إتقان عملية الإعداد: 4 خطوات جوهرية للوصول إلى النجاح.

4 خطوات جوهرية للوصول إلى النجاح’، حيث سنقدم لك أسرار وإرشادات احترافية تمكنك من تحسين إستراتيجياتك وتحقيق نتائج مذهلة في مسيرتك المهنية.

 عملية الإعداد هي نهج منظم للترحيب بالموظفين الجدد وإعدادهم للنجاح، عند القيام بذلك بشكل صحيح، يساعدك الإعداد على بناء ثقافة شركة رائعة، ومنع متلازمة المحتال، وتمكين أعضاء الفريق الجدد من التعلم والنمو في أدوارهم.


إتقان عملية الإعداد: 4 خطوات جوهرية للوصول إلى النجاح.
إتقان عملية الإعداد 


الانطباعات الأولى مهمة، لا أحد يعرف هذا أفضل من الموظفين الجدد، خلال عملية المقابلة هم الذين يشعرون بالقلق إزاء كيفية مواجهتهم، هل كانت مصافحتهم قوية بما فيه الكفاية، هل كانوا يرتدون الملابس المناسبة، هل كان شعرهم في مكانه؟، ولكن بمجرد توقيع خطاب العرض، تتحول الطاولات وحان الوقت لشركتك لترك انطباعا رائعا.


لقد استثمرت الوقت والموارد لتوظيف أفضل مرشح، الآن عليك أن تجعلهم يشعرون بأنهم اتخذوا الخيار الصحيح، وجعلهم متحمسين للوقت المقبل، والترحيب بهم كجزء من فريقك.


يعد إعداد الموظفين أكثر من مجرد فترة تدريب لوظيفة جديدة، عند القيام بها بشكل صحيح، إنها فرصة لبناء ثقافة شركتك، ووقف متلازمة المحتال قبل أن تبدأ، وتوفير الوقت للموظفين الجدد لتعلم المهارات التي يحتاجونها، ومع عملية إعداد منظمة، يمكنك إعداد كل عضو جديد في الفريق للنجاح.


ما هي عملية إعداد الموظف؟


عملية تأهيل الموظفين هي نهج منظم للترحيب بالموظفين الجدد في فريقك وتسريعهم، أثناء الإعداد يتعلم الموظفون عن مؤسستك وثقافتها، ويتعرفون على زملائهم في الفريق، ويلتقيون بشركاء متعددي الوظائف، ويتعلمون الأدوات والمعلومات التي يحتاجونها لدورهم.


تحدد عملية الإعداد المنظمة الخطوات المطلوبة لكل موظف جديد، حتى تتمكن من ضمان حصول جميع الموظفين الجدد على المعلومات الصحيحة في الوقت المناسب، إنه يوفر تجربة موحدة للموظفين الجدد، ومستودعا للمعلومات الخاصة بتأهيلهم، وجدولا زمنيا للمقدمات والدورات التدريبية حتى يعرف الموظفون الجدد ما يمكن توقعه خلال أسابيعهم وأشهرهم الأولى.


كيف يمكن أن يفيد الإعداد الفعال فريقك؟


تساعد عملية الإعداد الفعالة أعضاء الفريق الجدد على الشعور بالترحيب والقدرة على التعلم، كما أنه يعزز الإنتاجية ويشجع المواهب العظيمة على البقاء في شركتك لفترة أطول.


تظهر الأبحاث التي أجراها CareerBuilder أن 93٪ من أصحاب العمل يتفقون على أن تجربة التأهيل الناجحة ستؤثر على قرار الموظف الجديد بالبقاء في الشركة، ومع ذلك يعتقد 29٪ فقط من الموظفين أن شركاتهم قامت بعمل جيد في الإعداد، يمكن لجهودك في خلق تجربة إعداد رائعة أن تساعد في سد هذه الفجوة،كيف يمكن أن يفيد الإعداد الفعال فريقك؟


تساعد عملية الإعداد الفعالة أعضاء الفريق الجدد على الشعور بالترحيب والقدرة على التعلم. كما أنه يعزز الإنتاجية ويشجع المواهب العظيمة على البقاء في شركتك لفترة أطول.


