الخطة التنفيذية: تحقيق الأهداف بفاعلية

تحويل الأفكار إلى واقع ملموس: الخطة التنفيذية الذكية تضمن تحقيق أهدافك بكفاءة وفعالية.

 الخطة التنفيذية المعروفة أيضا باسم الخطة الاستراتيجية تحدد الخطوات التي يجب على فريقك اتخاذها عند تحقيق الاهداف، تجمع هذه الخطة بين الاستراتيجية والعملية والعمل وستشمل جميع أجزاء المشروع من النطاق إلى الميزانية وما بعدها، في هذا الدليل سنناقش ما هي خطة التنفيذ وكيفية إنشاء واحدة.


الخطة التنفيذية: تحقيق الأهداف بفاعلية
الخطة التنفيذية


تتطلب المشاريع التخطيط لتكون ناجحة، هل ستبني منزلا بدون مخطط؟ ربما لا، لأن تسمير قطع الخشب معا دون خطة يمكن أن يؤدي إلى كارثة، نفس المفهوم صحيح في عالم الشركات، تعمل خطة التنفيذ كمخطط لأي هدف مشترك، يجب أن تتضمن خطتك كل شيء من استراتيجية المشروع، إلى الميزانية، إلى قائمة الأشخاص الذين يعملون في المشروع.


في هذا الدليل، سنناقش ما هي خطة التنفيذ وكيفية إنشاء واحدة، يمكن أن تساعدك هذه الخطوات أنت وفريقك على الاستعداد للمشاريع الكبيرة والصغيرة على حد سواء.


ما هو الغرض من الخطة التنفيذية؟


الخطة التنفيذية هي وثيقة تحدد الخطوات التي يجب على فريقك اتخاذها لتحقيق هدف أو مبادرة مشتركة، تخطيط التنفيذ هو النظير والمقابل للخطة الاستراتيجية، إذا كانت الخطة الاستراتيجية توضح بالتفصيل الاستراتيجيات التي ستستخدمها لتحقيق هدف معين، فإن خطة التنفيذ هي الدليل خطوة بخطوة لكيفية تحقيق هذه الأهداف.


الغرض من خطة التنفيذ هو التأكد من أن فريقك يمكنه الإجابة على من وماذا ومتى وكيف ولماذا المشروع قبل الانتقال إلى مرحلة التنفيذ، بعبارات بسيطة إنها خطة العمل التي تحول استراتيجيتك إلى مهام محددة.


طريقة جيدة لمعرفة ما إذا كانت خطة التنفيذ الخاصة بك فعالة هي تسليمها إلى شخص خارج فريقك ومعرفة ما إذا كان بإمكانه فهم المشروع بأكمله، يجب ألا تترك خطة التنفيذ الخاصة بك أي أسئلة دون إجابة.


كيفية إنشاء خطة تنفيذ في 6 خطوات


إذا كنت تريد أن تكون خطة التنفيذ الخاصة بك شاملة ومفيدة لفريق مشروعك، فستحتاج إلى اتباع خطوات محددة وتضمين المكونات الصحيحة، استخدم الخطوات التالية عند إنشاء خطتك لتقليل مخاطر الفجوات في استراتيجيتك.


1. حدد الأهداف

الخطوة الأولى في عملية التنفيذ هي تحديد أهدافك، حدد ما تأمل في إنجازه عند اكتمال مشروعك، مثل ما إذا كنت تأمل في الفوز بعميل تسويق جديد أو تجديد استراتيجية المحتوى الداخلية الخاصة بك، يمكن أن يساعد البدء بوضع أهداف مشروعك في الاعتبار في تجسيد خطة مشروعك.


نصائح يجب مراعاتها:


  • اطرح الأسئلة: عند تحديد أهدافك، قد ترغب أنت وفريقك في طرح أسئلة حول مشروعك مثل، "ما الذي نحاول تحقيقه من خلال هذا المشروع؟ ما هي النواتج التي نأمل في إنتاجها؟ من هم أصحاب المصلحة الذين نخطط لمشاركة نواتج مشروعنا معهم؟"


  • سيناريوهات المخاطر من خلال العصف الذهني: على الرغم من أنك ستجري تقييما أكثر تعمقا للمخاطر لاحقا في خطة التنفيذ الخاصة بك، إلا أن العصف الذهني لسيناريوهات المخاطر المحتملة في وقت مبكر يمنحك فكرة أكثر واقعية عما يمكنك تحقيقه.

