مزايا وعيوب الاستعانة بمصادر خارجية من أعمالك الصغيرة | Using Small Business for Outsourcing

مدي نجاح استخدام المصادر الخارجيه لأعمالك الصغيرة

 على مدار العقدين الماضيين، أصبحت الاستعانة بمصادر خارجية واحدة من أكثر الموضوعات إثارة للجدل في السياسة الأمريكية، لا أحد يحب أن يرى الوظائف تذهب إلى الخارج، ويحب المشرعون استخدام موقف حازم ضد تهديد الاستعانة بمصادر خارجية كنقطة حشد لأجنداتهم التجارية الأوسع.


ولكن في مجال الأعمال التجارية الصغيرة، لا يعني الاستعانة بمصادر خارجية بالضرورة العمل في الخارج، عندما يتحدث أصحاب الأعمال الصغيرة عن الاستعانة بمصادر خارجية، فإنهم عادة ما يفكرون في زراعة أعمال المحتوى للكتاب المستقلين، أو توظيف شركة محاسبة لتولي مسك الدفاتر أو الاعتماد على وكالة توظيف لتعقب ونشر المساعدة المستأجرة.


مزايا وعيوب الاستعانة بمصادر خارجية من أعمالك الصغيرة | Using Small Business for Outsourcing


ما هي الاستعانة بمصادر خارجية؟


الاستعانة بمصادر خارجية هي الممارسة التجارية لتوظيف طرف ثالث، يجب أن يكون فردا أو منظمة، للتعامل مع مهام أو عمليات أو خدمات محددة يتم تنفيذها تقليديا داخليا، تسمح هذه الاستراتيجية للشركات بتبسيط عملياتها، والاستفادة من الخبرة المتخصصة، وفي كثير من الأحيان، خفض التكاليف.


يمكن أن يكون قرار الاستعانة بمصادر خارجية مدفوعا بعوامل مختلفة تتراوح من الفوائد المالية إلى الكفاءة التشغيلية، إليك العناصر الرئيسية للاستعانة بمصادر خارجية:


1. تفويض المهام

إسناد مهام أو عمليات محددة إلى وكالة خارجية.


2. الاتفاق التعاقدي

الشروط والأحكام الرسمية التي تحدد النطاق والمسؤوليات وشروط الدفع.


3. قصير الأجل أو طويل الأجل

اعتمادا على احتياجات العمل، يمكن أن يكون الاستعانة بمصادر خارجية قائما على المشاريع (قصير الأجل) أو مستمرا (طويل الأجل).


4. محلي أو عالمي

يمكن الاستعانة بمصادر خارجية لشركة محلية (محلية) أو لشركات في بلدان أخرى (الاستعانة بمصادر خارجية).


5. إدارة التكاليف

دافع أساسي للعديد من الأعمال التجارية، حيث يمكن للاستعانة بمصادر خارجية أن توفر وفورات محتملة.


6. الوصول إلى الخبرة

الاستفادة من المهارات المتخصصة للخبراء أو الاستفادة من الموارد غير المتاحة داخليا.


7. التركيز على الأنشطة الأساسية

الاستعانة بمصادر خارجية للمهام الطرفية تسمح للشركات بالتركيز على كفاءاتها الأساسية.


في السياق الصحيح ونشره بذهاء، يمكن أن يكون الاستعانة بمصادر خارجية طريقة رائعة لأصحاب الأعمال الصغيرة لتحسين الكفاءة وتعزيز الحد الأدنى لشركتهم،  لكن هذا لا يعني أن الممارسة لا تخلو من عيوبها الخاصة أيضا، الاستعانة بمصادر خارجية ليست مناسبة لكل موقف، ولذا عليك أن تفكر طويلا وبجدية قبل استثمار الوقت والطاقة.


لمساعدتك على البدء، إليك مزايا وعيوب للاستعانة بمصادر خارجية من عملك الصغير.