تظهر الأبحاث التي أجراها CareerBuilder أن 93٪ من أصحاب العمل يتفقون على أن تجربة التأهيل الناجحة ستؤثر على قرار الموظف الجديد بالبقاء في الشركة. ومع ذلك، يعتقد 29٪ فقط من الموظفين أن شركاتهم قامت بعمل جيد في الإعداد - يمكن لجهودك في خلق تجربة إعداد رائعة أن تساعد في سد هذه الفجوة.


إليك مدى تأثير الإعداد الفعال على فريقك:


يمكنه بناء ثقافة إيجابية

تتكون الثقافة التنظيمية من جميع المعايير وأفضل الممارسات والمثل العليا والقيم المشتركة داخل شركتك، الاستثمار في ثقافة عظيمة يفيد الجميع، فهو لا يساعد أعضاء الفريق على الشعور بالدعم فحسب، بل يشجعهم أيضا على المشاركة والنمو وإنتاج أفضل أعمالهم.


تبدأ الثقافة العظيمة بانطباع أول جيد، إليك كيفية استخدام خطة الإعداد الخاصة بك لبناء بيئة عمل إيجابية:


  • قم بتوصيل قيم شركتك الأساسية، تصف القيم كيف يمكن لأعضاء الفريق أن يتوقعوا معاملتهم وتوفر مبادئ توجيهية للموظفين للتعاون باحترام متبادل، على سبيل المثال تشمل بعض القيم أن تكون حقيقيا، والعطاء وتحمل المسؤولية، وممارسة الذهن.


  • ضع معيار التنوع والشمول والانتماء، تريد أن يشعر أعضاء الفريق بأنهم ينتمون، على سبيل المثال يمكنك تضمين جلسة تعلم DI&B في عملية الإعداد لجميع الموظفين الجدد للتعرف على معايير شركتك ومجموعات موارد الموظفين، بالإضافة إلى ذلك دع الموظفين الجدد يعرفون عن أي أحداث خاصة حيث يمكن لأعضاء الفريق مناقشة تجاربهم بصراحة مع تحديات الهوية ومكان العمل.


  • قم ببناء الثقة من خلال التعليقات، تعد التعليقات الفعالة ضرورية للتواصل في مكان العمل ومشاركة الموظفين لأنها تساعد الناس على النمو والتحسين، يشجعهم التماس التعليقات من الموظفين الجدد على طلب ما يحتاجون إليه ويوضح أنك تقدر مدخلاتهم، على العكس من ذلك يساعد تقديم التعليقات أعضاء الفريق الجدد على التعلم والشعور بالأمان في دورهم، لأنهم يمكن أن يثقوا في أنك ستخبرهم إذا كانوا يفعلون شيئا خاطئا.

يمكنه مكافحة متلازمة المحتال

متلازمة المحتال هي شعور بالشك في الذات حول قدراتك، مثل التفكير في أنك لا تستحق وظيفتك أو أنك لست منجزا كما يعتقد زملاؤك في العمل، من الصعب التعامل معه ويمكن أن يؤدي إلى الإرهاق وتدني احترام الذات والانفصال مع زملاء العمل، متلازمة المحتال شائعة أيضا بشكل مذهل بين الموظفين الجدد، وفقا لاخر الأبحاث عانى ما يقرب من ثمانية من كل عشرة موظفين جدد من متلازمة المحتال في عام 2020.


