إدارة تكاليف المشروع | Project cost management

إدارة تكاليف المشروع: التعريف والخطوات والفوائد

 عندما يتعلق الأمر بإدارة المشروع، هناك أشياء قليلة أكثر أهمية من إبقاء التكاليف تحت السيطرة خاصة عندما يكون المشروع معقدا، يمكن أن ترسل النفقات تكاليفك إلى الارتفاع بسرعة أكبر مما تتوقع، يحتاج مديرو المشاريع إلى اتباع نهج استباقي لإدارة التكاليف من أجل الحفاظ على ميزانياتهم على المسار الصحيح.


إدارة التكاليف هي عملية التخطيط والميزانية والإبلاغ عن إنفاق المشاريع من أجل إبقاء الفرق على الميزانية والتكاليف الإجمالية معقولة، في هذه المقالة سنستعرض الوظائف الأربع لإدارة التكاليف ونشرح بالضبط كيفية استخدامها لتحسين الحد الأدنى لمشروعك.



إدارة تكاليف المشروع | Project cost management
إدارة تكاليف المشروع 


ما هي إدارة التكاليف ؟


إدارة التكاليف هي عملية تقدير تكاليف المشروع وميزانيته والتحكم فيها، تبدأ عملية إدارة التكاليف خلال مرحلة التخطيط وتستمر طوال مدة المشروع حيث يقوم المديرون باستمرار باستعراض النفقات ورصدها وتعديلها لضمان عدم تجاوز المشروع للميزانية المعتمدة.


لماذا تعد إدارة التكاليف مهمة؟


هل تساءلت يوما عما يحدث عندما يتجاوز المشروع الميزانية بشكل كبير؟ يمكن أن تكون العواقب وخيمة، من العلاقات المتوترة مع العملاء إلى الخسائر المالية، لنفكر في مثال:


تم تكليف فريق صغير لتطوير البرمجيات بإنشاء تطبيق مخصص للعميل، في منتصف الطريق أدركوا أن المشروع يتجاوز بسرعة الميزانية الأولية، لقد واجهوا معضلة مشتركة، الاستمرار كما هو مخطط له واستيعاب التكاليف الإضافية أو إعادة تقييم نهجهم.


من خلال تنفيذ استراتيجيات صارمة لإدارة التكاليف، تمكن الفريق من تحديد المجالات التي تتضخم فيها النفقات، قاموا بتبسيط عمليات إدارة مشاريعهم، وأعطوا الأولوية للسمات الأساسية، وأعادوا التفاوض على الشروط مع المقاولين من الباطن، لم يعيد هذا النهج المشروع إلى حدود الميزانية فحسب، بل أدى أيضا إلى تحسين علاقة العمل مع العميل، الذي أعرب عن تقديره لشفافيته والتزامه بتقديم القيمة.


يسلط هذا السيناريو الضوء على كيف يمكن للإدارة الفعالة للتكاليف أن تحول وضعا كارثيا محتملا إلى قصة نجاح.


كيفية إنشاء خطة لإدارة التكاليف


إدارة التكاليف هي عملية مستمرة وسلسة، ومع ذلك هناك أربعة عناصر أو وظائف رئيسية يمكن العثور عليها في أي خطة لإدارة التكاليف:


  • تخطيط الموارد.
  • تقدير التكلفة.
  • ميزانية التكلفة.
  • مراقبة التكاليف.


نظرا لأن النفقات الجديدة يمكن أن تظهر ويمكن تعديل نطاق المشروع، يجب أن يكون مديرو التكاليف مستعدين لأداء جميع الوظائف الأربع في أي وقت طوال دورة حياة المشروع، سيختلف سير العمل الخاص بك وفقا لاحتياجات المشروع.


هنا، سنقوم بتفصيل كل عنصر من العناصر الأربعة بمزيد من التفصيل وشرح ما هو مطلوب من مدير التكلفة في كل مرحلة.


1. تخطيط الموارد

الخطوة الأولى في أي عملية لإدارة التكاليف هي تخطيط الموارد، وهو عندما يستعرض مدير التكلفة نطاق المشروع ومواصفاته لمعرفة الموارد التي سيحتاجها المشروع.


المورد هو أي شيء يساعدك على إكمال المشروع، بما في ذلك الأدوات والمال والوقت والمعدات وحتى أعضاء الفريق، لوضع أدق خطة موارد ممكنة تشاور مباشرة مع قادة الفريق وأصحاب المصلحة حول الموارد التي سيحتاجونها خلال المشروع، سيكون لدى الأشخاص الذين لديهم خبرة عملية في كل إدارة من إدارات المشاريع فهم أفضل للموارد المطلوبة.


