أو الهجينة بالاجتماعات وتسجيل الوصول يمكن أن يجعل من المستحيل عليهم إكمال المنجزات.


في الولايات المتحدة وحدها، يعقد العمال 11 مليون اجتماع يوميا، حيث يحضر الموظف العادي 11 اجتماعا كل أسبوع، وبما أن ثلث هذه الاجتماعات غير منتجة في نهاية المطاف، فإنها يمكن أن تضيع قدرا هائلا من الوقت.


كيفية حل الاجتماعات المفرطة

هل تشك في أن شركتك لديها الكثير من اجتماعات الفريق في التقويم؟ إليك كيفية إبقائهم تحت السيطرة:


  • قم بتقييم مقدار الوقت الذي يقضيه فريقك عن بعد في الاجتماعات كل أسبوع، يمكنك تتبع كل مهمة ونشاط يكمله موظفوك حتى تتمكن بسهولة من إضافة الوقت الإجمالي.
  • باستخدام المعيار الثالث أعلاه، يهدف إلى تقليل إجمالي الاجتماعات بنسبة 33٪ استطلع بقية الفريق لتحديد الاجتماعات الأقل إنتاجية وابدأ هناك.
  • امنح فريقك الإطار الذي يحتاجونه لجعل الاجتماعات أكثر إنتاجية، شجعهم على استخدام تطبيقات المراسلة الفورية مثل سلاك أو أدوات دردشة الفيديو مثل Zoom للتواصل بين الاجتماعات.

4. الفشل في فهم الموظفين المنتجين


إذا كانوا يتلاعبون بالاجتماعات المفرطة، والإلهاءات في مكان العمل، وتأخير الاتصالات، فليس من المستغرب أن يتمكن العمال عن بعد من النضال مع قضايا الإنتاجية، ونتيجة لذلك قد لا يقومون بتسليم العمل في الوقت المحدد أو تعليق المشاريع.


قد لا تثير القضايا العرضية القلق، ولكن ضعف الإنتاجية بشكل متكرر يمثل مشكلة، يمكن للفرق الافتراضية التي لا تؤدي على المستوى المتوقع رفع تكاليف المشروع، وخلق عملاء غير سعداء، وتعريض العلاقات للخطر.


كيفية زيادة الإنتاجية

بالنسبة لمديري الفرق عن بعد، من السهل افتراض أن الموظفين خارج الموقع أقل إنتاجية من الفرق التي تعمل حصريا في المكتب، ومع ذلك تظهر الدراسات أن العاملين عن بعد أكثر إنتاجية من نظرائهم في الموقع، ولكن رؤسائهم يعتقدون العكس.


استخدم سير العمل هذا لقياس إنتاجية فريقك ثم اتخذ إجراء بناء على النتائج:


  • تتبع الوقت الذي يقضيه تلقائيا على مواقع الويب والتطبيقات المنتجة وغير المنتجة.
  • استخدم رؤى الإنتاجية الآلية للمنصة لتحديد الاتجاهات وتحديد أفضل وأسوأ الاداء.
  • العمل مع الاداء الضعيف لتحديد أهداف الإنتاجية ومكافأة أفضل الاداء.

5. الإهمال لوضع توقعات واضحة


يعد توظيف موظفين موثوقين وموجهين ذاتيا هدفا مشتركا للعديد من المديرين عن بعد، ولكن في حين أن موظفيك قد يقدمون تقاريرهم للعمل في الوقت المحدد ويظلون منتجين طوال اليوم، فقد لا يوجهون جهودهم إلى المهام الصحيحة.


يمكن أن تصبح إدارة الموظفين عن بعد أكثر صعوبة عندما لا تضع توقعات واضحة، إذا لم يكن أعضاء فريقك متأكدين من الأهداف التي يجب العمل من أجلها أو المعالم التي يجب التركيز عليها، فقد يضيعون الوقت بدلا من تحقيق أقصى استفادة منه.


كيفية التغلب على التوقعات غير الواضحة

لتحديد التوقعات وتوصيلها إلى فريقك، اتبع الخطوات التالية:


  • ابدأ بالأهداف السنوية أو الفصلية لإعطاء الموظفين صورة كبيرة.
  • قسم هذه الأهداف إلى خطوات قابلة للتنفيذ يمكن للموظفين إكمالها يوميا أو أسبوعيا أو شهريا.
  • أوضح كيف ستقيس تقدم الموظفين، مثل المنجزات أو الساعات الإنتاجية أو المهام المكتملة.

