ما هي خطة الطوارئ؟ | contingency plan

خطة الطوارئ التجارية هي استراتيجية احتياطية لفريقك أو منظمتك، تحدد كيف ستستجيب إذا أخرجت الأحداث غير المتوقعة خططك عن المسار الصحيح.

 لا أحد يريد أن تفشل الخطة أ، ولكن وجود خطة ب قوية في مكانها هو أفضل طريقة للاستعداد لأي موقف، من خلال خطة احتياطية قوية، يمكنك الاستجابة بفعالية للأحداث غير المتوقعة بشكل فعال والعودة إلى المسار الصحيح في أسرع وقت ممكن.


خطة الطوارئ هي استراتيجية استباقية لمساعدتك على معالجة التطورات السلبية وضمان استمرارية الأعمال، في هذه المقالة تعلم كيفية إنشاء خطة طوارئ للأحداث غير المتوقعة وبناء استراتيجيات التعافي لضمان بقاء عملك بصحة جيدة.



ما هي خطة الطوارئ؟ | contingency plan
خطة الطوارئ


ما هو التخطيط للطوارئ؟


كيف يمكن للفرق معالجة تحديات مثل انقطاع التيار الكهربائي والكوارث الطبيعية وتقلبات السوق التي تعطل العمليات وتسبب خسائر في الإنتاجية؟ يكمن المفتاح في التخطيط الفعال للطوارئ، تم تصميم هذا النهج الاستراتيجي لتحديد المخاطر المحتملة ووضع خطط استجابة قابلة للتنفيذ للتخفيف من الاضطرابات الناجمة عن الكوارث غير المتوقعة والمشاكل المتصاعدة.


ما هي خطة الطوارئ؟


خطة الطوارئ هي استراتيجية لكيفية استجابة مؤسستك للأحداث الهامة أو الحرجة للأعمال التجارية التي تطرد خططك الأصلية عن المسار الصحيح، يمكن لخطة الطوارئ التجارية التي يتم تنفيذها بشكل صحيح أن تخفف من المخاطر وتساعدك على العودة إلى العمل كالمعتاد في أسرع وقت ممكن.


قد تكون على دراية بخطط الطوارئ للاستجابة للكوارث الطبيعية، عادة ما تضع الشركات والحكومات خطط طوارئ للتعافي من الكوارث بعد الفيضانات أو الزلازل أو الأعاصير.


لكن خطط الطوارئ لا تقل أهمية عن المخاطر التجارية، على سبيل المثال يمكنك إنشاء خطة طوارئ تحدد ما ستفعله إذا اندمج منافسوك الأساسيون أو كيف ستتحول إذا فقدت عميلا رئيسيا، يمكنك حتى إنشاء خطة طوارئ للأحداث الصغيرة التي سيكون لها تأثير كبير، مثل تعطل خدمة البرامج الخاصة بك لأكثر من ثلاث ساعات.


التخطيط للطوارئ مقابل إدارة المخاطر


إدارة مخاطر المشروع هي عملية تحديد المخاطر على مستوى المشروع ورصدها ومعالجتها، تطبيق إدارة مخاطر المشروع في بداية عملية تخطيط المشروع للاستعداد لأي مخاطر قد تطرأ، للقيام بذلك قم بإنشاء سجل للمخاطر لتحديد المخاطر المحتملة للمشروع ورصدها، إذا حدث خطر فيمكنك استخدام سجل المخاطر الخاص بك لاستهداف هذا الخطر بشكل استباقي وحله في أسرع وقت ممكن.


تشبه خطة الطوارئ خطة إدارة مخاطر المشروع أو خطة إدارة الأزمات لأنها تساعدك أيضا على تحديد المخاطر وحلها، ومع ذلك ينبغي أن تغطي خطة الطوارئ التجارية المخاطر التي تشمل مشاريع متعددة أو حتى المخاطر التي يمكن أن تؤثر على إدارات متعددة، لوضع خطة طوارئ، وتحديد المخاطر الكبيرة على مستوى الأعمال التجارية والاستعداد لها.