مزايا الاستعانة بمصادر خارجية


يوجد مجموعه من المزايا الخاصة بالاستعانة بمصادر خارجية نذكر منها :


1. يمكنك الحصول على المزيد من الخبراء

قد يكون فريقك الأساسي رائعا في بعض الأشياء، ولكن لا أحد مثالي في كل شيء، من خلال الاستعانة بمصادر خارجية لمهام معينة، غالبا ما تكون الشركات قادرة على تحسين الاداء بشكل ملحوظ و كبير عن طريق الاعتماد على المهارات المتخصصة للخبراء والاستفادة منها في مجالات معينة.


2. يتم إنجاز الأمور بسرعة

أحد أهم الأسباب التي تجعل الشركات الصغيرة تميل إلى الاستعانة بمصادر خارجية للعمل هو أنه سيتم إنجازه بشكل أسرع، إذا كنت تعمل مع عدد محدود من الموظفين، فيمكنك إنجاز الأمور بشكل أسرع بكثير من خلال تمرير المهام المستهلكة للوقت إلى المستقلين أو الوكالات الخارجية.


3. التركيز على ما يهم

فائدة أخرى لمهام الاستعانة بمصادر خارجية هي تعزيز الحرية، من خلال تمرير العمليات الداعمة، ستتمكن من تركيز مهاراتك على تعزيز وتحسين العمليات الأساسية التي تساعد على جعل عملك يتحسن.


4. يمكنك مشاركة بعض المخاطر

أحد أهم العوامل في أي مشروع هو تقييم المخاطر وتحليلها، من خلال الاستعانة بمصادر خارجية لحملات أو عمليات معينة للخبراء في مجالات تخصصهم، ستستفيد من قدرتهم المعززة على تخطيط المخاطر المحتملة والتخفيف من حدتها.


5. يمكنك تقليل التكاليف

وكما قد يتخيل المرء، فإن الاستعانة بمصادر خارجية في العمل المجزأ ستكون دائما أرخص من توظيف موظفين دائمين بدوام كامل، لن توفر الوقت والمال على التوظيف فحسب، بل سيتم أيضا تمديد أرباحك أكثر إلى نفقات عامة أقصر.


6. يمكنك العمل على مدار الساعة

تتمثل إحدى الفوائد الرئيسية للاستعانة بمصادر خارجية للعمل الرقمي في الخارج في الاختلافات الكبيرة التي قد تواجهها من حيث المناطق الزمنية والعطلات، على الرغم من أن هذا يمكن أن يشكل عقبة أولية من الناحية اللوجستية، إلا أنه بمجرد التغلب عليه يمكن أن يعني بشكل فعال أن عملك يعمل حتى أثناء نومك بسرعة.


7. يمكنك تبسيط إدارة المشاريع

إذا اخترت الاستعانة بمصادر خارجية للعمل عبر مجموعة واسعة من مواقع الويب المستقلة المتخصصة والخدمات عبر الإنترنت، فغالبا ما يتم توفير منصات ديناميكية وبديهية تساعدك على إدارة ما يتم إنجازه بشكل فعال، ومتى يكون من المقرر تقديمه وكيف سيتم دفعه، يمكن أتمتة معظم هذا مما يحرر وقتك لعمل أكثر أهمية.


8. تبسيط علاقات العمل

عدد غير قليل من فرق الأعمال الصغيرة هي مجموعات متماسكة من الأصدقاء والعائلة وهو أمر رائع، ولكن عندما تكون قريبا بشكل لا يصدق من موظفيك، يمكن أن يؤدي ذلك أيضا إلى مشكلات عندما لا يتم إنجاز العمل على قدم المساواة، من خلال الاستعانة بمصادر خارجية للعمل، ستتمكن عادة من تقليل علاقات العمل إلى ترتيبات تعاقدية بسيطة.


9. الجهود أكثر استهدافا

ميزة أخرى تم تجاهلها للاستعانة بمصادر خارجية هي أنها تمكنك من تخطيط وتنفيذ حملات ومشاريع أكثر فعالية واستهدافا والتي لن تتمكن عادة من القيام بها، هذا يعطي عملك الفرصة لتحمل مخاطر جديدة وتجربة طرق مختلفة للتعرض.