لهذه الخطوة، ستحتاج إلى:


  • أهداف المشروع المحددة بوضوح.
  • خارطة طريق للمشروع رفيعة المستوى أو هيكل تقسيم العمل (WBS)، اعتمادا على تعقيد المشروع.
  • خطة مؤقتة لإدارة الموارد.
  • بيان نطاق المشروع.

2. تقدير التكلفة

بمجرد أن يكون لديك قائمة بالموارد اللازمة، فإن الخطوة التالية هي تقدير تكلفة شرائها، مفتاح هذه الخطوة هو جمع أكبر قدر ممكن من معلومات التسعير حتى تتمكن من إجراء تقديرات مستنيرة للتكاليف.


بالنسبة للموارد الملموسة مثل الأدوات واللوازم والمعدات، احصل على عروض أسعار حقيقية من البائعين لإبلاغ تقدير التكلفة الخاص بك، بالنسبة لتكاليف العمالة احصل على عروض أسعار متعددة من المقاولين المحتملين للمساعدة في إعطائك فكرة واقعية عن تكلفة العمل الذي تحتاجه بالفعل.


ضع في اعتبارك أن بعض الوقت قد يمر بين وقت إجراء التقدير الخاص بك ووقت شراء هذه العناصر، لذلك يجب عليك البناء في بعض الغرف في حالة ارتفاع الأسعار.


بالإضافة إلى البناء في لكل تكلفة فردية، ستحتاج أيضا إلى إضافة مخزن مؤقت بنسبة 5-10٪ إلى إجمالي التكلفة الخاصة بك لحساب النفقات غير المتوقعة، إذا كانت هذه هي المرة الأولى التي تعمل فيها مع فريق المشروع هذا، فاكتشف ما إذا كان مدير التكلفة السابق قد أنتج تقارير الميزانية في نهاية المشاريع السابقة.


يمكنك إلقاء نظرة على مقدار التكاليف النهائية للمشاريع السابقة التي انحرفت عن تقديراتها الأولية واستخدام بيانات التكلفة هذه كمعيار لتقدير مقدار الهامش الذي تحتاج إلى بناءه في تقرير التقدير الخاص بك.


في مرحلة التقدير، ستحتاج إلى:


  • جدول المشروع أو مخطط PERT، اعتمادا على تعقيد المشروع.
  • قائمة بنواتج مشروعك.
  • مقاييس نجاح محددة بوضوح.


3. ميزانية التكلفة

الآن بعد أن أصبح لديك تقديرات عامة لاحتياجات مشروعك واحتياجاته من الموارد، يمكنك البدء في العمل على ميزانية مشروعك، ميزانية مشروعك هي خطة مفصلة للمبلغ الذي تخطط لإنفاقه خلال المشروع، ولماذا، ومتى.


اعتمادا على تعقيد مشروعك، قد يؤثر "متى" بشكل كبير على استراتيجية إدارة التكاليف الخاصة بك، بالنسبة للمشاريع متعددة السنوات قد ترغب في تحديد مخصصات التكاليف بحيث لا ينبغي إنفاق أكثر من 30٪ من ميزانيتك في السنة الأولى وما إلى ذلك، هذا يمكن أن يمنع تجاوز التكاليف في وقت لاحق على الطريق.


في هذه المرحلة، ستحتاج إلى:


  • وثيقة ميزانية المشروع.
  • تحليل أصحاب المصلحة في المشروع.

4. مراقبة التكاليف

يتكون الجزء الأكبر من عملية إدارة التكاليف من مراقبة التكاليف، هذه هي عملية تسجيل التكاليف والمحاسبة مع تقدم المشروع، وإجراء التعديلات، وتنبيه أصحاب المصلحة إلى المشاكل عند حدوثها، الهدف من خطوة مراقبة التكاليف هو مقارنة تكاليف المشروع الفعلية بالميزانيات والتقديرات الأصلية واتخاذ خطوات للتأكد من بقاء المشروع في أقرب وقت ممكن من الخطة.


سيعتمد تكرار مراجعة هذا على مشروعك، في بعض الأحيان ستحتاج إلى مراجعة التكاليف في الوقت الفعلي، في حالات أخرى يمكنك تسجيل الوصول شهريا أو حتى كل ثلاثة أشهر، مشاركة تحديثات التكاليف حسب الضرورة من خلال تقارير حالة المشروع حتى يكون فريق المشروع بأكمله على نفس الصفحة.