التخطيط للطوارئ مقابل إدارة الأزمات


التخطيط للطوارئ هو نهج استباقي يعد المنظمات لحالات الطوارئ المحتملة من خلال تنفيذ استراتيجيات التخفيف من المخاطر المخطط لها مسبقا، إنه ينطوي على تحديد التهديدات وصياغة الاستراتيجيات مسبقا.


من ناحية أخرى فإن إدارة الأزمات تفاعلية، وتركز على الاستجابة الفورية والسيطرة على الأضرار عند حدوث أزمة، في حين أن التخطيط للطوارئ يمهد الطريق للتعامل الفعال مع حالات الطوارئ، فإن إدارة الأزمات تنطوي على اتخاذ القرارات في الوقت الفعلي وإدارة المشاريع خلال الأزمة الفعلية، كلاهما مهم للمنظمات والشركات للحفاظ على استقرارها ومرونتها.


أمثلة على خطة الطوارئ


هناك مجموعة متنوعة من الأسباب التي تجعلك ترغب في إعداد خطة طوارئ، بدلا من بناء خطة طوارئ واحدة، يجب عليك بناء خطة واحدة لكل نوع من أنواع المخاطر أو الكوارث على نطاق واسع التي قد تضرب.


1. خطة طوارئ الأعمال

خطة الطوارئ التجارية هي استراتيجية متخصصة تضعها المنظمات للاستجابة لأحداث معينة غير متوقعة تهدد بتعطيل العمليات العادية، إنها أشبه بخطة استمرارية الأعمال، ولكن هناك فرق رئيسي واحد.


في حين أن خطط استمرارية الأعمال تهدف إلى ضمان التشغيل دون انقطاع للأعمال التجارية بأكملها خلال الأزمة، فإن خطة الطوارئ التجارية تركز على الإجراءات والحلول لحوادث حرجة محددة، مثل خروقات البيانات أو انقطاع سلسلة التوريد أو عدم توفر الموظفين الرئيسيين.


يمكن أن تشمل خطة الطوارئ التجارية ما يلي:


  • استراتيجيات لضمان الحد الأدنى من الاضطراب التشغيلي أثناء الأزمات، مثل التحولات غير المتوقعة في السوق، أو تغييرات الامتثال التنظيمي، أو النقص الحاد في الموظفين.

  • الشراكات مع الوكالات الخارجية التي يمكنها تقديم الدعم في سيناريوهات مثل المخاطر البيئية أو حالات الطوارئ الصحية العامة.

  • استراتيجية اتصال شاملة مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين لتوفير تدفق واضح للمعلومات في الوقت المناسب خلال الأزمات مثل تهديدات سمعة العلامة التجارية أو التحديات القانونية.

2. خطة الطوارئ البيئية

على الرغم من أن الزلازل الشديدة ليست شائعة بشكل خاص، إلا أن عدم الاستعداد عندما تكون الضربات "الكبيرة" يمكن أن تكون كارثية، هذا هو السبب في أن الحكومات والشركات في المناطق المعرضة للزلازل تخلق مبادرات التأهب وخطط الطوارئ.


يمكن أن تتضمن خطة الطوارئ الحكومية للزلزال أشياء مثل:


  • أسماء ومعلومات الأشخاص المعينين للتعامل مع مهام معينة مقدما لضمان أن تكون الاستجابة للطوارئ سريعة وموجزة

  • طرق لتثقيف الجمهور حول كيفية الاستجابة عندما يضرب الزلزال.

  • جدول زمني للمستجيبين للطوارئ.

3. خطة الطوارئ التكنولوجية

إذا كان عملك ثقيلا على البيانات بشكل خاص على سبيل المثال، فإن ضمان سلامة وأمن أنظمة المعلومات الخاصة بك أمر بالغ الأهمية، سواء كانت زيادة الطاقة تلحق الضرر بالخوادم أو يحاول أحد المتسللين التسلل إلى شبكتك، فستحتاج إلى الحصول على استجابة طارئة.