2. إجراء بحث

بمجرد أن يكون لديك فكرة واسعة عن أهداف المشروع التي تريد تحقيقها، يمكنك التركيز على هذه الأهداف من خلال إجراء أبحاث مثل المقابلات أو الدراسات الاستقصائية أو مجموعات التركيز أو الملاحظات، يجب أن يأتي بحثك من خبراء رئيسيين في مجالك، قد يكون هؤلاء الخبراء أعضاء في الفريق أو أصحاب المصلحة الخارجيين، يجب أن تتضمن نتائج بحثك قائمة بما قد يبدو عليه الجدول الزمني لمشروعك وميزانيته وموظفيه.


نصائح يجب مراعاتها:


  • التعاون باستخدام الأدوات المشتركة: يكون التعاون أسهل عندما يكون لديك أدوات الاتصال المناسبة للقيام بذلك، استخدم أداة تعاون الفريق لمشاركة أهداف مشروعك والحصول على تعليقات من الآخرين، بغض النظر عن موقعهم.

3. رسم خريطة للمخاطر

لقد قمت بالعصف الذهني لسيناريوهات المخاطر في الخطوة الأولى من استراتيجية التنفيذ الخاصة بك، وفي الخطوة الثالثة سترسم جميع المخاطر المحتملة التي قد تواجهها في مشروعك، يمكن أن تشمل المخاطر أي شيء من الإجازات المدفوعة الأجر والعطلات إلى قيود الميزانية وفقدان الموظفين.


طريقة رائعة لرسم مخاطرك هي استخدام سجل المخاطر،  ستساعدك هذه الأداة على تحديد أولويات مخاطر المشروع والاستعداد لها وفقا لذلك، يمكنك أيضا إجراء تحليل SWOT، والذي سيحدد أي نقاط ضعف أو تهديدات تؤثر على مشروعك.


نصائح يجب مراعاتها:


  • كن مرنا واستباقيا: رسم خرائط المخاطر هو أكثر من مجرد استراتيجية إعداد، إذا حددت المخاطر التي يمكن الوقاية منها خلال هذه المرحلة من خطة التنفيذ، فيمكنك اتخاذ إجراءات لمنع تلك المخاطر. قد يعني ذلك تعديل أهداف مشروعك الأولية.

4. معالم الجدول الزمني

يعد جدولة معالم مشروعك خطوة مهمة في عملية التخطيط لأن نقاط التفتيش هذه تساعدك على تتبع تقدمك أثناء التنفيذ، تعمل المعالم كمقاييس فهي طريقة لقياس المدى الذي وصلت إليه في مشروعك وإلى أي مدى تركت للذهاب.


لتصور معالم المشروع والحفاظ على فريقك بأكمله على المسار الصحيح استخدم مخطط جانت، باستخدام مخطط جانت يمكنك وضع جدول التنفيذ الخاص بك بصريا وإظهار المدة التي تعتقد أن كل مهمة ستستغرقها.


نصائح يجب مراعاتها:


  • أضف مساحة للمناورة: لا تسير الأمور دائما كما هو مخطط لها، حتى لو فعلت كل ما في وسعك إلى جدول زمني، من خلال إضافة مساحة للمناورة إلى جدولك الزمني، يمكنك التأكد من بقاء مشروعك على المسار الصحيح بدلا من الحفاظ على معالم ضيقة والفشل في الوفاء بها.


  • توضيح التبعيات: التبعيات هي المهام التي تعتمد على إكمال المهام الأخرى، توضيح التبعيات من خلاله يكون من السهل الحفاظ على المشروع على المسار الصحيح وضرب معالمك.

5. تعيين المسؤوليات والمهام

يجب أن تتضمن كل خطة عمل قائمة بالمسؤوليات مع أعضاء الفريق المعينين لكل منها، من خلال إسناد المسؤوليات يمكنك تقييم أداء كل عضو في الفريق ومراقبة التقدم المحرز عن كثب، يمكن أن يكون استخدام مخطط RACI أداة فعالة لإدارة المشاريع لتوضيح الأدوار والمسؤوليات.


