ما هي إدارة الامتثال، وكيفية تنفيذها؟ | compliance management and implement it

يمكن لبرنامج إدارة الامتثال الآلي أن يوفر وقت مؤسستك وأموالها ومواردها.

 الامتثال هو الهيكل الذي تم بناؤه لضمان امتثال شركتك أو منظمة الرعاية الصحية أو وكالة إنفاذ القانون للقواعد واللوائح والقوانين المختلفة التي تحكم صناعتك والطريقة التي تعمل بها مؤسستك.


نظام إدارة الامتثال هو عملية تم إنشاؤها للحفاظ على عمل هيكل الامتثال، إنها العملية التي يمكنك من خلالها بناء دليل سياستك، وإدارة التدريب والتطوير المهني، وتجميع إثبات امتثالك لوكالات الاعتماد والهيئات التنظيمية الحكومية.


يستخدم نظام إدارة الامتثال أساليب وأدوات مثل عمليات التدقيق الداخلي، ومراجعة الحسابات من طرف ثالث، وتطبيقات التكنولوجيا، والتقارير والوثائق، والضوابط الأمنية، بالإضافة إلى أنه يعتمد على فريق من الأشخاص الذين يفهمون كيفية وأسباب الامتثال ويعملون للحفاظ على سير منظمتهم بسلاسة.


في هذه المقالة، سنناقش إدارة الامتثال، ولماذا هي مهمة، وكيفية بدء برنامج إدارة الامتثال.



ما هي إدارة الامتثال، وكيفية تنفيذها؟ | compliance management and implement it
ادارة الامتثال


ما هي إدارة الامتثال؟


إدارة الامتثال هي معالجة مراقبة أنظمة المنظمة وسياساتها وإجراءاتها لضمان امتثال جميع الموظفين للقوانين المحلية واللوائح الحكومية وقواعد الاعتماد ومدونات قواعد السلوك، يتضمن الامتثال لمكان العمل بشكل عام مجالين:


  • امتثال الشركات هو الطريقة التي يمكنك من خلالها أن تضمن المنظمة امتثال الموظفين للسياسات والإجراءات والقواعد الداخلية الخاصة بالمؤسسة، وأيضا معايير الأداء والسلوك.

  • يشير الامتثال التنظيمي إلى الطريقة التي تمتثل بها المنظمة للقوانين واللوائح والقواعد الخارجية.


بعبارة أخرى، ينطوي امتثال الشركات على قواعد تم إنشاؤها داخل المنظمة، والامتثال التنظيمي يتبع القواعد التي تم إنشاؤها خارج المنظمة.


لماذا تعد إدارة الامتثال مهمة؟


ببساطة، إدارة الامتثال تبقيك بعيدا عن المتاعب، هناك لوائح وقوانين وقواعد لمنع الناس من انتهاك الخصوصية أو مشاركة معلومات شخص آخر أو السرقة أو ارتكاب الاحتيال، لأن الناس يفعلون ذلك في بعض الأحيان.


هناك لوائح وقوانين وقواعد لإجبار الناس على التصرف لمصلحة عملائهم، لأن الناس في بعض الأحيان لا يفعلون ذلك.


إدارة الامتثال تخفف من المخاطر وتبني ثقافة الامتثال، إنه يضمن أن الناس يعرفون تلك اللوائح والقوانين والقواعد ويفهمونها ويتبعونها.


إذا لم يفعلوا ذلك، يمكن أن تخضع مؤسستك لعقوبات وغرامات حكومية، ودعاوى قضائية وتسويات، وتكاليف قانونية، وتكاليف أمنية، وضرر لسمعتك، وحتى الملاحقة الجنائية، يمكن لعقوبة واحدة أو دعوى قضائية أن تقضي على الشؤون المالية لشركتك، يمكن أن يضر الضرر الذي يلحق بسمعتك صورة شركتك ويجعل الناس يجدون بدائل أو يرفضون التعاون مع مؤسستك.