بصفتك مديرا، يمكنك المساعدة في الوقاية من متلازمة المحتال على الفور من خلال بناء هذه المكونات في برنامج التأهيل الخاص بك:


  • استخدم الأهداف لتحديد توقعات واضحة، حدد أهدافا لإعطاء أعضاء الفريق تعريفا واضحا للنجاح والمقاييس لقياس تقدمهم، على سبيل المثال يمكنك تحديد أهداف لما يجب أن يحققه الموظف الجديد في غضون أول 30 و 60 و 90 يوما، يمكن أن تكون هذه أهدافا أصغر قصيرة الأجل للبدء، مثل التدريبات التي يجب أن تكملها في الأسابيع القليلة الأولى، في وقت لاحق يمكنك العمل مع الموظف الجديد لتحديد أهداف طويلة الأجل قابلة للقياس، تأكد من أن كل هدف تحدده smart محدد وقابل للقياس وقابل للتحقيق وواقعي ومحدد زمنيا.


  • قم بتعيين مرشد أو صديق لتوظيفك الجديد، يجتمع المرشد بانتظام مع تعيينك الجديد وعادة ما يكون نظيرا في فريقه، وبعبارة أخرى فإن المرشد هو شخص يمكن للمستأجر الجديد التحدث إليه بخلاف مديره، لذلك لديهم مساحة لإثارة المشكلات في بيئة الضغط المنخفض، يمكن أن يشجع تعيين مرشد أثناء الإعداد أيضا الناس على البقاء مع فريقك لفترة أطول، وفقا لدراسة أجرتها ديلويت كان الموظفون الذين يعتزمون البقاء مع منظمتهم لأكثر من خمس سنوات أكثر عرضة مرتين للحصول على مرشد من أولئك الذين خططوا للمغادرة في وقت أقرب.


  • كن محددا بشأن كيفية تواصل فريقك، هذا مهم بشكل خاص للفرق الافتراضية، لأنه من الصعب على الموظفين الجدد طرح الأسئلة عندما لا يكونون فعليا في المكتب، إنشاء ومشاركة خطة اتصال تحدد من تتحدث إليه لقضايا محددة، وما هي أدوات الاتصال التي يجب استخدامها من أجل ماذا، وعدد المرات التي يجب على أعضاء الفريق فيها الإبلاغ عن تحديثات الحالة وتفاصيل المشروع، وما يتطلب اجتماعا وجها لوجه (أو افتراضيا) بدلا من التواصل غير المتزامن، من المفيد أيضا تحديد التوقعات حول تطبيقات المراسلة الفورية مثل سلاك، على سبيل المثال يمكنك التأكيد على أن أعضاء الفريق لا يحتاجون إلى الرد على الرسائل على الفور.

يمكن أن يوفر الوقت للتعلم

هناك الكثير لتأخذه عند بدء وظيفة جديدة، يحتاج الموظفون الجدد إلى تعلم مهارات جديدة، واستكشاف عمليات الشركة، وفهم مسؤولياتهم الوظيفية، ومعرفة كيفية التعاون مع الشركاء متعددي الوظائف، توفر تجربة الإعداد المنظمة الوقت لاستيعاب كل هذه المعلومات الجديدة حتى يتم إعدادها للنجاح عندما يصعد العمل.


إليك كيف يمكنك إعطاء الأولوية للتعلم أثناء الإعداد:


  • اجعل عملية الإعداد الخاصة بك لمدة ثلاثة أشهر على الأقل، غالبا ما يقضي مديرو التوظيف ومهنيو الموارد البشرية أقل من شهر في إعداد موظفين جدد، لكن هذا لا يترك سوى القليل من الوقت للموظفين الجدد ليصبحوا واثقين من أدوارهم، من الناحية المثالية يجب أن يستمر التأهيل من ثلاثة إلى ستة أشهر للسماح للموظفين الجدد بالتكثيف تدريجيا، وقد ترغب في تمديده لفترة أطول، تشير الأبحاث إلى أن المنظمات التي لديها عمليات إعداد قوية تزيد الإنتاجية بنسبة 70٪ والاحتفاظ بالموظفين بنسبة 82٪، لذلك قد ترغب في الاستمرار في البحث عن فرص التعلم وتوفيرها بعد الأشهر الثلاثة الأولى من عملهم، سيساعد هذا موظفيك الجدد على تعميق فهمهم لشركتك وفريقك.