يختلف إسناد المسؤوليات عن إسناد المهام الفردية،  قد يكون أحد أعضاء الفريق مسؤولا عن الإشراف على مراجعة المشروع، في حين يمكنك تعيين ثلاثة أعضاء آخرين في الفريق للتعامل مع تسليم المشروع وإبلاغه إلى فرق مختلفة للمراجعة، عند تعيين المسؤوليات والمهام، تأكد من توضيح توقعاتك.


نصائح يجب مراعاتها:


  • التواصل هو المفتاح: عند تعيين الأدوار أو المسؤوليات أو المهام، من الأفضل التواصل لماذا تختار عضوا واحدا في الفريق على آخر، بدلا من السماح لأعضاء الفريق بالتساؤل عن سبب وجود أدوار محددة، يمكنك استخدام هذه الخطوة في عملية التخطيط كفرصة لتسليط الضوء على نقاط قوة أعضاء الفريق.


  • تتبع المسؤوليات في أداة مشتركة: يمكن أن يمنح وجود أداة مشتركة، مثل برنامج إدارة المشاريع، أعضاء الفريق وضوحا حول من يفعل ماذا ومتى.

6. تخصيص الموارد

تخصيص الموارد هو واحد من أفضل الطرق للحد من المخاطر، إذا كان بإمكانك التخطيط للموارد التي تحتاجها لمشروعك والتأكد من توفر هذه الموارد، سوف تتجنب خطر نفاد الموارد في منتصف المشروع، إذا لاحظت أنه ليس لديك موارد كافية في هذه الخطوة من عملية التنفيذ، فيمكنك ضبط مشروعك وفقا لذلك قبل أن يبدأ.


قد تشمل الموارد المال والموظفين والبرمجيات والمعدات وغيرها من المواد المادية أو التقنية، يمكن أن يكون الوقت أيضا موردا لأن أعضاء الفريق الذين تحتاج إليهم لإكمال المشروع قد يعملون على مشاريع أخرى.


نصائح يجب مراعاتها: اسأل نفسك الأسئلة التالية عند تحديد الموارد المتاحة لمشروعك:


  1. ما هو مستوى أولوية المشروع؟
  2. من هو المتاح للعمل في هذا المشروع؟
  3. ما هي الميزانية أو الأدوات المتاحة؟
  4. ما هي الموارد الإضافية التي نحتاجها؟
  5. من الذي يحتاج للموافقة على خطة تخصيص الموارد؟


سيؤدي اتباع هذه الخطوات أثناء إنشاء خطة التنفيذ الخاصة بك إلى زيادة احتمال تحقيق أهداف مشروعك، يمكن أن يؤدي وجود قائمة مرجعية بالبنود التي يجب تضمينها في خطة التنفيذ الخاصة بك إلى التنفيذ الناجح.


ما الذي يجب تضمينه في خطة التنفيذ؟


تعد معرفة كيفية إنشاء خطة التنفيذ الخاصة بك أمرا بالغ الأهمية، ولكنك تحتاج أيضا إلى معرفة ما يجب تضمينه في خطتك، تتضمن قائمة التحقق هذه أهم ستة عناصر سوف يتعين عليك مراعاتها إذا كانت لديك الرغبة في المضي قدما في مشروع ناجح.


1. الأهداف

ستحدد أهداف مشروعك في الخطوة الأولى من عملية التنفيذ، حدد أهدافك وحدد المقاييس التي سيستخدمها فريقك لقياسها لمراقبة التقدم المحرز، من خلال تحديد أهداف مشروعك بوضوح، يمكنك أنت وفريقك قياس التقدم والاداء أثناء المضي قدما.


2. بيان النطاق

ستحدد نطاق مشروعك في الخطوة الثانية عند إجراء البحث، يجب أن يحدد بيان نطاق المشروع الخاص بك الحدود التي وضعتها لمشروعك ويحدد على نطاق واسع الأهداف والمواعيد النهائية ونتائج المشروع التي ستعمل من أجلها، يمكن أن يساعد تحديد نطاق مشروعك في خطة التنفيذ في منع زحف النطاق عندما تكون أبعد في المشروع.