عندما تفكر في ما يمكن أن يفعله عدم الامتثال لمؤسستك، ستدرك أنك لا تستطيع تحمل الذهاب بدون خطة لإدارة الامتثال.


ثلاثة مناهج لإدارة الامتثال


هناك ثلاثة نهج أساسية لإدارة الامتثال:

  1. صارمة، من أعلى إلى أسفل.
  2. عدم التدخل.
  3. مشتركة أو موزعة.

إليك ما يعنيه كل ذلك.


1. نهج صارم من أعلى إلى أسفل

تفرض شخصية سلطة قوية القواعد في جميع أنحاء المنظمة، لا يوجد مجال للتسوية أو المرونة، على سبيل المثال سيكون لدى الشركة المصنعة سياسة سلامة صارمة عندما يتعلق الأمر باستخدام المعدات الثقيلة أثناء العمل، لا يمكنك التفاوض من أجل تخفيف قواعد السلامة: لا يمكنك قيادة الرافعة الشوكية عندما تكون "مخمورا قليلا" فقط، وبالمثل سيكون لدى المستشفى أيضا سياسات سلامة صارمة عندما يتعلق الأمر برعاية المرضى، يجب أن تعطي مريضك الدواء المناسب في الوقت المناسب، لا يمكنك طلب بعض المرونة في إعطائها فقط "معظم الوقت".


2. نهج عدم التدخل

هذا هو النهج المرن لإدارة الامتثال. وقد وضع رقم السلطة بعض المبادئ التوجيهية رفيعة المستوى، ولكن الإجراءات متروكة للموظفين لمعرفة ذلك، بالطبع لا يمكنك خرق القانون لتحقيق أهدافك، ولكن عندما يتعلق الأمر بالمعايير الأخرى، لا تزال هناك بعض المرونة.


على سبيل المثال، قد يكون لدى الشركة جدول عمل مرن، يجب على الجميع العمل 40 ساعة في الأسبوع، ولكن يمكنهم العمل من المنزل خلال أي جزء من اليوم هو الأفضل بالنسبة لهم، يعمل هذا بشكل جيد في ROWE (بيئة عمل موجهة نحو النتائج) حيث يمكنك وضع معايير عالية خاصة بك، ولكنك لا تخضع للعقوبات والغرامات إذا لم تستوفيها.


3. نموذج مشترك أو موزع

هذا يعني أن الجميع يعملون معا ويتقاسمون المسؤولية لجعل الامتثال أولويتهم، بدلا من تلقي إرشادات رفيعة المستوى من شخصية السلطة، تتقاسم المجموعة مسؤولية تحقيق الامتثال وإثباته، إنه نهج "نحن في هذا معا"


على سبيل المثال، لدى شركة ناشئة في مجال التكنولوجيا المالية لوائح معينة يتعين عليها اتباعها، ولكن بدلا من وجود القواعد التي تمليها عليهم من قبل شخصية السلطة، فإنهم جميعا يعرفون ما يفترض أن يفعلوه وما يسمح لهم بفعله، إنهم يفهمون القوانين واللوائح، ويحاسبون بعضهم البعض أثناء تتبع عملياتهم الخاصة لإثبات امتثالهم.


كيفية إنشاء أو تحسين برنامج الامتثال


بادئ ذي بدء، ينبغي أن يكون لكل برنامج امتثال كبير موظفي الامتثال أو مدير الامتثال، ينبغي أن يكون لهذا الشخص سلطة وضع سياسات جديدة، ومراجعة السياسات القائمة، وإنفاذ متطلبات التدريب والامتثال في دليل السياسات والإجراءات الخاصة بالمنظمة.


يحتاج فريق الامتثال الخاص بك إلى قادة ومن إدارات مختلفة داخل مؤسستك، لن يكون لديهم مصلحة خاصة في ضمان استيفاء إدارتهم لمتطلبات الاعتماد فحسب، بل قد يكون لديهم أيضا متطلباتهم الخاصة التي يتعين عليهم الوفاء بها.


