فريق عمل فائق الكفاءة: 9 خطوات عملية لتحقيق أقصى استفادة من طاقات فريقك

كشف أسرار بناء فريق عمل فائق الكفاءة: رحلة عبر 9 خطوات عملية لتحقيق أقصى استفادة من طاقات فريقك ورفع مستوى إنجازك.

 خلال أي أسبوع عمل معين، حتى أفضل الفرق تواجه الحواجز التي تعيق الكفاءة، الاجتماعات غير المنتجة، وتضخم البريد الإلكتروني، وعدم معرفة ما يعمل عليه الجميع يمكن أن يمنع فريقك من حذف العناصر من قائمة المهام الخاصة بك والقيام بها بشكل جيد.



فريق عمل فائق الكفاءة: 9 خطوات عملية لتحقيق أقصى استفادة من طاقات فريقك
تحسين كفاءة فريق العمل


تشير كفاءة الفريق إلى مقدار العمل عالي التأثير الذي يمكن لفريقك القيام به، ببساطة عن طريق إزالة الاحتكاك والإلهاء في مكان العمل، كفاءة الفريق ليست إنتاجية من أجل الإنتاجية، بل هي الطريقة التي يمكنك بها بناء مكان عمل فعال وتشجيع العمل الجماعي الصحي في مكان العمل لتحسين أداء فريقك العام.


كيف يمكنك تحسين كفاءة الفريق؟


لتحسين كفاءة الفريق، يجب عليك تقليل الحواجز أمام العمل عالي التأثير الذي يواجهه فريقك على أساس يومي، وفقا لتشريح العمل يقضي الموظفون العالميون معظم وقتهم (60٪) في العمل حول العمل، و27٪ فقط من وقتهم في العمل الماهر، عندما تحسن كفاءة الفريق، فإنك تعيد فريقك وقته للتركيز على العمل الأكثر أهمية.


دليلك المكون من تسع خطوات لتحسين كفاءة الفريق


لمساعدتك أنت وفريقك على زيادة كفاءتك، استخدم هذه النصائح التسع لزيادة مهاراتك في إدارة المشاريع وتحسين كل من سرعة وجودة عمل فريقك.


1. القضاء على الاجتماعات غير الضرورية


على حد تعبير ديف باري، إذا كان عليك أن تحدد بكلمة واحدة، سبب عدم تحقيق الجنس البشري، ولن يحقق أبدا إمكاناته الكاملة، فإن هذه الكلمة ستكون "اجتماعات".


واحدة من أسهل الطرق لتحسين كفاءة فريقك هي التخلص من الاجتماعات غير الضرورية، هذا لا يعني أن جميع الاجتماعات سيئة، يمكن أن تكون الاجتماعات مثمرة، شريطة أن يكون هناك جدول أعمال واضح، وأن يحضر الأشخاص المناسبون، وأن يكون الجميع مستعدين للمساهمة في حل، ولكن هذا ليس هو الحال دائما.


إذا تم التخطيط له بدون جدول أعمال أو هدف واضح، حتى الاجتماعات القصيرة التي تستغرق 30 دقيقة يمكن أن تضيف وتأكل مقدار الوقت الذي يتعين على فريقك العمل من أجل تحقيق أهداف ملموسة، بدلا من ذلك اسأل نفسك (وفريقك) إذا كنت حقا بحاجة إلى هذا الاجتماع.


2. تحسين كفاءة الاجتماع


بعض الاجتماعات مهمة، ويمكن للفرق إنجاز عمل رائع عندما يجتمعون معا، ولكن بغض النظر عن نوع الاجتماع الذي تخطط له، هناك بعض الطرق السهلة لجعله أكثر قابلية للتنفيذ وإنتاجية وفعالية:


قم بإنشاء جدول أعمال ومشاركته قبل الاجتماع

 لتحسين كفاءة الفريق أثناء الاجتماعات، تأكد من أن كل اجتماع له هدف، قد يكون من المفيد أيضا تحديد عدم أهداف الاجتماع، لضمان عدم انحراف الاجتماع، قم بإنشاء جدول أعمال للاجتماع ومشاركته حتى يكون الجميع على نفس الصفحة، إذا كان هناك أي وثائق قراءة أو تكميلية، شاركها في جدول الأعمال أيضا.


التوافق مع اتفاقيات الاجتماعات

 سواء كنت تجتمع شخصيا أو افتراضيا، حدد معايير المجموعة وشاركها لفريقك أو شركتك، هل يجب على أعضاء الفريق وضع أجهزة الكمبيوتر المحمولة الخاصة بهم بعيدا؟ إذا كانت مكالمة افتراضية، فهل يجب تشغيل الفيديو؟ إذا كان لدى العديد من الأشخاص شيء لمشاركته، فمن يذهب أولا؟ شارك هذه الاتفاقيات قبل الاجتماع.