6. الفشل في منح الموظفين الموارد والأدوات التي يحتاجونها للقيام بعملهم


إذا لم يتمكن أعضاء فريقك من الوصول إلى الأدوات والموارد التي يحتاجونها للقيام بعملهم، فلا يمكنك أن تتوقع منهم إكمال المشاريع في الوقت المحدد أو تلبية التوقعات التي حددتها.


يمكن أن يسبب سير عمل الإعداد الضعيف مشاكل في الوصول للموظفين الجدد، لكن القضايا التقنية والأمنية يمكن أن تخلق مشاكل في الوصول للموظفين منذ فترة طويلة أيضا.


كيفية حل مشكلات الوصول

للتأكد من أن فريقك يمكنه استخدام الأدوات والموارد التي يحتاجونها، اتخذ الخطوات التالية:


  1. راجع سير عمل الإعداد الخاص بك وحدد الأجزاء المفقودة، احصل على تعليقات الموظفين للعثور على الخطوات التي تسوء، مثل رسائل البريد الإلكتروني المفقودة للتحقق، ثم راجع سير العمل حسب الضرورة.
  2. قم ببناء كومة تقنية تبسط الوصول عن بعد، يمكن لأدوات مثل مديري كلمات المرور وتخزين الملفات المشتركة وأجهزة سطح المكتب البعيدة مساعدة الموظفين في الحصول على ما يحتاجون إليه بشكل أكثر موثوقية.

7. تجاهل مشاعر العزلة


يجد الموظفون الجدد والمخضرمون عن بعد على حد سواء أن العمل خارج الموقع يمكن أن يؤدي إلى الشعور بالوحدة، قد يكتشف الموظفون الذين يزدهرون بالتفاعل الاجتماعي المتسق أن العمل بمفردهم يسبب عدم وجود تفاعل وجها لوجه مع الزملاء.


بمرور الوقت، قد يصاب الموظفون بالقلق أو الشعور بالعزلة الاجتماعية، مما قد يؤثر على أدائهم وإنتاجيتهم، ولكن بالنسبة لبعض العاملين عن بعد، لا يتوقف الأمر عند هذا الحد.


تشير الدراسات إلى أن الشعور بالانفصال عن المنظمة هو أكبر سبب لمغادرة الموظفين الهجينين والبعيدين، بالنسبة لمديري الفرق عن بعد من المهم تحديد هذه المخاوف ومعالجتها قبل أن تؤدي إلى مشكلات الاحتفاظ بالمواهب.


كيف تتغلب على عزلة الموظفين؟

لمساعدة الموظفين على الشعور بأنهم أقل عزلة، وخلق فرص للتعاون وقياس النتائج، فيما يلي بعض الخطوات البسيطة للتنفيذ:


  • استخدم أدوات التعاون مثل Slack وZoom لأكثر من مجرد العمل، خلق شعور بالمجتمع من خلال مطالبات المراسلة والوقت للحديث الصغير، والذي يمكن أن يوفر الدعم العاطفي ويساعد الفرق على الشعور بمزيد من التواصل.
  • اطلب تعليقات الموظفين باستخدام أدوات مثل Officevibe، من خلال جمع تعليقات مجهولة المصدر وطرح أسئلة مفتوحة، يمكنك أن تفهم بشكل أفضل كيف يشعر الموظفون حقا.

8. التعب من جميع اجتماعات الفيديو


يمكن أن تكون دردشات الفيديو العرضية مثالية للتحقق من أعضاء الفريق والتواصل مع الزملاء، لكن مكالمات الفيديو المتكررة يمكن أن تطغى على العمال عن بعد، حتى أولئك الذين يتوقون إلى المزيد من التواصل الاجتماعي.


وجد الباحثون أن تعب التكبير عادة ما ينتج عن بعض الأسباب الشائعة:

  1. يمكن أن يكون الحفاظ على الاتصال بالعين عبر الفيديو متعبا على مدى فترات طويلة.
  2. تتطلب دردشات الفيديو تركيزا أكبر بكثير من المكالمات الهاتفية أو الرسائل الفورية.
  3. رؤية نفسك على الشاشة يمكن أن تشتت الانتباه.


كيف تتغلب على تعب الفيديو؟

أسهل طريقة لمعالجة إرهاق الفيديو هي جدولة عدد أقل من مكالمات Zoom، لكن هذا ليس دائما الحل الأفضل، خاصة إذا كان فريقك يعتمد على اجتماعات الفيديو العادية، بدلا من ذلك جرب هذه النصائح:


  • امنح الموظفين خيارا بين تشغيل الكاميرا أو خارجها.
  • شجع الموظفين على إخفاء نافذة الفيديو الخاصة بهم حتى يتمكنوا من تجنب الانحرافات.
  • اجعل اجتماعات الفيديو قصيرة قدر الإمكان، واسمح باستراحات أثناء المكالمات الطويلة.