ضع في اعتبارك أن أي تغييرات في نطاق المشروع ستؤثر على ميزانية المشروع وتكاليفه، لذا راقب عن كثب زحف النطاق، إذا كانت تكلفة المشروع تنحرف كثيرا عما وضعته في الميزانية، فأخبر أصحاب المصلحة حتى تتمكن من التوصل إلى خطة عمل بشكل استباقي.


في هذه المرحلة، ستحتاج إلى:


  • أداة إدارة المشاريع.
  • أداة الإبلاغ العالمية.


محاسبة تكاليف ما بعد المشروع


بمجرد انتهاء المشروع، حان الوقت لحساب تباين التكاليف وتقييم مدى انحراف مشروعك عن ميزانيتك وتقديراتك الأصلية، ما هي التكاليف الإجمالية للمشروع؟ كيف تمت مقارنة تكاليفك الفعلية بتكاليفك المقدرة؟


ينتهي المشروع الناجح بالقرب من ميزانية المشروع المتوقعة، إذا أنفقت الكثير من المال، فأنت إما تقلل من ميزانية مشروعك أو كان لديك الكثير من النفقات غير المتوقعة، إذا حدث هذا فقم بعقد اجتماع مشروع لتقييم سبب حدوث ذلك ومنع حدوثه في المستقبل.


على الجانب الآخر، إنفاق القليل جدا من ميزانيتك ليس مثاليا أيضا، لقد قدرت هذه التكاليف لسبب ما، وإذا أتيت بشكل كبير في إطار الميزانية، فإن عملية ميزانية التكاليف الخاصة بك كانت غير دقيقة، سجل هذه المعلومات كبيانات تاريخية وضعها في الاعتبار للمشاريع المستقبلية، حتى تتمكن من زيادة دقتك خلال مرحلة تقدير التكاليف.


كيفية حساب تكاليف المشروع


لضمان بقاء مشروعك مربحا وضمن الميزانية، من الضروري أن يكون لديك فهم قوي لكيفية حساب تكاليف المشروع.


لدى مديري المشاريع مجموعة متنوعة من طرق إدارة التكاليف للاختيار من بينها، ويعتمد اختيار أفضلها على الاحتياجات المحددة ونطاق مشروعك، ضع في اعتبارك عوامل مثل تعقيد المشروع، وإمكانية التنبؤ بالمهام، وتوقعات العملاء، ومستوى المرونة الذي ستحتاجه لتحقيق أهدافك في الأداء من حيث التكلفة.


1. كل ساعة

يتضمن حساب تكاليف المشروع على أساس الساعة دفع ثمن العمل المنجز مقاسا بالساعات، هذه الطريقة فعالة بشكل خاص للمشاريع التي يكون فيها النطاق مرنا أو غير مؤكد لأنها تسمح بالتكيف مع تقدم المشروع.


على سبيل المثال مشروع تطوير البرمجيات، يتم حساب تكلفة فريق التطوير على أساس عدد الساعات التي يقضونها في المشروع، إذا كان الفريق يعمل 100 ساعة في الشهر بمعدل 100 دولار في الساعة، فإن تكلفة المشروع لذلك الشهر ستكون 10000 دولار، توفر هذه الطريقة المرونة ويمكن أن تستوعب التغييرات في نطاق المشروع بشكل فعال.


2. المعدل الثابت

ينطوي نهج المعدل الثابت، أو السعر الثابت، على الاتفاق على التكلفة الإجمالية للمشروع مقدما، هذه الطريقة مثالية للمشاريع ذات النطاق المحدد جيدا والنواتج، وهذا يعطي كلا الطرفين فهما واضحا للتكلفة الإجمالية.


علي سبيل المثال حملة تسويقية، تتفق الوكالة والعميل على سعر ثابت قدره 20000 دولار للحملة بأكملها، يغطي هذا السعر جميع جوانب المشروع، من التخطيط إلى التنفيذ، الميزة هنا هي القدرة على التنبؤ في وضع الميزانية، حيث يعرف العميل بالضبط كم سيكلف المشروع، بغض النظر عن الوقت والموارد المستخدمة.


3. التكلفة الزائدة

تتضمن طريقة التكلفة الزائدة  فرض التكاليف الفعلية للمشروع بالإضافة إلى ترميز أو رسوم إضافية، غالبا ما يستخدم هذا النهج في المشاريع طويلة الأجل حيث لا يمكن تقدير التكاليف بدقة في البداية، إنه يضمن تغطية جميع تكاليف المشروع ويشمل هامش ربح.