يمكن أن تتضمن خطة الطوارئ التجارية لخرق البيانات ما يلي:


  • الخطوات التي يجب اتخاذها وإخطار أعضاء الفريق الرئيسيين من أجل تأمين البيانات بشكل كاف مرة أخرى.

  • أسماء ومعلومات أصحاب المصلحة الذين يجب الاتصال بهم لمناقشة تأثير خرق البيانات وخطة حماية استثماراتهم.

  • جدول زمني لتوثيق ما يتم القيام به لمعالجة الخرق وما يجب القيام به لمنع خروقات البيانات في المستقبل.

4. خطة طوارئ سلسلة التوريد

تحتاج الشركات التي تعد جزءا لا يتجزأ من سلسلة التوريد، مثل كيانات التصنيع وشركات التجزئة ومقدمي الخدمات اللوجستية، إلى خطة طوارئ فعالة لسلسلة التوريد لمواصلة العمل بسلاسة في ظل ظروف غير متوقعة.


تحوط هذه الخطط ضد اضطرابات سلسلة التوريد الناجمة عن أحداث مثل الكوارث الطبيعية أو الانقطاع التكنولوجي وتساعد المنظمات على تقليل وقت التوقف عن العمل وضمان القدرات التشغيلية في الوقت الفعلي.


يمكن أن تشمل خطة طوارئ سلسلة التوريد ما يلي:


  • تأمين البيانات والنظم الهامة مع إخطار أعضاء الفريق الرئيسيين على الفور، مثل موظفي تكنولوجيا المعلومات وإدارتها، لاتخاذ إجراءات فورية.

  • ينبغي أن يكون الاتصال بقائمة محددة مسبقا بأصحاب المصلحة الأساسيين، بما في ذلك الموردين والعملاء والمستثمرين والسلطات، لإبلاغهم بالاضطراب والخطوات التي يتم اتخاذها.

  • يعد الجدول الزمني المفصل أمرا ضروريا لتوثيق الاستجابة الفورية وتحديد الاستراتيجيات طويلة الأجل لمنع الاضطرابات المستقبلية في سلسلة التوريد.

5. خطة الطوارئ الوبائية

في مواجهة أزمة صحية عالمية، تعد خطة الطوارئ الوبائية أمرا حيويا للمنظمات في مجال الرعاية الصحية وتجارة التجزئة والتصنيع، تركز هذه الخطة على استراتيجيات التخفيف لتقليل الاضطرابات التشغيلية إلى الحد الأدنى وضمان سلامة الموظفين مع الحفاظ على استمرارية الأعمال.


يمكن أن تتضمن خطة الاستجابة للوباء ما يلي:


  • بروتوكول شامل للصحة والسلامة للموظفين، والذي يدمج الفحوصات الصحية المنتظمة والتحليل التفصيلي للمخاطر والدعم الطبي في حالات الطوارئ كمكونات رئيسية.

  • ترتيبات وبروتوكولات عمل مرنة للعمليات عن بعد والاتصالات الرقمية.

  • قائمة بالموظفين الرئيسيين وقنوات الاتصال للاستجابة الفورية والتنسيق.

  • مراجعة خطة الطوارئ الوبائية وتكييفها بانتظام كجزء من خطة مستمرة للتعافي من الكوارث لمواجهة التحديات المتطورة والدروس المستفادة.

كيفية إنشاء خطة طوارئ


يمكنك إنشاء خطة طوارئ على مستويات مختلفة من مؤسستك، على سبيل المثال إذا كنت قائد فريق فيمكنك إنشاء خطة طوارئ لفريقك أو قسمك، بدلا من ذلك ينبغي للمديرين التنفيذيين للشركات وضع خطط طوارئ تجارية للحالات التي يمكن أن تؤثر على المنظمة بأكملها.


