كيفية عمل ميزانية المشروع | أساسيات ميزانية المشروع | Make a Project Budget

كيفية إعداد وتنفيذ ميزانية مشروع فعالة، وأساسيات وخطوات جوهرية لإنشاء ميزانية مشروع تضمن نجاحه.

 إذا لم يكن لديك الأموال فلن تكمل المشروع بنجاح، هذا هو السبب في أن ميزانية المشروع مهمة جدا، إنها شريان الحياة للمشروع، اتبع هذه الخطوات لتأمين الأموال اللازمة لدعم المشروع خلال كل مرحلة، ولكن أولا نحتاج إلى تحديد ما هي ميزانية المشروع.



كيفية عمل ميزانية المشروع | أساسيات ميزانية المشروع | Make a Project Budget
ميزانية المشروع 


ما هي ميزانية المشروع؟


ميزانية المشروع هي إجمالي التكاليف المتوقعة اللازمة لإكمال مشروع على مدى فترة زمنية محددة، يتم استخدامها لتقدير تكاليف المشروع لكل مرحلة من مراحل المشروع، يعد إنشاء ميزانية للمشروع جزءا مهما من عملية تخطيط المشروع.


ستشمل ميزانية المشروع أشياء مثل تكاليف العمالة وتكاليف شراء المواد وتكاليف التشغيل، لكنها ليست وثيقة ثابتة، ستتم مراجعة ميزانية مشروعك وإحياؤها طوال المشروع، ونأمل أن تكون بمساعدة برنامج ميزانية المشروع.


لماذا تحتاج إلى ميزانية المشروع؟


الإجابة الواضحة هي أن المشاريع تكلف المال، ولكنها أكثر دقة من ذلك، ميزانية المشروع هي المحرك الذي يدفع تمويل مشروعك، إنه ينقل إلى أصحاب المصلحة مقدار المال المطلوب ومتى تكون هناك حاجة إليه، ميزانيات المشاريع مهمة لأي صناعة مثل البناء أو التسويق أو التصنيع، على سبيل المثال.


لكن ميزانية المشروع ليست مجرد وسيلة للحصول على الأشياء التي يتطلبها مشروعك، تحتاج إلى الدفع للفرق، أو شراء أو استئجار المعدات والمواد، ولكن هذا نصف القصة فقط.


الجزء الآخر من أهمية ميزانية المشروع هو أنها أداة للتحكم في تكاليف المشروع، تعمل الميزانية التي تعد جزءا من خطة مشروعك، كخط أساس لقياس أدائك أثناء تحصيل التكاليف الفعلية بمجرد بدء المشروع.


مثال على ميزانية المشروع


لمزيد من التوضيح لكيفية إنشاء ميزانية المشروع، دعونا نتخيل بأننا نصنع تطبيقا، أول شيء ستحتاج إلى معرفته هو تكاليف العمالة والمواد، ستحتاج إلى مبرمجين ومصممين ومطوري محتوى وفريق مطورين وما إلى ذلك، إنه يساعد في سرد جميع المهام وتعيين الفريق لها، وهي سمة مميزة للإدارة الجيدة للمهام، بهذه الطريقة يتم حساب كل الأموال التي يتم إنفاقها.


مع تقسيم المهام للمشروع وفريقك، ستحتاج بعد ذلك إلى النظر في أي مواد ستكون مطلوبة، هل سيحتاجون إلى أجهزة كمبيوتر محمولة وأجهزة ومعدات أخرى؟ يجب حساب ذلك.


لاحظ الآن بنودا أخرى، قد تكون هناك نفقات سفر واستئجار مساحة لإيواء الفريق، ثم هناك عناصر ثابتة صحيحة لأي مشروع، هذه هي الأشياء التي يتم فيها تحديد التكلفة ولن تتغير على مدار المشروع، ستحتاج أيضا إلى عمود لأي تكاليف متنوعة لا تناسب أي مكان آخر في الميزانية.


يجب أن تحتوي ميزانيتك على عمود مخطط مقابل عمود فعلي، عندما تقوم بصنع هذا التطبيق، من المحتمل أن تتدور وهذا سيؤثر على الميزانية، هذه الأعمدة هي طريقة لتتبع النفقات لضمان بقائك على الميزانية.


نهج ميزانية المشروع


هناك أربعة نهج لإدارة ميزانية المشاريع:


1. التناظرية

هي تقنية تقدير تستخدم البيانات التاريخية للمساعدة في تحديد تكلفة المشروع الحالي، إنه ينظر إلى المشاريع السابقة التي تشبه معرفة تكلفة المشروع الجديد ومدته، هذا خيار شائع عندما يكون هناك القليل من البيانات المتاحة للمشروع، مما يجعل التقديرات الدقيقة صعبة.