10. ستحصل على راحة البال

في نهاية اليوم، يجب أن يمنحك اختيار الاستعانة بمصادر خارجية مع فرد أو وكالة موثوقة راحة البال بأن المهام يتم التعامل معها بخبرة وكفاءة دون الحاجة إلى القلق أو رفع إصبعك، ما الذي يمكن أن يكون أفضل؟


11. مرونة الأعمال المحسنة

تعزز الاستعانة بمصادر خارجية مرونة الأعمال التجارية من خلال تمكين التكيف السريع مع ظروف السوق المتغيرة واتجاهات الصناعة، يمكن للشركات تعديل عروض خدماتها بسرعة، والاستجابة لطلبات العملاء، واغتنام الفرص الناشئة، والحفاظ على ميزة تنافسية في بيئات الأعمال الديناميكية.


12. ميزة المنطقة الزمنية و 24/7

توفر ميزة المنطقة الزمنية والاستعانة بمصادر خارجية للدعم على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع لمقدمي الخدمات العالميين ميزة المنطقة الزمنية، مما يتيح العمل والدعم المستمرين، يمكن للشركات الاستفادة من العمليات على مدار الساعة، ومساعدة العملاء في الوقت المناسب، والتسليم السريع للمشاريع، لا سيما عند التعاون مع الفرق في مناطق زمنية مختلفة.


13. الوصول إلى الموارد المتخصصة

تمنح الاستعانة بمصادر خارجية الأعمال التجارية إمكانية الوصول إلى الموارد والأدوات والمعدات المتخصصة التي قد لا تكون متاحة داخليا، يسمح هذا الوصول للشركات بالاستفادة من أحدث التقنيات وأفضل الممارسات دون الحاجة إلى استثمارات كبيرة، مما يضمن الاداء الأمثل والابتكار.


مساوئ وعيوب الاستعانة بمصادر خارجية


كل شئ له مزايا وعيوب، بالمثل الاستعانة بمصادر خارجية في عملك يمتلك عيوب كما يمتلك مزايا، إليك ابرز عيوب الاستعانة بمصادر خارجية في عملك .


1. تفقد بعض السيطرة

كما قد تتوقع، عندما تقوم بإعطاء العمل إلى وكالات خارجية أو مستقلين، فإنك تفقد السيطرة على كيفية مراقبة هذه المهام وتنفيذها، طالما أنك تعرف وتثق في من وظفته، فلا ينبغي أن تكون هذه مشكلة كبيرة، ولكن عليك أن تخطو بحذر.


2. هناك تكاليف خفية

على الرغم من أن الاستعانة بمصادر خارجية للعمل تعتبر أرخص بشكل عام، إلا أنه يجب عليك أيضا الحذر من التعرض للاحتيال، عادة ما تطلب شركات الاستعانة بمصادر خارجية أو الوكالات الكبيرة من أصحاب الأعمال الصغيرة توقيع اتفاقيات تعاقدية طويلة، وستشمل الكثير من المطبوعات الدقيقة، إذا لم تقرأ الشروط بعناية فقد تتعرض لتكاليف غير متوقعة.


3. هناك مخاطر أمنية

في عصر حماية البيانات هذا، من الضروري أن تتوخى الحذر عند استخدام بيانات العملاء، إذا كنت تخطط للاستعانة بمصادر خارجية للعمليات التي تتطلب بيانات شخصية، فيمكنك تعريض خصوصية الآخرين أو أمن عملك للخطر عن طريق تمرير تلك البيانات إلى أشخاص آخرين.


4. تقلل من مراقبة الجودة

غالبا ما تكون شركات الاستعانة بمصادر خارجية وبعض العاملين لحسابهم الخاص مدفوعة بالربح بدلا من العمل الجيد، هذا يعني أن العمل الذي ترسله قد يعود بسرعة، ولكنه سيفتقر إلى المستوى والجودة التي يتوقعها العملاء من منتجاتك أو خدماتك.