عند إنشاء خطة الطوارئ الخاصة بك، تأكد من تقييم احتمال وشدة كل خطر، بعد ذلك بمجرد إنشاء خطتك أو خططك، احصل على موافقة مديرك أو رئيس القسم، بهذه الطريقة إذا حدث حدث سلبي يمكن لفريقك القفز إلى العمل وحل المخاطر بسرعة دون الحاجة إلى انتظار الموافقات.


1. قم بعمل قائمة بالمخاطر

قبل أن تتمكن من حل المخاطر تحتاج أولا إلى تحديدها، ابدأ بإعداد قائمة بأي وجميع المخاطر التي قد تؤثر على شركتك، تذكر هناك مستويات مختلفة من التخطيط للطوارئ، يمكنك التخطيط على مستوى العمل أو القسم أو البرنامج، تأكد من أن خطط الطوارئ الخاصة بك تتماشى مع نطاق وحجم المخاطر التي أنت مسؤول عن معالجتها.


خطة الطوارئ هي جهد واسع النطاق، لذلك عقد جلسة عصف ذهني مع أصحاب المصلحة المعنيين لتحديد المخاطر المحتملة ومناقشتها، إذا لم تكن متأكدا من الذي يجب إدراجه في جلسة العصف الذهني الخاصة بك، فقم بإنشاء خريطة تحليل أصحاب المصلحة لتحديد من يجب أن يشارك.


2. وزن المخاطر بناء على الشدة والاحتمال

لست بحاجة إلى إنشاء خطة طوارئ لكل خطر تضعه، بمجرد تحديد المخاطر والتهديدات المحتملة، اعمل مع أصحاب المصلحة لتحديد التأثير المحتمل لكل خطر.


قم بتقييم كل خطر استنادا إلى مقياسين:

  1. شدة التأثير إذا حدث الخطر.
  2. احتمال حدوث الخطر.


خلال مرحلة تقييم المخاطر، قم بتعيين شدة واحتمال لكل خطر، نوصي باستخدام عالية ومتوسطة ومنخفضة.


3. تحديد المخاطر المهمة

بمجرد تعيين الشدة والاحتمال لكل خطر، فإن الأمر متروك لك ولأصحاب المصلحة لتحديد المخاطر الأكثر أهمية التي يجب معالجتها، على سبيل المثال يجب عليك بالتأكيد إنشاء خطة طوارئ لمخاطر ذات احتمال كبير وشدة عالية، في حين أنك ربما لا تحتاج إلى إنشاء خطة طوارئ لمخاطر منخفضة الاحتمال وشدة منخفضة، يجب عليك أنت وأصحاب المصلحة أن تقرروا أين ترسمون الخط.


4. قم بإجراء تحليل لتأثير الأعمال التجارية

تحليل تأثير الأعمال (BIA) هو غوص عميق في عملياتك لتحديد الأنظمة التي تحافظ على استمرار عملياتك بالضبط، سيساعدك BIA على التنبؤ بالتأثير الذي يمكن أن يحدثه خطر محدد على عملك، وبالتالي الاستجابة التي يجب أن تتخذها أنت وفريقك إذا حدث هذا الخطر.


سيساعدك فهم شدة واحتمال كل خطر على تحديد الطريقة التي ستحتاج بها بالضبط إلى المضي قدما لتقليل تأثير التهديد على عملك.


على سبيل المثال، ما الذي ستفعله بشأن المخاطر ذات الشدة المنخفضة ولكن الاحتمال الكبير؟ ماذا عن المخاطر العالية في الشدة، ولكنها منخفضة نسبيا في الاحتمال؟


سيساعدك تحديد ما يجعل عملك بالضبط على وضع خطة طوارئ لكل خطر، بغض النظر عن الاحتمال أو الشدة.