قم بتدوين ملاحظات قابلة للتنفيذ

قبل الاجتماع، قم بتعيين شخص واحد لتدوين ملاحظات الاجتماع، من الناحية المثالية، قم بتدوين الملاحظات في نفس المكان الذي شاركت فيه جدول أعمالك، إلى جانب الملاحظات التقط عناصر الإجراء مع تواريخ الاستحقاق والمتنازل لهم.


اجمع التعليقات لزيادة الكفاءة

تحقق بانتظام مع فريقك للتأكد من أن الاجتماعات تبدو ذات قيمة بالنسبة لهم أيضا، إذا بدا أن قلة من الناس يحصلون على الكثير من اجتماعات معينة، فاستمر في نقل هذه المزامنة إلى تحديث رقمي أو تقرير حالة المشروع بدلا من ذلك.


3. تحديد أولويات العمل بناء على النتائج الرئيسية


في أي يوم معين، قد يكون لدى كل موظف من موظفيك عشر مهام مختلفة لإكمالها عبر مشاريع متعددة، في الوقت الحالي يبدو كل واحد منهم مهما وعاجلا، من أين يجب أن يبدأوا؟ أين يجب أن يكرسوا الجزء الأكبر من وقتهم وقوتهم العقلية للقيام بأفضل عملهم؟


بطبيعة الحال، بعض المهام والمشاريع أكثر أهمية من غيرها، هذا هو المكان الذي يكون فيه وجود مجموعة محددة جيدا من الأهداف وفكرة عن كيفية لعب سلالم عملك، توفر أهدافك قصيرة الأجل أساسا راسخا للأهداف طويلة الأجل، مثل خارطة طريق المنتج أو خطة إدارة الإصدار، إن وجود رؤية واضحة للمهام التي تتماشى مع الأهداف على مستوى الشركة أو الإدارة يساعد على إبقاء الجميع على نفس الصفحة ويمكن أعضاء الفريق الفرديين من اتخاذ القرارات التي تؤثر على الصورة الكبيرة.


ربط أهداف الشركة بالعمل الفردي

عندما يكون لديك فهم واضح لكيفية وصول سلالم عملك إلى أهداف الشركة وغاياتها، يمكنك أن تفهم بشكل أفضل المشاريع والمهام التي سيكون لها أكبر تأثير، في الواقع وفقا لتشريح العمل فإن الموظفين الذين لديهم وضوح حول كيفية تأثير عملهم على مهمة منظمتهم هم متحمسون مرتين مثل نظرائهم.


ركز على تلك القطع من العمل قبل الانتقال إلى مهام أقل تأثيرا، إذا كانت المهمة أو المشروع لا تدعم أهداف شركتك أو أهدافها أو مهمتها الأكبر والأكثر رقيا، فأعيد التفكير فيما إذا كان ذلك ضروريا أم لا.


4. حذف العمل ذي الأولوية الدنيا أو تأجيله أو تفويضه أو تقليله


حتما ستكون هناك أوقات يكون فيها أعضاء فريقك الكثير على طبقهم، بدون وجود نظام قائم لمساعدتهم على حذف العمل ذي الأولوية المنخفضة أو تأجيله أو تفويضه أو تقليله، ستعاني كفاءة عملهم نتيجة لذلك، في الواقع وفقا للابحاث، أفاد 85٪ من الموظفين أنهم عانوا من العمل الزائد، ويعتقد 42٪ أن معنويات الموظفين منخفضة بسبب الكثير من العمل.


يمكنك تحسين كفاءة فريقك في العمل وتعزيز السعادة في مكان العمل من خلال إدارة جيدة لعبء العمل، تتمثل إحدى الطرق السهلة لإدارة أعباء عمل فريقك في حذف المهام ذات الأولوية المنخفضة أو تأجيلها أو تفويضها أو تقليلها، ألق نظرة على الصورة الأكبر لمشروعك وحدد العمل الذي يجب القيام به من خلال تقييم الاحتياجات والمهام التي تعتبر أولوية:


بناء على المبدأ المبين في النصيحة الثانية، إذا كان أحد جوانب المشروع لا يدعم هدف الشركة الشامل، فقم بحذفه.


إذا كان هناك مشروع أكثر إلحاحا له تأثير أكبر على أهداف الفريق، فأكمل هذه المهمة وأرجأ مهمة أقل أهمية عندما يكون لديك المزيد من الوقت لمعالجتها.


إذا كانت هناك مهمتان متساويتان في الأهمية مخصصة لشخص واحد، فقم بتفويض إحدى هذه المهام إلى عضو آخر في الفريق مع المزيد من عرض النطاق الترددي.