2. التقدير البارامتري

هو نهج إحصائي لتقدير الوقت والتكلفة والموارد للمشروع، يستخدم البيانات التاريخية، ولكن أيضا البيانات الإحصائية، لتقديم تقدير أكثر دقة.


3. التقدير من أعلى إلى أسفل

هو عندما تحدد المنظمة تكلفة أو مدة المشروع، مع وضع هذا الرقم في الاعتبار، يسعى مدير المشروع إلى الحصول على آراء الخبراء للمساعدة في تحديد الميزانية.


4. التقدير من أسفل إلى أعلى

يعمل من أدنى مستوى ممكن من التفاصيل، حيث إنه يبني التقدير من حزمة العمل.


ما هي إدارة ميزانية المشروع؟


إدارة ميزانية المشروع هي عملية يتم من خلالها إدارة الشؤون المالية المتعلقة بالمشروع والإشراف عليها، إنه يتجاوز تقدير تكلفة إكمال المشروع ويشمل تتبع تلك التكاليف وأكثر من ذلك بكثير، تتضمن بعض جوانب إدارة ميزانية المشروع كيفية تقدير تكلفة المشروع وكيف سيتم توزيع هذه التكاليف عبر دورة حياة المشروع، ستحتاج إلى تحديد المقاييس والطريقة التي ستتتبع بها هذه التكاليف للحفاظ على الميزانية.


يعد الإفصاح عن الميزانية أيضا جزءا من إدارة ميزانية المشروع، بما في ذلك كيفية القيام بذلك والتردد الذي ستفعل به ذلك، إذا وجدت أنك تتجاوز الميزانية فستحتاج إلى التوصل إلى خطة لكبح الميزانية مرة أخرى، ستحتاج حتى إلى تحديد عملية التعلم من البيانات التاريخية.


تبسط برامج إدارة المشاريع ميزانية المشاريع وإدارة ميزانية المشاريع، كونك مدير المشروع؛ كل ما عليك فعله هو فتح الإعدادات على مخطط جانت الخاص بك وتعيين خط أساس للميزانية، الآن لديك الجهد المخطط الذي تم حفظه ويمكنك استخدام ميزات تتبع الميزانية مثل لوحات المعلومات في الوقت الفعلي لمقارنتها بجهدك الفعلي أثناء تنفيذ المشروع، يمكنك إعادة تعيين خط الأساس عدة مرات كما تحتاج أثناء المشروع لتتمكن دائما من قياس تباين مشروعك على الفور.


كيفية عمل ميزانية المشروع


كما لوحظ، هناك العديد من المكونات اللازمة لبناء ميزانية، بما في ذلك التكاليف المباشرة وغير المباشرة، والتكاليف الثابتة والمتغيرة، والعمالة والمواد، والسفر، والمعدات والفضاء، والتراخيص، وأي شيء آخر قد يؤثر على نفقات مشروعك.


لتلبية الاحتياجات المالية لمشروعك، يجب إنشاء ميزانية للمشروع بدقة، دون فقدان أي جانب يتطلب التمويل، لقد حددنا سبع خطوات أساسية نحو إنشاء وإدارة ميزانية مشروعك:


1. استخدم البيانات التاريخية

من المحتمل ألا يكون مشروعك أول من يحاول تحقيق هدف أو هدف محدد، يعد النظر إلى المشاريع المماثلة وميزانياتها طريقة رائعة للحصول على بداية لبناء ميزانيتك.


2. الدروس المرجعية المستفادة

لمزيد من التفاصيل حول البيانات التاريخية، يمكنك التعلم من نجاحاتهم وأخطائهم، إنه يوفر مسارا واضحا يؤدي إلى تقديرات أكثر دقة، يمكنك حتى معرفة كيفية استجابتهم للتغييرات وإبقاء ميزانيتهم تحت السيطرة.


3. استفد من خبرائك

مورد آخر لبناء ميزانية المشروع هو الاستفادة من أولئك الذين لديهم الخبرة والمعرفة، سواء كانوا مرشدين أو مديري مشاريع آخرين أو خبراء في هذا المجال، يمكن أن يساعدك الوصول إلى أولئك الذين أنشأوا تقديرات وميزانيات تقريبية من حيث الحجم على البقاء على المسار الصحيح وتجنب العوائق غير الضرورية.


4. تأكيد الدقة

بمجرد أن تحصل على ميزانيتك لن تنتهي، تريد أن تنظر إليه وتتأكد من دقة أرقامك، يمكنك استخدام نموذج اقتراح ميزانية المشروع الخاص بنا لهذه العملية، يمكنك أيضا البحث عن هؤلاء الخبراء وأعضاء فريق المشروع الآخرين للتحقق من الميزانية والتأكد من أنها صحيحة.