5. قم بإنشاء خطط طوارئ لأكبر المخاطر

قم بإنشاء خطة طوارئ لكل خطر حددته على أنه مهم، كجزء من خطة الطوارئ هذه صف المخاطر والعصف الذهني الذي سيفعله فريقك إذا حدث ذلك، يجب أن تتضمن كل خطة جميع الخطوات التي تحتاج إلى اتخاذها للعودة إلى العمل كالمعتاد.


يجب أن تتضمن خطة الطوارئ الخاصة بك معلومات حول:


  • المحفزات التي ستضع هذه الخطة موضع التنفيذ.
  • الاستجابة الفورية.
  • من يجب أن يشارك ويعلم؟
  • المسؤوليات الرئيسية، بما في ذلك مخطط RACI إذا لزم الأمر
  • الجدول الزمني لردك، أي الأشياء الفورية التي يجب القيام بها مقابل الأشياء التي يجب القيام بها على المدى الطويل.

على سبيل المثال، لنفترض أنك حددت نقصا محتملا في الموظفين على أنه خطر محتمل وشديد، وهذا من شأنه أن يؤثر بشكل كبير على العمليات العادية، لذلك تريد وضع خطة طوارئ للتحضير لها، كل شخص في فريقك لديه مجموعة مهارات خاصة جدا، وسيكون من الصعب إدارة مسؤوليات الفريق إذا غادر أكثر من شخص واحد في نفس الوقت، قد تتضمن خطة الطوارئ الخاصة بك من يمكنه تغطية مشاريع أو عمليات معينة أثناء استئجار شخص بديل، أو كيفية تحسين وثائق الفريق لتجنب الإعتماد علي مهارات فرد وعزلها.


 6. احصل على الموافقة على خطط الطوارئ

تأكد من أن قادة الشركات ذوي الصلة يعرفون الخطة ويوافقون على مسار عملك، هذا مهم بشكل خاص إذا كنت تقوم بإنشاء خطط على مستوى الفريق أو الإدارة، من خلال إنشاء خطة طوارئ فإنك تمكن فريقك من الاستجابة بسرعة للمخاطر، ولكنك تريد التأكد من أن مسار العمل هو المسار الصحيح، بالإضافة إلى ذلك ستسمح لك الموافقة المسبقة بوضع الخطة موضع التنفيذ بثقة، مع العلم أنك على الطريق الصحيح ودون الحاجة إلى طلب الموافقات مسبقا.


7. شارك خطط الطوارئ الخاصة بك

بمجرد إنشاء خطط الطوارئ الخاصة بك، شاركها مع الأشخاص المناسبين، تأكد من أن الجميع يعرف ما ستفعله، فيمكنك التصرف بسرعة وسلاسة قدر الإمكان، احتفظ بخطط الطوارئ الخاصة بك في مصدر مركزي للحقيقة حتى يتمكن الجميع من الوصول إليها بسهولة إذا لزم الأمر.


يعد إنشاء مشروع في منصة إدارة العمل طريقة رائعة لتوزيع الخطة وضمان حصول الجميع على دليل خطوة بخطوة لكيفية سنها.


8. مراقبة خطط الطوارئ

راجع خطة الطوارئ الخاصة بك بشكل متكرر للتأكد من أنها لا تزال دقيقة، ضع في اعتبارك المخاطر الجديدة أو الفرص الجديدة، مثل التعيينات الجديدة أو المشهد التجاري المتغير، إذا انضم قائد تنفيذي جديد إلى الفريق، فتأكد من عرض خطة الطوارئ لمراجعتها أيضا.


9. إنشاء خطط طوارئ جديدة (إذا لزم الأمر)

إنه لأمر رائع إذا قمت بإنشاء خطط طوارئ لجميع المخاطر التي وجدتها، ولكن تأكد من أنك تراقب باستمرار المخاطر الجديدة، إذا اكتشفت خطرا جديدا ولديه شدة أو احتمال مرتفع بما فيه الكفاية، فقم بإنشاء خطة طوارئ جديدة لهذا الخطر، وبالمثل قد تنظر إلى الوراء في خططك وتدرك أن بعض السيناريوهات التي كنت قلقا بشأنها ذات مرة من غير المرجح أن تحدث، أو إذا حدثت ذلك، فلن تؤثر على فريقك بقدر.