إذا كانت هناك مهمة لا يمكنك تأجيلها أو حذفها أو تفويضها، فابحث عن طرق لتقليل مقدار الوقت الذي يستغرقه إكمالها، القضاء على الاجتماعات المتعلقة بهذه المهمة، أو تقصير الاجتماعات، أو تقليل تواترها، يمكنك أيضا العمل على الأجزاء ذات الأولوية القصوى من المشروع وتأجيل الباقي حتى وقت لاحق.


5. استفد من نقاط قوة فريقك عند تعيين العمل


لا يوجد موظفان متشابهان، كل شخص لديه تجارب ونقاط قوة وضعف مختلفة تجعله عضوا قيما في فريقك، وبالمثل يستمتع الأشخاص المختلفون بالقيام بعمل مختلف، على سبيل المثال قد يستمتع شخص واحد في فريقك بإجراء وتنظيم البحوث في تقرير، في حين يفضل زميل مختلف في الفريق مضغ الزجاج بدلا من تجميع نتائج البحث.


يمكن أن تساعد معرفة من يتفوق في فريقك في مهارة معينة، وإيجاد طرق لهم لقضاء بعض الوقت في العمل الذي يستمتعون به، في تبسيط المهام والمشاريع، بالإضافة إلى ذلك إذا كنت تعرف أن الشخص أكثر حماسا للعمل على مهمة محددة، فمن المرجح أن يعمل بدرجة أعلى من الجودة ويكمل المهمة بشكل أسرع، إن منح فريقك العمل الذي يجدونه مجزيا شخصيا أو تحديا يمكن أن يساعد الجميع على القيام بأفضل أعمالهم.


6. حدد عمل فريقك قبل البدء


بمجرد أن تعرف ما يجب القيام به ومن سيفعل ذلك، حان الوقت لوضع خطة عمل ليتبعها فريقك، إن وجود خطة مدروسة جيدا تم رسمها بوضوح من البداية يمكن أن يلغي "العمل الإضافي حول العمل" في وقت لاحق.


للبدء، تأكد من أن كل مشروع من مشاريع فريقك لديه خطة واضحة، يضمن التخطيط لمشروع من البداية وجود جداول زمنية واقعية لكل معلم من معالم المشروع، حتى الانتهاء، يعرف كل شخص من المسؤول عن إكمال قطعة من اللغز ولديه 360 درجة في ما يجري وما تم الانتهاء منه، بعد ذلك قم بتنسيق وجدولة جميع مشاريعك عبر برنامجك الذي يحقق أقصى استفادة من وقت فريقك.


7 عناصر أساسية في خطة المشروع

  • الأهداف
  • مقاييس النجاح
  • أصحاب المصلحة وأدوار الفريق
  • الميزانية
  • المعالم والمناجزات
  • الجدول الزمني
  • خطة التواصل

يمكن أن يساعدك استخدام أداة إدارة العمل في إعداد جميع المهام الأصغر التي تؤدي إلى تحقيق هدف أكبر، يمكن أن يساعدك استخدام القوالب المعدة خصيصا لذلك على تكرار عملية عملت من قبل والتأكد من عدم استبعاد أي خطوة وعدم انزلاق أي عمل من خلال الشقوق.


7. تشجيع التعاون متعدد الوظائف


فقط لأنك تعمل في قسم مختلف لا يعني أنه لا يمكنك العمل معا، بعد كل شيء أنت تعمل من أجل نفس الهدف كجزء من شركة أكبر، إن معرفة الفرق الأخرى التي تعمل عليها يمكن أن يشجع الفرق على التعاون مع بعضها البعض عندما يتداخل العمل والأهداف.


يمكن لأدوات إدارة العمل أن تزيد من الرؤية بين الفرق، وتعيد كل مرحلة من مراحل المشروع إلى مجموعة فريدة من الأهداف، يمكن أن تكون هذه الأدوات بمثابة مركز مركزي لمشاركة ما تعمل عليه مع بقية الفريق وتحديد المجالات التي يمكن للأشخاص ذوي المسؤوليات المختلفة التعاون فيها، من خلال مشاركة مصدر واحد للحقيقة مع فريقك، يمكنك تعزيز العمل الجماعي وتقليل الحواجز أمام العمل عالي التأثير حتى يكون فريقك أكثر كفاءة.


8. قم بالترويج لأيام كاملة بدون اجتماعات


يمكن أن يؤدي حضور الاجتماعات إلى تعطيل كفاءتك، مما يجعل من الصعب الدخول في التدفق وإنهاء المشروع، إن قضاء يوم كامل واحد على الأقل في المكتب مخصص للعمل العميق، تلك الكتلة الحلوة من العديد من الساعات غير المنقطعة الخالية من الاجتماعات لتكريسها لمشروع، يمكن أن تقطع شوطا طويلا نحو تحسين الكفاءة والإنتاجية.