على سبيل المثال في مشروع البناء، يتقاضى المقاول التكاليف الفعلية المتكبدة (مثل المواد والعمالة) بالإضافة إلى نسبة مئوية ثابتة كربح، إذا بلغت تكاليف المواد والعمالة 50000 دولار وكانت العلامات المتفق عليها 20٪، فإن الرسوم الإجمالية على العميل ستكون 60،000 دولار، تعمل طريقة إدارة التكاليف هذه على مواءمة مصالح العميل والمقاول، حيث يهدف كلا الطرفين إلى تحقيق الأداء الأمثل للتكلفة.


4. التسعير القائم على القيمة

يركز التسعير القائم على القيمة على القيمة أو الفائدة التي يتلقاها العميل بدلا من تكلفة المشروع نفسه، طريقة التقدير هذه مثالية للمشاريع التي يكون فيها للنتيجة قيمة متصورة عالية، بغض النظر عن التكلفة الفعلية للتسليم.


ضع في اعتبارك سيناريو تساعد فيه شركة استشارية العميل على زيادة إيراداته السنوية، إذا أسفرت استراتيجيات الخبير الاستشاري عن زيادة في الإيرادات قدرها مليون دولار، يجوز للخبير الاستشاري أن يفرض رسوما على أساس نسبة مئوية من زيادة الإيرادات، على سبيل المثال 10 في المائة والتي ستكون 000 100 دولار، يضمن التسعير القائم على القيمة أن يعكس التسعير القيمة المقدمة.


طرق فعالة لإدارة تكاليف المشروع


أحد أكثر التحديات المستمرة التي تواجهها الفرق في مختلف الصناعات هو السيطرة على تجاوزات الميزانية ومنعها، لا تؤدي هذه التجاوزات إلى إجهاد الموارد المالية فحسب، بل يمكن أن تؤدي أيضا إلى تعريض جودة المشروع للخطر، وتأخير الجداول الزمنية، وحتى فشل المشروع.


الإدارة الفعالة للتكاليف هي المفتاح لمواجهة هذا التحدي لأنها تتأكد من تسليم المشاريع في حدود ميزانياتها المخصصة مع الحفاظ على معايير عالية من الجودة والكفاءة.


يعد اختيار أفضل طريقة لإدارة التكاليف أمرا أساسيا لمواجهة هذه التحديات المالية وجها لوجه، لمزيد من تحسين التكلفة يمكن للفرق الاستفادة من الأتمتة وبرامج الإدارة ولوحات المعلومات التي توفر تحليل التكاليف في الوقت الفعلي والتدفق النقدي وتصور التكاليف في المستقبل، سيساهم هذا في نهاية المطاف في نجاح مشروعك.


1. التقدير من أعلى إلى أسفل

التقدير من أعلى إلى أسفل هو طريقة يتم فيها تقدير التكلفة الإجمالية للمشروع أولا، ثم يتم استخلاص التكاليف الفردية من هذا المجموع، هذا النهج مفيد في المراحل المبكرة من تخطيط المشاريع، عندما لا تكون المعلومات التفصيلية متاحة بعد،إنه يعطي فكرة سريعة وتقريبية عن تكلفة المشروع.


على سبيل المثال، في مشروع جديد لتطوير البرمجيات، قد يقدر مدير المشروع التكلفة الإجمالية للمشروع بمبلغ 000 200 دولار بناء على مشاريع مماثلة سابقة، ثم يتم تقسيم هذه التكلفة الإجمالية إلى قطاعات أصغر مثل التصميم والترميز والاختبار والنشر، وخصص كل منها جزءا من الميزانية الإجمالية، هذه الطريقة فعالة لتوفير إطار أولي للتكاليف وتوجيه عملية صنع القرار في وقت مبكر من المشروع.


2. التقدير من أسفل إلى أعلى

التقدير من أسفل إلى أعلى هو عكس النهج من أعلى إلى أسفل، إنه ينطوي على تقدير المهام الفردية أو مكونات المشروع أولا ثم إضافتها للحصول على التكلفة الإجمالية للمشروع، طريقة التقدير هذه أكثر دقة وموثوقية، خاصة بالنسبة للمشاريع ذات النطاق المحدد جيدا، لأنها تأخذ في الاعتبار معلومات مفصلة عن التكاليف.


ضع في اعتبارك مشروع بناء حيث يتم تقدير كل جزء من المشروع، مثل وضع الأساس والتأطير والسباكة والأعمال الكهربائية، بشكل فردي استنادا إلى تحليل مفصل، بعد تقدير جميع هذه المكونات يتم تلخيص التكاليف لتحديد الميزانية الإجمالية للمشروع، يعد التقدير من أسفل إلى أعلى مثاليا للفرق التي تحتاج إلى تحكم دقيق في كل جانب من جوانب تكاليف المشروع.