3. الخطوط العريضة لما تم انجازه

المنجزات هي الأهداف الملموسة لمشروعك، يمكن أن يكون تحديد النواتج التي تأمل في إنشائها بمثابة مورد عند إدارة الأطر الزمنية وتفويض المهام وتخصيص الموارد.


4. تواريخ استحقاق المهمة

على الرغم من أن الجدول الزمني للمشروع قد يتغير مع تقدم مشروعك، إلا أنه من المهم توضيح تواريخ الاستحقاق المتوقعة أثناء تخطيط التنفيذ، عند تقدير تواريخ استحقاق المهام، يمكنك جدولة المعالم حول تواريخ الاستحقاق هذه والتخطيط لإنجاز المشروع، سترى عادة مخططات جانت المستخدمة للتخطيط الاستراتيجي وتخطيط التنفيذ، وذلك لأن مخططات جانت تعرض المعلومات في مسار خطي يتبع، على غرار الجدول الزمني.


5. تقييم مخاطر

ستقوم بإجراء تقييم المخاطر الخاص بك في الخطوة الثالثة من عملية التنفيذ، سواء كنت تستخدم سجل مخاطر أو تحليل SWOT أو خطة طوارئ لتحديد المخاطر، تأكد من تضمين هذه الوثائق في خطتك، بهذه الطريقة يمكن للآخرين المشاركين في المشروع النظر في النتائج التي توصلت إليها وربما مساعدتك في منع هذه المخاطر.


6. أدوار ومسؤوليات أعضاء الفريق

لقد قمت بتعيين الأدوار والمسؤوليات لأعضاء الفريق في الخطوة الخامسة من خطتك، والاحتفاظ بسجل مفصل لما هي عليه يمكن أن يحاسب الجميع، سواء كنت تستخدم مخطط RACI أو أداة أخرى لتوضيح أدوار أعضاء الفريق، يجب أن يكون هناك مكان في خطتك يشير إليه الجميع في حالة ظهور أسئلة.


من المرجح أن تكون خطة التنفيذ الخاصة بك فريدة من نوعها للمشروع الذي تعمل عليه، لذلك قد تتضمن مكونات أخرى غير مدرجة أعلاه، ومع ذلك يمكنك استخدام العناصر الستة أعلاه كدليل حتى تعرف أن خطتك شاملة.


تتداخل العديد من جوانب تنفيذ المشروع مع التخطيط الاستراتيجي، بصفتك مدير مشروع فإن العمل على خطة تنفيذ المشروع أثناء عملك أيضا على الخطة الاستراتيجية يمكن أن يساعد في تقليل إجمالي الوقت الذي يقضيه في التخطيط.


هناك طريقة أخرى لتوفير الوقت أثناء عملية التخطيط وهي وضع جميع خططك في منصة لإدارة العمل، عندما يكون فريق مشروعك مستعدا لبدء عملية التنفيذ، يكون كل شيء في مكان واحد مناسب.


فوائد وجود خطة تنفيذ


هناك العديد من الفوائد لتخطيط التنفيذ، حيث تتمثل الفائدة القصوى في زيادة فرصة نجاح المشروع، يؤدي تنفيذ خطة المشروع إلى إنشاء خارطة طريق لتنفيذ مشروعك حتى تتمكن من منع حدوث المشكلات.


تشمل الفوائد الأخرى لوجود خطة تنفيذ ما يلي:


  1. تحسين وتطوير التواصل بين أعضاء الفريق و أيضا أصحاب المصلحة الرئيسيين
  2. تنظيم وإدارة أفضل للموارد
  3. زيادة المساءلة لجميع المشاركين في المشروع
  4. جدول زمني أكثر تنظيما للمشروع وسير العمل اليومي
  5. تعاون أسهل بين أعضاء الفريق


قد يبدو الذهاب مباشرة إلى مرحلة التنفيذ دون خطة تنفيذ وكأنه يسير على خشبة المسرح لإلقاء خطاب دون معرفة ما ستقوله، التحضير هو المفتاح للأداء من الدرجة الأولى.


إن معرفة خطوات تخطيط التنفيذ هي أساس إدارة المشاريع، يؤدي المشروع المخطط له جيدا إلى مشروع ناجح.

إرسال تعليق