  • امنح الموظفين الجدد وقتا غير منظم، بدلا من التعبئة في جلسات تدريبية متتالية، اترك مجالا لأعضاء الفريق الجدد لقراءة المعلومات والاستكشاف بمفردهم، هذا مهم بشكل خاص في الأسابيع القليلة الأولى، عندما يكون الموظفون غير معتادين على عمليات الشركة، قم بتقدير الوقت الذي سيستغرقه تعيينك الجديد لقراءة جميع المواد التي تقدمها لهم، ثم أضف وقتا مؤقتا إضافيا حتى يتمكنوا من أخذ فترات راحة واستيعاب المعلومات.


  • اجعل المعلومات متاحة بسهولة، نظرا لأن الموظفين الجدد لديهم وقت إضافي أثناء الإعداد لقراءة مواد المشروع ووثائقه، يجب أن يكون من السهل عليهم العثور على المعلومات، يستغرق الأمر وقتا طويلا لمشاركة الملفات الفردية لعضو فريقك لقراءتها، وشبه المستحيل وضع قائمة شاملة بالموارد، حيث يمكن أن يساعد برنامج إدارة المشاريع، يمكن لأعضاء الفريق رؤية جميع المهام والوثائق والمساهمين ذوي الصلة، بالإضافة إلى استكشاف المشاريع الأخرى ذات الصلة التي قد يهتمون بها.

4 خطوات لانشاء عملية الإعداد الفعال للإعداد


قد يبدو إنشاء عملية إعداد رائعة أمرا شاقا في البداية، لحسن الحظ ليس عليك إعادة اختراع العجلة، يمكنك البناء على عمليات الشركة الحالية أو استخدام قالب تأهيل الموظف لبدء العملية.


في جوهرها يتعلق الإعداد بالتعلم، هذا يعني أنه من المهم تحديد ما يحتاج الموظفون الجدد إلى معرفته لدورهم حتى تتمكن من التأكد من حصولهم على المعلومات والتدريب الذي يحتاجونه، فكر فيما وراء المهارات الصعبة فقط، يمكن أن يشمل ذلك أيضا تفاصيل مثل ثقافة شركتك وقيمها، وكيف يتم تنظيم فريقك، وكيف يقدم الموظفون التعليقات ويستقبلونها.


غالبا ما يستخدم إطار تاليا باور "The Four C's" على متن أعضاء الفريق الجدد بشكل فعال، موقف الأربعة C للامتثال والتوضيح والثقافة والاتصال.


اعتمادا على الدرجة التي تستفيد بها من الأربعة C، ستخلق تجربة إعداد مختلفة لموظفيك الجدد، هناك سلبي (المستوى 1) أو إمكانات عالية (المستوى 2) أو التأهيل الاستباقي (المستوى 3)، كلما زاد عدد C الذي تغطيه، كلما ارتفع مستوى استراتيجية الإعداد الخاص بك.


1. الامتثال (compliance)

على الرغم من أنه ليس الجزء الأكثر متعة في الإعداد، إلا أنه من الممتع أن يكون لدى الموظفين فهم أساسي للوائح والقواعد القانونية وكذلك سياسات الشركة.


يمكن أن يشمل ذلك التدريبات على الأمن أو الخصوصية، ومعلومات حول دورات المراجعة السنوية، وكيفية طلب الإجازة.


الامتثال هو دائما تقريبا أول شيء تغطيه المنظمات أثناء الإعداد وهو ضروري في جميع مستويات الاستراتيجية الثلاثة للتأهيل، تأكد من العمل مع فرقك القانونية وفرق الموارد البشرية الداخلية لتحديد جميع المواد المتعلقة بالامتثال التي تحتاج إلى تغطيتها أثناء الإعداد.


2. توضيح (clarification)

بغض النظر عن مدى صعوبة دراسة الموظف الجديد للوصف الوظيفي، سيظل عليك توضيح ما تنطوي عليه وظيفته بالضبط الآن بعد أن أصبح جزءا من فريقك.