3. إدارة القيمة المكتسبة

إدارة القيمة المكتسبة (EVM) هي نهج متطور لإدارة التكاليف يجمع بين قياسات أداء المشروع من حيث النطاق والجدول الزمني والتكلفة، تقدم EVM نظرة شاملة على التقدم المحرز في المشروع ومواءمته مع تخطيط المشروع الأصلي.


على سبيل المثال في مشروع بنية تحتية كبير، سيتم استخدام EVM لتتبع ما يلي:


  • تكلفة العمل المقررة في الميزانية (BCWS).
  • التكلفة الفعلية للعمل المنجز (ACWP).
  • التكلفة المخصصة في الميزانية للعمل المنجز (BCWP).


ومن خلال مقارنة هذه الأرقام، يمكن لمديري المشاريع قياس أداء تكلفة المشروع واتخاذ إجراءات تصحيحية إذا لزم الأمر.


4. التقدير من ثلاث نقاط

يتم استخدام تقدير ثلاث نقاط لتحديد تقدير أكثر واقعية من خلال النظر في ثلاثة سيناريوهات:


  • الأكثر تفاؤلا (أفضل حالة).
  • الأكثر تشاؤما (أسوأ الحالات).
  • على الأرجح.


توفر طريقة إدارة التكاليف هذه مجموعة من النتائج المحتملة، والتي يمكن أن تزيد من القدرة على التنبؤ وأداء التكاليف للمشروع.


على سبيل المثال مشروع تطوير منتج جديد، قد يقدر مدير المشروع أن مرحلة التصميم قد تستغرق 30 يوما (متفائل)، أو 45 يوما (على الأرجح)، أو 60 يوما (متشائم)، باستخدام هذه النقاط الثلاث يحسبون متوسط المدة أو المتوسط المرجح، مما يساعد في وضع جداول زمنية وميزانيات واقعية.


الأسئلة الشائعة حول إدارة التكاليف


يوجد أسئلة شائعة كثيره حول إدارة التكاليف، اليك بعضها مصحوبة بإجاباتها :


1. ما هي الخطوة الأولى في إدارة تكاليف المشروع؟

تتمثل الخطوة الأولى في إدارة تكاليف المشروع في تحديد خط الأساس لميزانية مشروعك، وهذا ينطوي على تحديد جميع التكاليف والمدخلات المحتملة المتعلقة بالمشروع، بما في ذلك العمالة والمواد والمعدات وأي نفقات أخرى، يعد إنشاء خط أساس أمرا ضروريا لأنه يوفر إطارا لرصد النفقات والتحكم فيها خلال دورة حياة المشروع.


2. ما هي الوظائف الخمس لإدارة التكاليف؟

الوظائف الرئيسية الخمس لإدارة التكاليف هي:


  • تقدير التكلفة : تحديد التكلفة الإجمالية المطلوبة لإكمال المشروع.

  • ميزانية التكاليف : تخصيص تقدير التكلفة الإجمالية لبنود العمل الفردية لوضع خط أساس لقياس الأداء.

  • مراقبة التكاليف : رصد نفقات المشروع وتنفيذ تدابير للحفاظ على التكاليف في حدود الميزانية المعتمدة.

  • إدارة التدفق النقدي : ضمان وجود تدفق نقدي كاف لتلبية احتياجات المشروع، وهو أمر بالغ الأهمية للحفاظ على زخم المشروع.

  • إدارة المشتريات : إدارة شراء السلع والخدمات، وضمان الحصول على كل شيء بأفضل تكلفة ممكنة وتلبية احتياجات المشروع.

3. ما هي إدارة التكاليف في إدارة المشاريع؟

إدارة التكاليف في إدارة المشاريع هي عملية التخطيط والتقدير والميزانية والتحكم في التكاليف بهدف إكمال المشروع في إطار الميزانية المعتمدة، وهو ينطوي على عملية مستمرة لقياس ورصد أنشطة ونفقات المشروع وتنفيذ التعديلات اللازمة لضمان استخدام الموارد المالية للمشروع بفعالية.



قم بتحسين أداء مشروعك من خلال إدارة التكاليف، تحتوي إدارة التكاليف على الكثير من الأجزاء المتحركة، ولكن طالما أن فريقك لديه رؤية لتكاليف المشروع، يمكنك منع تجاوز التكاليف والتأكد من الانتهاء من مشروعك في إطار الميزانية في كل مرة.





إرسال تعليق