9. تبدو ثقافة الشركة غير موجودة


قد يكون إنشاء ثقافة الشركة أمرا صعبا عندما لا تعمل شخصيا مع فريقك، في بعض الحالات قد تبدو هويتك كشركة غير موجودة تماما.


قد لا يفهم الموظفون عن بعد ما الذي يجعل شركتك فريدة من نوعها أو ما يعنيه العمل من أجل عملك، ونتيجة لذلك قد لا يدعمون تلك القيم الأساسية أو يشعرون بأنهم جزء من المجتمع.


كيفية تحسين ثقافة الشركة

لتعزيز ثقافة شركتك، ضع هذه الأفكار في الاعتبار:


  • شارك مهمة شركتك وقيمها ومعتقداتها أثناء عملية إعداد الموظف.
  • قدم الطقوس التي تتماشى مع قيمك في كل تسجيل دخول للفريق واجتماع لجميع الموظفين.
  • قم بمكافأة الموظفين الذين ينجزون المهام أو يحققون الأهداف التي تتناسب مع مهمتك.
  • أرسل غنيمة الشركة إلى الموظفين حتى يشعروا بأنهم جزء من فريق حتى عند العمل عن بعد.

10. الإفراط في التدخل


بالنسبة للموظفين، فإن أحد أكبر امتيازات العمل عن بعد هو أنه يمكنهم القيام بعملهم دون إشراف مستمر، ومع ذلك تختار بعض المنظمات الاتصال بالإشراف لضمان عمل الموظفين عن بعد بالفعل.


غالبا ما يتفاعل العمال عن بعد سلبا مع المديرين الذين يحتاجون إلى الموافقة على كل مهمة أو يطلبون تسجيل دخول مستمر للإبلاغ عن التقدم المحرز، يمكن للإدارة الجزئية أن تجعل العمال عن بعد يشعرون بأنهم غير جديرين بالثقة وغير قادرين، مما يؤدي إلى انخفاض مشاركة الموظفين.


كيفية معالجة الإدارة الجزئية

لتسهيل الإدارة الجزئية، ركز على السماح للموظفين بالعمل بشكل مستقل، والثقة بهم للقيام بذلك، استخدم هذه المجموعة التقنية لإدارة الموظفين والمشاريع مع منحهم مساحة لتقديم أفضل أعمالهم:


  • ادوات إدارة المشاريع والتي يمكنك استخدامها لتعيين المهام وتحديد المواعيد النهائية وإرسال التذكيرات .
  • أدوات الاتصال غير المتزامنة للتحقق من فريقك والإجابة على الأسئلة.
  • أدوات تتبع الوقت لمراقبة الحضور وساعات العمل والمشاريع دون إدارة دقيقة.

11. الإرهاق


عندما يتمكن أعضاء الفريق من العمل في مساحاتهم الخاصة بدلا من تقديم تقاريرهم إلى المكتب، فقد يميلون إلى الحفاظ على ساعات عمل أقل اتساقا، قد ينتهي الأمر ببعض الموظفين بالعمل لساعات أطول من المعتاد.


يمكن أن يجعل العمل عبر المناطق الزمنية أعضاء الفريق يعملون لساعات فردية أكثر احتمالا، إذا كان من الطبيعي أن يتحقق الموظفون من أعضاء الفريق أو يردون على الرسائل في وقت متأخر من المساء، فقد يشعرون بأنهم يعملون دائما.


بمرور الوقت، يمكن أن يؤدي العمل الزائد إلى الإرهاق، من المرجح أن يكون الموظفون الذين يعانون من الإرهاق أقل إنتاجية وأقل انخراطا، وقد يكونون أكثر عرضة للاستقالة.


كيف تتغلب على الإرهاق؟

لتجنب فقدان أعضاء الفريق عن بعد بسبب الإرهاق، استخدم هذه الاقتراحات:


  • ضع حدودا ثابتة بين ساعات العمل ووقت عدم العمل، اطلب من الموظفين التوقيع بعد العمل وإيقاف الإشعارات حتى لا يشعروا بأنهم مضطرون للعمل لفترة أطول.
  • تتبع أهداف الموظفين والنتائج الرئيسية (OKRs) وقياس مشاركة الموظفين، يساعدك ذلك في تطوير موظفين أفضل وأكثر سعادة من المرجح أن يبقوا مع المنظمة.
  • قم بتقييم مشكلات التوازن بين العمل والحياة، تحدد هذه المنصة تلقائيا أعضاء الفريق الذين من المحتمل أن يكافحوا، حتى تتمكن من معالجة المشكلات قبل تصعيدها.


إرسال تعليق