يتضمن ذلك التوقعات بشأن متى يحتاجون إلى أن يكونوا في المكتب أو عبر الإنترنت، وتوضيح مسؤولياتهم اليومية، وخطة اتصال محددة بوضوح حتى يعرفوا متى يتحدثون أو يرسلون بريدا إلكترونيا أو يتصلون أو يحددون مواعيد اجتماعات 1: 1.


في الإعداد السلبي هذا هو المكان الذي تتوقف فيه العملية، يتم إعطاء الموظفين الجدد بعض التوضيحات بشأن ما تنطوي عليه وظيفتهم ولكن يتم تركهم لأجهزتهم الخاصة بعد ذلك.


3. ثقافة (culture) 

قدم تعيينك الجديد للثقافة في مؤسستك، شارك قيم الشركة، واشرح المعايير التنظيمية الرسمية وغير الرسمية، وتأكد من أن عضو فريقك الجديد يفهم هذه البيئة الجديدة.


في التأهيل المحتمل للغاية، سيختبر الموظفون الجدد امتثالا وتوضيحا مغطى جيدا ولكن أيضا القليل من الثقافة والاتصال النهائي C.


4. اتصال (connection)

جزء من عملية الإعداد للموظفين الجدد هو مقابلة أعضاء الفريق والشركاء متعددي الوظائف الذين سيعملون معهم على أساس منتظم، بصفتك مديرا يمكنك مساعدة موظفك الجديد في إجراء الاتصالات الصحيحة أثناء الإعداد حتى يكونوا واضحين بشأن من يجب أن يعملوا معه في أي مشاريع، قم بعمل قائمة بكل شخص يجب أن يلتقي به موظفك الجديد خلال الأسابيع الأولى في العمل، في وقت لاحق يمكنك استخدام هذه المعلومات لجدولة اجتماعات التعريف.


إذا اخترت تعيين مرشد للموظف الجديد، فقد حان الوقت لتحديد من سيكون هذا الشخص، يجب أن يكون معلم الموظف الجديد الخاص بك من أوائل الأشخاص الذين يجتمعون معهم بانتظام، قد يكون لدى معلمهم أيضا اقتراحات للأشخاص الذين يجب عليهم مقابلتهم خلال الأسابيع القليلة الأولى.


والأهم من ذلك، تأكد من أن تعيينك الجديد قد خصص وقتا لمقابلة زملائهم أعضاء الفريق، يمكن أن يشمل ذلك أحداثا جماعية مثل غداء الفريق في يومهم الأول، بالإضافة إلى 1: 1 مرة مع كل زميل جديد في الفريق.


فقط المنظمات التي لديها استراتيجية تأهيل استباقية ستضمن حصول موظفيها الجدد على تجربة جميع C الأربعة بشكل كامل.


 كيفية إنشاء جدول زمني للإعداد


يحدد الجدول الزمني للتأهيل متى يجب أن تحدث كل خطوة من خطوات عملية إعداد الموظف الجديد، لذلك فإن تعيينك الجديد لديه مسار واضح يجب اتباعه من اليوم الأول فصاعدا،  يجب أن يتناول الجدول الزمني الخاص بك الأشياء التالية:


بدء عملية الإعداد

قد ترغب في بدء الجوانب اللوجستية للتأهيل قبل اليوم الأول للموظف، مثل الحصول على الإيداع المباشر والمعلومات الضريبية، وإعداد معداته، وإرسال رسالة ترحيب شخصية من فريقك.


مدة عملية الإعداد

نظرا لأنك وضعت بالفعل جميع المعلومات والمهارات التي يحتاج تعيينك الجديد إلى معرفتها، يجب أن يكون لديك إحساس عام بالمدة التي سيستغرقها الوصول إلى السرعة.


تذكر أن تبني الكثير من الوقت المؤقت حتى يتمكنوا من أخذ فترات راحة ومعالجة جميع المعلومات الجديدة، من المهم أيضا توصيل طول عملية الإعداد الخاصة بك إلى الموظفين الجدد، حتى يعرفوا مقدار الوقت الذي يجب أن يقضوه في كل مهمة.