تحتاج أيضا إلى خبراء في الموضوع يضمنون جدوى ووظائف مختلف السياسات، سيشرحون كيفية وأسباب بعض السياسات، مع التأكد من إمكانية إنجاز الإجراءات ومعايير الأداء التي يجب أن تتوقعها.


فيما يتعلق بإنشاء بقية برنامج الامتثال، حدد قانون الرعاية بأسعار معقولة سبعة عناصر رئيسية لبرنامج امتثال فعال، وعلى الرغم من أنها موجهة في المقام الأول نحو الرعاية الصحية، إلا أن العناصر السبعة لا تزال منطقية لأي صناعة أو منظمة أخرى.


  • وضع واعتماد سياسات وإجراءات ومعايير سلوك مكتوبة :  إنه يعزز التوحيد والامتثال داخل شركتك.

  • إنشاء الإشراف على البرنامج : من سيشرف على برنامج الامتثال ويراقبه وينفذه؟ هذا الشخص هو مراقب شركتك ويجب أن يكون قادرا على الإجابة على الأسئلة والمخاوف.

  • توفير التدريب والتعليم : يحتاج الموظفون على جميع المستويات إلى فهم معايير برنامج الامتثال من أجل الامتثال لها، يمكن للبرنامج التدريبي توصيل متطلبات شركتك بوضوح.

  • إنشاء اتصال ثنائي الاتجاه على جميع المستويات : يجب على الموظفين التواصل بشكل استباقي في الوقت المناسب، سواء كان طرح الأسئلة أو الإبلاغ عن القضايا أو معالجة الشواغل الأخلاقية، تضمين طريقة للموظفين للإبلاغ عن قضايا الامتثال أو السلوك غير القانوني دون خوف من الانتقام دون الكشف عن هويتهم.

  • تنفيذ نظام للرصد والتدقيق : سترغب في قياس فعالية البرنامج وتحديد المخاطر، وضع نظام للرصد الداخلي والخارجي، بما في ذلك عمليات مراجعة الحسابات الرسمية.

  • فرض الانضباط المتسق : فرض معايير السلوك وإعطاء الانضباط المناسب لأي شخص يفشل في الامتثال لمتطلبات البرنامج.

  • اتخاذ إجراءات  تصحيحية : عندما تجد نقاط الضعف أو الانتهاكات من خلال المراقبة والتدقيق، قم بتصحيح المشكلة في الوقت المناسب.

قد يتم تصميم القائمة لمرافق الرعاية الصحية، ولكن يمكن لأي صناعة إنشاء برنامج إدارة الامتثال الخاص بها باستخدام هذه العناصر السبعة.


حدد نظام إدارة الامتثال الخاص بك


نظام إدارة الامتثال هو النظام أو العمليات المستخدمة لمراجعة السياسات وتحديثها، والتواصل مع الموظفين، والحفاظ على مسارات مراجعة الحسابات، وإثبات الامتثال لمعايير ولوائح الصناعة.


قد يكون من الصعب اختيار النوع الصحيح من النظام، سواء كان ترقية نظام قديم أو إطلاق نظام جديد تماما، اعتاد الناس على الطريقة القديمة للقيام بالأشياء، حتى لو كانت الطريقة الجديدة تعد بتوفير الكثير من الوقت والطاقة لهم، قد يكون الأمر مرهقا على أقل تقدير.


إذا كنت تنتقل من نظام يدوي ومجلد ومجلد لإدارة الامتثال إلى نظام آلي مع برامج كمبيوتر، فستظل تواجه بعض الصعوبات.


ولكن من خلال التحول إلى نظام إدارة الامتثال الآلي، يمكنك المضي قدما في مؤسستك بطرق جديدة، وتحسين جهود الامتثال الخاصة بك، واختبار النتائج، وحتى الحد من مخاطر المسؤولية والدعاوى القضائية.