5. تشارك الأعباء المالية

على الرغم من أنه قد يكون من الجيد جلب وكالات متخصصة للمشاركة في المخاطر، إلا أنه قد يكون من الخطير جدا ربط عملك بالرفاهية المالية لشركة أخرى، مرة أخرى يجب عليك توضيح أي وجميع الشروط والأحكام في الترتيبات التعاقدية بوضوح لأنك لا تريد أن تتعرض لضربة مالية إذا فشلت في التسليم.


6. تخاطر بالثرثرة ورد الفعل العام

إذا كنت تأخذ عملا في الخارج (حتى لمجرد كتابة مدونة أو اثنتين)، فقد يواجه عملك سوء ادارة من المستهلكين الذين اتخذوا موقفا أخلاقيا ضد الاستعانة بمصادر خارجية، الصواب أو الخطأ، للأفضل أو لأسوأ، غالبا ما يكون شكل من أشكال النقد أمرا لا مفر منه.


7. تغير الأطر الزمنية

أحد العيوب الرئيسية للاستعانة بمصادر خارجية لمهام معينة هو خطر أن العاملين لحسابهم الخاص أو وكالتك الشريكة قد يسيرون على إيقاع طبل مختلف، نتيجة لذلك قد يكون من الصعب مزامنة الجداول الزمنية من أجل ضمان حصول عملائك على ما وعدوا به لهم في جدول زمني موثوق به.


8. يمكنك أن تفقد تركيزك

نظرا لأن العديد من وكالات الاستعانة بمصادر خارجية أو المستقلين يميلون إلى خدمة عملاء متعددين في أي وقت من الأوقات، فقد لا يحظى العمل الذي ترسله بالتركيز الذي يستحقه، اعتمادا على العمليات التي تستعين بمصادر خارجية قد يكون هذا الافتقار إلى التركيز ضارا بأعمالك الصغيرة.


9. تضيع الأشياء في الترجمة

لا يهم ما إذا كنت تتعامل مع المستقلين في الخارج أو بعض الخبراء الموهوبين في الشارع، ولكن إذا كنت توزع العمل عن بعد عبر البريد الإلكتروني أو الهاتف، فغالبا ما تضيع التعليمات المهمة في الترجمة، قد يسبب لك ذلك وقتا جادا وأموالا ومتاعب.


10. قد تواجه معضلات أخلاقية

على الرغم من أنها قد لا تكون مشكلة للجميع، إلا أن العيب الرئيسي للاستعانة بمصادر خارجية هو أنك قد تحرم فريقك أو وكالة محلية موهوبة من فرص العمل أو التطوير الحاسمة، النمو يولد النمو، ومن خلال الاستعانة بمصادر خارجية للعمل، قد لا تساهم في نمو مجتمعك.


11. عدم تماسك الفريق

عندما يتم الاستعانة بمصادر خارجية لأجزاء من مشروع أو مهام، يمكن تعطيل ديناميكية فريقك الداخلي، غالبا ما يكون هناك شعور أقل بالصداقة الحميمة أو الهدف المشترك، مما قد يؤدي إلى انخفاض الروح المعنوية أو الدافع، يمكن أن يؤثر هذا النقص في التماسك على الإنتاجية وروح الفريق بشكل عام.


12. الاعتماد على الكيانات الخارجية

من خلال الاعتماد على الوكالات الخارجية أو المستقلين، يصبح عملك يعتمد على جداولهم الزمنية وخبراتهم، إذا قرروا التوقف عن خدماتهم، أو رفع أسعارهم، أو مواجهة تحديات داخلية، فقد يؤدي ذلك إلى تعطيل عملياتك، قد تحد هذه التبعية من المرونة وتعيق عمليات صنع القرار السريعة.


13. مخاوف الملكية الفكرية

يمكن أن يشكل تكليف الكيانات الخارجية بمعلومات أو عمليات ملكية شركتك مخاطر ملكية فكرية، إذا لم يتم اتخاذ الاحتياطات المناسبة فهناك احتمال لسرقة ملكيتك الفكرية أو إساءة استخدامها أو مشاركتها غير المصرح بها، هذا يمكن أن يعرض للخطر التفرد والميزة التنافسية لعملك.



إرسال تعليق