ضع في اعتبارك أن هذا ليس ثابتا، يمكنك دائما ضبط وتيرة الإعداد اعتمادا على مدى سرعة تعلم موظفك الجديد.


جدول الدورات التدريبية

من المهم أن تسأل نفسك متى تريد جدولة الدورات التدريبية لتمرير المعلومات الرئيسية، قد ترغب في تخصيص وقت للجلسات رفيعة المستوى حول عمليات الشركة في الأسبوع الأول، والتدريب على المهارات خلال الأسبوعين الثاني والثالث.


الجدول الزمني لمهارات محددة

قد يكون من الصعب على الموظف الجديد تعلم مهارات جديدة إذا لم يتمكنوا من وضعها موضع التنفيذ، بدلا من قصفهم بالكثير من التدريب النظري، حاول تحديد وقت جلسات تدريب المهارات بالقرب من الوقت الذي سيبدأون فيه في استخدامها.


بهذه الطريقة، لديهم فرصة لترسيخ فهمهم وطرح الأسئلة التي لم يتم تناولها أثناء التدريب.


اللقاء والتحية

ضع جدولا زمنيا لتعيينك الجديد يسمح لهم بمقابلة الجميع في الوقت المناسب ولكن بطريقة مريحة، على سبيل المثال قد يسجلون الوصول مع معلمهم كل يوم خلال أسبوعهم الأول، ويلتقيون بأصحاب المصلحة متعددي الوظائف خلال أسبوعهم الثاني أو الثالث.


الأهداف

يجب أن تكون هناك توقعات واضحة لما يجب أن يحققه الموظف الجديد متى، على سبيل المثال قد يكون لدى المجند الجديد في فريقك هدف مراقبة عملية التوظيف مع أحد أقرانهم خلال شهرهم الأول، ضع في اعتبارك أن الأهداف هي نقطة انطلاق، لا يزال بإمكانك العمل مع تعيينك الجديد لتعديل الأهداف حسب الحاجة.


Feedback

تأكد من تحديد موعد مع موظفك الجديد لتقديم التعليقات وتلقيها، يمكن أن يكون ذلك في شكل تسجيلات وصول غير رسمية لمعرفة كيف تسير الأمور وما يمكن تحسينه، بالإضافة إلى جلسات ملاحظات أكثر تنظيما في نهاية الشهر الأول من التعيين الجديد أو 100 يوم.


مثال على قائمة التحقق من التوظيف الجديد


تعد قائمة التحقق من التأهيل أداة مفيدة لضمان أن عملية الإعداد الخاصة بك تتضمن جميع الخطوات اللازمة لتعيين موظفين جدد للنجاح، يمكن أن يكون هذا نسخة من الجدول الزمني للإعداد الخاص بك، مع تجميع المهام الفردية في أقسام لليوم الأول والأسبوع والشهر في تعيينك الجديد وما إلى ذلك.


يمكن أن يساعد استخدام برامج إدارة المشاريع في جعل قائمة التحقق من الإعداد قابلة للتنفيذ، على سبيل المثال يمكنك إنشاء مهام تحتوي على روابط إلى المعلومات ذات الصلة وتواريخ استحقاق محددة، ثم تعيينها لنفسك أو لفريق تكنولوجيا المعلومات والموارد البشرية أو تعيينك الجديد لإكمالها، بهذه الطريقة لا تكون قائمة التحقق الخاصة بك مجرد مستند ثابت، إنها مورد حي يمكنك أنت وتعيينك الجديد العمل منه وإكماله معا.


خلاصة القول


من خلال هذه الخطوات، يمكنك الانضمام إلى أعضاء الفريق الجدد بثقة، إن تخصيص الوقت لإنشاء عملية إعداد منظمة لا يساعد الموظفين على النجاح في دورهم الجديد فحسب، بل يجعل شركتك رائعة من الداخل إلى الخارج، مع ثقافة إيجابية تشجع الموظفين الموهوبين على البقاء.

إرسال تعليق