ما هو سير العمل؟ | What is a workflow

تعريف سير العمل مع أمثلة.

مصطلح سير العمل غامض، بالنسبة للبعض سير العمل هو عملية، بالنسبة للآخرين هو طريقة لتنظيم المعلومات.


الغموض حول المصطلح له عواقب حقيقية، يؤدي عدم الوضوح بشأن سير العمل إلى تشويش العمل نفسه، على سبيل المثال يقضي عامل المعرفة العادي 60٪ من وقته في العمل حول العمل، أشياء مثل البحث عن المعلومات أو متابعة حالة المشروع، ومع ذلك لا يزال يتم تفويت أكثر من ربع المواعيد النهائية كل أسبوع، على الرغم من أننا نعمل بجد ونحن مشغولون طوال اليوم، إلا أننا ما زلنا بطريقة ما نفتقد العلامة ونتأخر كثيرا.


هذا هو المكان الذي يأتي فيه سير العمل، وفهم ما هو عليه، يساعدك وجود فهم واضح لما هو سير العمل وكيفية تنفيذه على تنظيم عمل فريقك بشكل فعال، وتحقيق أهداف مشروعك، وإنشاء رسم خرائط عملية دائمة وفعالة.


سير العمل عبارة عن سلسلة منظمة من الخطوات التي تأخذك من بداية العملية إلى نهايتها، توضح سير العمل لأصحاب المصلحة المهام المكتملة، ومتى يتم إنجازها، ومن المسؤول عنها، مما يزيد من الرؤية والكفاءة عبر الفرق، تعرف على الفوائد العديدة لسير العمل وكيفية البدء في استخدامها في عملك اليوم.



ما هو سير العمل؟ | What is a workflow
سير العمل 


ما هو سير العمل؟


سير العمل هو عملية من البداية إلى النهاية تساعد الفرق على تحقيق أهدافها من خلال ربط الأشخاص المناسبين بالبيانات المناسبة في الوقت المناسب، ينقل سير العمل البيانات (المهام) من خلال سلسلة من الخطوات من البداية إلى الانتهاء، بمجرد إعداده، يساعدك سير العمل على تنظيم المعلومات بطريقة ليست مفهومة فحسب، بل قابلة للتكرار أيضا.


يحتوي سير العمل الفعال على سبع خطوات، مرتبة بشكل فضفاض في ثلاث مراحل، التخطيط والتنفيذ والمراجعة:


1. مرحلة التخطيط

  •  الأفكار وجمع المعلومات.
  • إستلام الطلبات.
  • تحديد الأولويات والموارد.


2. مرحلة التنفيذ

  • التطوير والمراجعة.
  • تتبع التقدم.


3. مرحلة المراجعة

  • الموافقة.
  • التقارير.

متى يجب علي إنشاء سير عمل؟


يمكن للأفراد استخدام سير العمل لدفع مشاريعهم إلى الأمام، ولكن سير العمل هو الأكثر تأثيرا على مستوى الفريق والقسم، نظرا لأنهم يتبعون سلسلة من الخطوات، فإن سير العمل يقلل بشكل طبيعي من أوجه القصور من خلال توفير الوضوح الذي يحتاجه فريقك لتحقيق أهدافه.


يمكنك بناء سير عمل فعال لمبادرة قائمة على الوقت بهدف نهائي،  فكر في الحملات التسويقية وبرامج إعداد الموظفين الجدد والمشتريات، وكذلك للعمليات المتكررة والعمل الدائم الخضرة، مثل تقاويم المحتوى وطلبات تكنولوجيا المعلومات وتتبع الأخطاء.


فوائد استخدام سير العمل


على الرغم من أن كل سير عمل فريد من نوعه، إلا أن جميع سير العمل يسحب من نفس اللبنات الأساسية، هذه المكونات الأساسية مرنة بما يكفي لتناسب احتياجات أي فريق أو منظمة، الجزء الحاسم هو تدوين عملياتك التجارية وعملياتك لإنشاء هيكل في مؤسستك، عندما تفعل ذلك لم يعد أعضاء الفريق بحاجة إلى التساؤل عن الخطوة التالية أو من يقود أي جزء من المشروع، إن القضاء على عدم اليقين هذا أمر رائد.


عند بناء مكونات سير العمل، تقوم بإنشاء بنية لأي نظام لإدارة سير العمل، يمكن أن يحقق هذا فوائد ملموسة لفريقك:


1. تعزيز الكفاءة التشغيلية

تبسيط العمليات من خلال نماذج طلب العمل، وأتمتة العمليات التجارية، والمشاريع النموذجية.


2. محاذاة الفريق متعدد الوظائف

عندما يكون لديك شبكة من المشاريع أو الأدوات المتصلة، ترى الفرق متعددة الوظائف بوضوح "كيف" و"لماذا" وراء العمل الذي يتم إنجازه.


3. إعطاء رؤية في الوقت الفعلي لدورة حياة المشروع الكاملة

إبقاء أصحاب المصلحة التنفيذيين والمتعددي الوظائف على اطلاع دائم على التقدم المحرز في المشروع.


4. زيادة مكاسب الإنتاجية

زيادة مكاسب الإنتاجية دون التضحية بالجودة أو التكاليف.