النظام اليدوي يستغرق وقتا طويلا ومكلف ويضيع الكثير من الوقت لشيء واحد، تخيل إعطاء الجميع في مؤسستك دليل سياسة من 100 صفحة مطبوعا ومقيدا في مجلد من ثلاث حلقات، ستكون هناك حاجة إلى رزمة واحدة من الورق فقط لإنشاء خمسة أدلة للسياسات، ناهيك عن العثور على رابط ثلاثي الحلقات لكل شخص في المنظمة.


وماذا تفعل عندما تكون هناك تحديثات للسياسات الحالية؟ اطبع السياسة وأعطيها للجميع؟ أرسله بالبريد الإلكتروني إلى الجميع واطلب منهم طباعته ووضعه في المجلد، وتمزيق القديم عندما يفعلون ذلك؟


ماذا تفعل إذا كان من المفترض أن تتبع ما إذا كان الجميع يقرأ السياسة الجديدة؟ هل تطلب من كل واحد منهم أن يرسل لك بريدا إلكترونيا بمجرد طباعة السياسة الجديدة؟ كم مرة سيكون عليك أن ترسل لهم تذكيرات عبر البريد الإلكتروني لإرسال إشعارهم إليك؟


باستخدام نظام إدارة الامتثال الآلي، يمكنك تحميل دليل السياسة الخاص بك إلى خادم قائم على السحابة حيث يتم الاحتفاظ بجميع سياسات مؤسستك وإجراءاتها ولوائحها، يمكن الوصول إلى الدليل على أي هاتف محمول أو جهاز لوحي أو كمبيوتر.


يمكنك تحميل سياسات جديدة أو إجراء تحديثات للسياسات الحالية، ويمكنك دفع هذه السياسات الجديدة إلى جميع الموظفين المتضررين، ثم تطلب منهم التوقيع على السياسة والإقرار بالاستلام.


بالنسبة لأولئك الذين لا يفعلون ذلك بأسرع ما تحتاج، يمكن للنظام إرسال إشعارات تلقائية فردية إلى الناس، لتذكيرهم بقراءة السياسة الجديدة والتوقيع عليها.


يمكنك الحصول على رؤية كاملة لامتثال مؤسستك للتدريب والتقييمات وقراءة السياسات والتوقيع على الوثائق اللازمة، لم يعد عليك تتبع التوقيعات وأوراق تسجيل الدخول للدورات التدريبية، كل ذلك يتم تلقائيا.


ومن خلال إزالة أدلة السياسة الورقية، فإنك توفر الوقت والمال من خلال عدم طباعة أي أدلة أخرى للسياسة، يمكنك بسهولة توسيع نطاق دليل السياسة الخاص بك دون زيادة تكاليفك، بالإضافة إلى ذلك لقد ألغيت جميع تكاليف التخزين لأن إصدار الجميع دائما في السحابة وليس على رفوفهم أو في خزانة الملفات.


هذه الميزات مهمة أيضا في الصناعات التي لا يملك فيها بعض الناس حتى مكاتب، مثل الممرضات والمنظمين في المستشفى، بالإضافة إلى ذلك يمكنك توفير جميع أنواع محتوى التدريب لمشاهدته وقراءته وسماعه على أجهزتهم المفضلة، بدلا من محاولة إيجاد طريقة لجدولة الجميع في مساحة محدودة ووقت محدود.


يمكن لمهنيي الرعاية الصحية المشاركة في التدريب اللازم، ويمكنك تجميع جميع وثائق إثبات الامتثال هذه باستخدام برنامج إدارة الامتثال الخاص بك وتقديمه إلى هيئات الاعتماد والتنظيم اللازمة.


كيفية تنفيذ برنامج الامتثال دون الشعور بالظغط الزائد


تعد إدارة الامتثال مهمة شاقة، خاصة بالنسبة للمنظمات عالية المخاطر والثقة العالية مثل صناعة الرعاية الصحية.