5. خط الأساس وإعادة خط الأساس للميزانية

ميزانية مشروعك هي خط الأساس الذي ستقيس من خلاله تقدم مشروعك بمجرد أن يبدأ، إنها أداة لقياس تباين المشروع، ولكن كما ذكر ستحتاج إلى إعادة خط الأساس مع حدوث تغييرات في مشروعك، بمجرد موافقة مجلس التحكم في التغيير على أي تغيير، تحتاج إلى إعادة خط الأساس.


6. التحديث في الوقت الفعلي

بالحديث عن التغييرات، كلما أسرعت في معرفتها كان ذلك أفضل، إذا لم يكن برنامج تخطيط مشروعك قائما على السحابة ويتم تحديثه بمجرد أن يغير فريقك حالته، فأنت تضيع وقتا ثمينا ومكلفا.


7. انهي على الطريق الصحيح

إن أهمية وجود برنامج لإدارة المشاريع يتتبع في الوقت الفعلي، هو أنه يمنحك المعلومات التي تحتاجها للعودة إلى المسار الصحيح عاجلا وليس آجلا، تتغير الأمور وتخرج المشاريع عن المسار الصحيح طوال الوقت، المشاريع التي تعود إلى المسار الصحيح بشكل أسرع هي التي تنجح.


إذا كنت تدير نفقات مشروعك باستخدام أدوات البناء هذه، فسيكون لديك أساس سليم لنجاح مشروعك.


ميزانية المشروع مقابل تقدير المشروع


لقد أمضينا الكثير من الوقت في الحديث عن تقديرات المشروع، ولكن كيف تختلف عن ميزانية المشروع؟


تقدير المشروع هو ما تعتقد أن المشروع سيكلفه، إنها الخطوة الأولى عند وضع ميزانية المشروع، لذلك تريد أن يكون تقدير المشروع دقيقا قدر الإمكان، بمجرد الانتهاء من البحث والنظر في البيانات التاريخية وجميع الأنشطة والموارد اللازمة لتنفيذها، ستقدم هذا التقدير للموافقة عليه كميزانية لك، لكنه مجرد مبدأ توجيهي، في حين أن ميزانية المشروع هي رقم ثابت.


ميزانية المشروع مقابل اقتراح الميزانية


مرة أخرى، عندما تتحدث عن ميزانية المشروع، فإنك تتحدث عن جميع النفقات اللازمة لتسليم المشروع، إنه يحدد كيفية تخصيص الأموال للمشروع، ومن ناحية أخرى فإن اقتراح الميزانية هو أفضل تقدير للتكاليف المطلوبة لإكمال المشروع، إنه مشابه لتقدير المشروع المذكور أعلاه من حيث أنه التقدير النهائي للمشروع، وهو التقدير الذي سيتم تقديمه إلى أصحاب المصلحة، سيحددون بعد ذلك ما إذا كان الرقم يطابق ما يعتقدون أنه قابل للتطبيق وإما يوافقون عليه أو يرفضونه.


نصائح وضع ميزانية المشروع


ميزانية المشروع مهمة للغاية؛ بدون الأموال اللازمة لتنفيذ مشروع فإنها ميتة في الماء، لقد شرحنا ما هي ميزانية المشروع، وكيفية صنع واحدة وقدمنا أمثلة، ولكن عندما تكون في خضم ذلك، فأنت بحاجة إلى نصائح، ستساعدك هذه في وضع ميزانية المشروع.


1. قم بتوثيق العملية الخاصة بك عند وضع ميزانية

الوثائق ضرورية لتتبع المشروع واستعراض النتائج.


2. إنشاء حالات الطوارئ

لديك خطة ب في مكانها، ستكون هناك دائما تكاليف غير متوقعة وتأخيرات وقضايا أخرى ستؤثر على ميزانيتك.


3. ميزانية المشروع هي جهد جماعي

اطلب المشورة من فريقك، لأنهم هم الذين لديهم خبرة في تنفيذ المشاريع، قابل الخبراء الذين يمكنهم تزويدك بالتوجيه، يجب الاستفادة من أي شخص أو منظمة لديها نظرة ثاقبة لخبرتها.


4. تعرف على مواردك والتكاليف المرتبطة بها

يتضمن ذلك أي صيانة مطلوبة للمعدات، ولا تنس أن فريقك هو أيضا مورد، تعرف على توافرها، وإمكانية العمل الإضافي والتكاليف العامة الأخرى.


5. عند تقدير التكاليف لا تنس مدة المهمة

هذه أيضا تقديرات ويمكن أن تؤثر بشكل كبير على الميزانية.


6. الميزانية هي أداة رائعة لتتبع الأداء

يمكن استخدامه حتى كأداة اتصال للفرق عبر الإدارات.



إرسال تعليق