9. حدد الغرض من قنوات الاتصال المختلفة


كل فريق لديه مجموعة متنوعة من أدوات الاتصال تحت تصرفه، ولكنها مفيدة فقط إذا كان فريقك يعرف كيف ومتى يستخدمها، تتعامل معظم الفرق بالفعل مع الحمل الزائد للأدوات، يخلط الموظف العادي بين 10 تطبيقات يوميا، ليس هذا التبديل في السياق متعبا فحسب، بل قد يكون من الصعب أيضا العثور على معلومات عندما تحتاج إليها، على الطريق.


لمساعدتهم، حدد بوضوح الغرض من كل قناة اتصال، للتواصل الخارجي مع البائعين والعملاء التزم بالبريد الإلكتروني، للحصول على إجابات فورية على الأسئلة استخدم التطبيقات الخاصه بذلك، ولتخطيط العمل القابل للتنفيذ وإدارته والتواصل معه، التزم بأداة إدارة العمل.


ساعد فريقك على أن يكون أكثر كفاءة حتى الآن


تحسين الكفاءة هو عملية مستمرة، قد يبدو الأمر ساحقا ولكن الأدوات والتكتيكات البسيطة يمكن أن تساعد في جعل كل شخص في فريقك أكثر كفاءة، وكلما أصبحت أنت وفريقك أكثر طلاقة في استخدام هذه الأدوات، تصبح الكفاءة طبيعة ثانية وجزءا مدمجا من أي مشروع.


الاسئلة الشائعة


1. كيف يمكنني معرفة ما إذا كان الاجتماع مهما؟

قبل تحديد موعد للاجتماع، اسأل نفسك عما إذا كان ذلك ضروريا حقا، في بعض الأحيان نتخلف عن جدولة اجتماع عندما يكون شكل آخر من أشكال الاتصال أكثر فعالية، من خلال القضاء على الاجتماعات غير الضرورية، يمكنك منح الجميع المزيد من الوقت للتركيز على العمل المهم، على سبيل المثال إذا كنت تقوم بجدولة اجتماع لمشاركة تحديث لحالة المشروع، فهل يمكنك إرسال تحديث رقمي لفريقك بدلا من ذلك؟


بدائل اجتماع الفريق:

  • بدلا من جدولة تحديث الفريق، أرسل تقريرا عن حالة المشروع.
  • بدلا من الاجتماع من أجل العصف الذهني للفريق، شارك لوحة العصف الذهني الافتراضية.
  • بدلا من التخطيط لاجتماعات تبادل المعلومات، شارك السياق بشكل غير متزامن.


بدلا من ذلك، قد تتم دعوتك إلى اجتماع تشعر أنه غير ضروري، على سبيل المثال إذا لم يتم تحديد دورك في الاجتماع بوضوح، فهل هناك حاجة بالتأكيد إلى وجودك؟ فكر في إرسال رسالة إلى منظم الاجتماع لسؤالك عما إذا كان يجب عليك الحضور.


2. كيف يمكنني البدء في إدارة عبء العمل؟

إدارة عبء العمل هي الطريقة التي توزع بها العمل وتديره عبر فريقك، للبدء في إدارة عبء العمل، تحتاج أولا إلى نظرة ثاقبة على عبء عمل فريقك وقدرته، يمكنك تتبع هذه المعلومات باستخدام منصة إدارة عبء العمل، والتي توفر نافذة على عبء عمل فريقك، بعد ذلك بمجرد وضع قائمة كاملة بجميع المهام والعمل الذي يكون فريقك مسؤولا عنه، يمكنك تخصيص الموارد بناء على قدرة الفريق، مع هذه الرؤية يمكنك أيضا ضبط عبء عمل الفريق حسب الحاجة، لمنع الإرهاق والملل.


3. كيفية استخدام الأدوات الخاصة بالاتصال؟

في حين أن أدوات الاتصال يمكن أن تجعل فريقك أكثر كفاءة، فإن استخدامها بشكل غير متسق يمكن أن يخلق في الواقع المزيد من العمل، إذا رأيت أن الغرض من الأداة يمكن تكراره من خلال قناة أخرى، مع فوائد إضافية وفريدة من نوعها فيجب القضاء عليه، نتيجة لذلك سيحتاج فريقك إلى أدوات أقل للتواصل مع بعضهم البعض واستخدام كل واحدة لمصلحتها على أفضل وجه.


يمكنك دمج جميع أدوات عملك المفضلة، بهذه الطريقة يمكن لفريقك الوصول إلى كل السياق الذي يحتاجونه في مكان واحد.



إرسال تعليق