يمكن أن تساعد برامج الامتثال المنظمات من أي نوع على تحقيق امتثالها التنظيمي وتتبعه والحفاظ عليه، يمكن لهذا البرنامج تتبع اللوائح المتغيرة، والسماح للمسؤولين برؤية كيفية اصطفاف السياسات والإجراءات الحالية.


كما يسهل البرنامج تحديث السياسات، ودفع التغييرات للموظفين، وتعزيز التدريب والتطوير المهني للموظفين، يمكنك أيضا إجراء تقييمات المخاطر وتعيين تنبيهات تلقائية لتذكير الناس بالحفاظ على متطلبات الترخيص الخاصة بهم.


كما تسهل برامج الامتثال الحفاظ على إثبات وثائق الامتثال لإظهار ما تفعله المنظمة للبقاء في الامتثال.


ولكن هل يجب أن تشتري برنامج إدارة الامتثال الخاص بك، أم تريد أن تحاول بناء برنامجك الخاص لتلبية المتطلبات المحددة لشركتك؟


في حين أن معظم الشركات ستشتري برامج إدارة الامتثال الخاصة بها، فإن بعض المنظمات لديها الشجاعة الكافية لبناء برامجها الخاصة، بالطبع كمطور برامج لإدارة السياسات، سيتم توصيتك بشراء برنامجك بدلا من بناء برنامجك الخاص من الصفر، فيما يلي بعض الأسباب :


1. يمكنك البدء في العمل على الفور

إذا كنت قلقا بشأن إدارة الامتثال وتطوير دليل السياسة، فأنت تريد البدء في تطوير المحتوى الذي تحتاجه، وليس البرامج التي تريد استخدامها، شراء البرامج يعني أنه يمكنك أن تكون قيد التشغيل في وقت قصير.


2. العديد من الميزات والوظائف جاهزة بالفعل في البرنامج

البرامج خارج الصندوق سهلة الاستخدام بالفعل وقد تمت كتابة الوثائق بالفعل، كل شيء موجود بالفعل لبدء إدارة الامتثال الخاصة بك.


3. تكلفة شراء البرمجيات أقل

يوجد برامج  لدمج الترقيات، وحل الأخطاء، والحفاظ على عمل كل شيء بشكل صحيح، هل لديك الموظفين والموارد لبناء حتى نسخة صغيرة من ذلك؟ السؤال الأكبر هو، هل تريد الدخول في مجال تطوير البرمجيات أم الالتزام بما تفعله بشكل أفضل؟


4. الاعتماد أصبح أبسط

هناك بالفعل نسخ إلكترونية من هذه المعايير ويمكن دمجها بسهولة في أدلة السياسة الخاصة بك ثم تعيينها لمتطلبات الاعتماد الخاصة بك، يمكنك أيضا تحميل محتوى التدريب والتقييمات بسهولة إلى البرنامج حتى يتمكن الناس من بدء التدريب على السياسات المختلفة.


خلاصة القول 


تعد إدارة الامتثال جزءا مهما من نجاح كل منظمة، إنه شيء واحد لوضع دليل للسياسات والإجراءات، ولكن إذا لم يكن لديك طريقة لجعل الناس يمتثلون لتلك القواعد واللوائح، فأنت في خطر الغرامات الحكومية والدعاوى القضائية والعقوبات الحكومية الأخرى.


سواء كنت تتبع نهجا من أعلى إلى أسفل، أو نهجا غير عملي، أو نموذجا مشتركا أو موزعا لإدارة الامتثال، فإن تطوير برنامج الامتثال الخاص بك سيشمل تعيين مدير امتثال، ومراجعة سياساتك وإجراءاتك بانتظام، بالإضافة إلى اجتياز عمليات مراجعة الحسابات من قبل وكالتك المعتمدة.


بالطبع، ليس لدى بعض المنظمات دليل للسياسات بعد، أو لم تعمل من أجل الاعتماد بعد، وبالتالي تعمل على فهم السبب وما إذا كان من المهم القيام بذلك.

إرسال تعليق