معوقات التخطيط للطوارئ الشائعة وكيفية تجنبها


خطة الطوارئ هي أداة قوية لمساعدتك على العودة إلى وظائف العمل العادية بسرعة، لضمان أن تكون عملية التخطيط للطوارئ سلسة قدر الإمكان، احترس من المعوقات الشائعة، مثل:


1. عدم المشاركة

يتطلب الأمر الكثير من العمل لإنشاء خطة طوارئ، لذلك قبل أن تبدأ تأكد من حصولك على الدعم من أصحاب المصلحة التنفيذيين، أثناء إنشاء خطتك تحقق باستمرار من رعاتك للتأكد من أنك قد عالجت المخاطر الرئيسية وأن خطة عملك قوية، من خلال القيام بذلك يمكنك التأكد من أن أصحاب المصلحة يرون خطة الطوارئ الخاصة بك على أنها شيء يمكنهم الوقوف وراءه.


2. التحيز ضد التفكير "الخطة ب"

لا تحب بعض ثقافات الشركات التفكير في الخطة ب، فهي تحب رمي كل ما لديهم في الخطة أ ويأملون أن تنجح، لكن التفكير بهذه الطريقة يمكن أن يعرض فريقك لمخاطر أكثر مما لو قمت بإنشاء خطة ب بشكل استباقي.


فكر في الأمر مثل التحقق من الطقس قبل الإبحار حتى لا تقع عن طريق الخطأ في عاصفة، تسع مرات من أصل عشرة، لن يتحول يوم مشمس صاف فجأة إلى عاصفة، ولكن من الأفضل دائما أن تكون مستعدا، يمكن أن يساعدك وضع خطة طوارئ على التأكد من أنه في حالة حدوث حدث سلبي، ستكون شركتك مستعدة لمواجهته والارتداد في أسرع وقت ممكن.


3. خطط الطوارئ ذات المرة الواحدة

يتطلب الأمر الكثير من العمل لوضع خطة طوارئ معا، في بعض الأحيان عندما تنتهي قد يكون من المغري اعتبارها مهمة جيدة ونسيانها، ولكن تأكد من جدولة تذكيرات منتظمة (ربما مرة أو مرتين في السنة) لمراجعة وتحديث خطة الطوارئ الخاصة بك إذا لزم الأمر، إذا ظهرت مخاطر جديدة أو إذا تغيرت عملياتك التجارية، فإن تحديث خطة الطوارئ الخاصة بك يمكن أن يضمن حصولك على أفضل استجابة للأحداث السلبية.


لقد أنشأت خطة طوارئ - ماذا الآن؟


يمكن أن تكون خطة الطوارئ الكثير من العمل لإنشاءه، ولكن إذا احتجت إلى استخدامها، فستكون سعيدا لأنك صنعت واحدة، بالإضافة إلى إنشاء خطة طوارئ قوية، تأكد من تحديث خطتك.


يمكن أن يساعدك كونك استباقيا في التخفيف من المخاطر قبل حدوثها، لذا تأكد من توصيل خطة الطوارئ الخاصة بك إلى أعضاء الفريق الذين سيكونون مسؤولين عن تنفيذها في حالة حدوث خطر، لا تترك خطة الطوارئ الخاصة بك في مستند لجمع الغبار، بعد إنشائها يجب عليك استخدامها إذا لزم الأمر.



بمجرد إنشاء الخطة، تأكد من تخزينها في موقع مركزي يمكن للجميع الوصول إليه، مثل منصة إدارة العمل. إذا حان الوقت لاستخدام إحدى خطط الطوارئ الخاصة بك، فإن تخزينها في موقع يمكن الوصول إليه مركزيا يمكن أن يساعد فريقك على تحويل الخطط بسرعة إلى عمل.


إرسال تعليق