5. تحسين تخصيص الموارد

تعرف على كيفية دعم مواردك لعملك.


6. تمكين اتخاذ القرارات

يمكنك اتخاذ قرارات أكثر ذكاء لأن كل شيء يتم تتبعه في مكان واحد.


7. تقليل العمل المتعلق بالعمل

مثل جمع المعلومات يدويا والتكرار.


8. القضاء على الخزائن البيانات

عن طريق جمع كل شيء في سير عمل مشروع يمكن الوصول إليه مركزيا.


9. التخلص من العقبات

تقليل العقبات في سير عمل الأعمال التي تأتي من الحاجة إلى تسجيل الوصول مع القيادة قبل المضي قدما في سلسلة من المهام.


بدلا من إعادة ابتكار العجلة في كل مرة، يمكنك استخدام قوالب سير العمل لتمكين الفرق من أن تصبح مؤثرة وقابلة للتكيف من أجل إنجاز أفضل أعمالها.


أمثلة على أنواع سير العمل


قبل أن نتعمق في كيفية بناء سير العمل الخاص بك، ألق نظرة على بعض الأمثلة على سير العمل.


1. سير عمل ملاحظات العملاء

  • التفكير وجمع المعلومات : يقدم العميل تذكرة أو طلبا أو ملاحظات.

  • استلام الطلب : تتم معالجة الطلب في CRM الخاص بك، على سبيل المثال Zendesk.

  • تحديد الأولويات والموارد : يتم توجيه الطلب تلقائيا إلى الفريق المناسب، على سبيل المثال إذا كان طلب مبيعات، يتم توجيه الطلب إلى Salesforce لفريق المبيعات للفرز، بدلا من ذلك يتم توجيه التذاكر والتعليقات إلى الفرق الداخلية، التي تعمل في أدوات إدارة العمل.

  • التطوير والمراجعة : تعمل الفرق على إدارة تجارب العملاء.

  • تتبع التقدم : عمليات التكامل في الوقت الفعلي تبسط وأتمتة العمل بين فرقك، بدلا من تحديث الفرق يدويا أو تكرار العمل بين الأدوات.

  • الموافقة : يتم إرسال الحل النهائي مرة أخرى إلى العميل عن طريق فريق العملاء، إذا لزم الأمر يتم توثيق التغيير، إذا لم يتم معالجة الطلب بما فيه الكفاية، فإن الفريق يعود إلى الخطوة الرابعة (التطوير والمراجعة) لإلقاء نظرة أخرى.

  • الإبلاغ : يتم تتبع هذه التذكرة المحددة كجزء من عملية سير العمل الشاملة من أجل قياس التأثير العام لسير عمل ملاحظات العملاء.

2. سير عمل عملية إدارة الحملة

  • الأفكار وجمع المعلومات : يجتمع الفريق بأكمله لتبادل الأفكار حول أفكار الحملة الجديدة.

  • طلب القبول : بالتعاون مع فريقهم، يقوم قائد المشروع بإنشاء ملخصات لجميع الأصول الإبداعية التي تتطلبها حملاتهم، الصور والرسوم المتحركة والفيديو وأصول المحتوى والمزيد.

  • تحديد الأولويات والموارد : يستعرض قائد المشروع كل جزء من الحملة حتى يتمكنوا من فهم كيف يتناسب كل شيء معا قبل إعطاء الأولوية للمشاريع والمهام، بعد ذلك يقوم قائد المشروع بإنشاء تقويم رئيسي للحملة حتى يكون لدى كل فرد في الفريق نظرة عامة عالية المستوى على كل ما يجري في الحملة.

  • التطوير والمراجعة : مع وضع خططك، يمكنك الانتقال إلي إنتاج الأصول الإبداعية، يقفز المساهمون الخارجيون وزملاءهم في الفريق إلى العمل، إذا احتاجت الأصول الإبداعية إلى مزيد من العمل، فإن سير العمل يعود إلى مرحلة إنتاج الأصول الإبداعية.

  • تتبع التقدم : أثناء عمل الفريق، يراقب قائد المشروع التقدم المحرز عبر منصة إدارة العمل، إذا واجه زميل في الفريق مشكلة أو تأخرت نواتج المشروع، فيمكنه القفز وإلغاء حظر العمل.

  • الموافقة : عندما يبدو كل شيء على ما يرام، يوافق قائد المشروع على العمل في الحملة مباشرة.

  • التقارير : سواء كانت الحملة ناجحة أو أدائها ضعيفا، فهناك دائما الكثير للتعلم، يتعمق قائد المشروع في البيانات ويقابل أعضاء فريقه لاكتشاف ما نجح وما يمكنهم تحسينه.

3. تخطيط الأهداف لسير العمل

  • التفكير وجمع المعلومات : تقرر قيادة الشركة عدد المرات التي ستحدد فيها المنظمة OKRs (الأهداف والنتائج الرئيسية)، إنهم يستثمرون في نظام إدارة الأهداف لتتبع عملهم.

  • الطلب : يتعاون قائد الفريق وأعضاء الفريق وأصحاب المصلحة الرئيسيون في المشروع لتوليد أفكار للأهداف القادمة.

  • تحديد الأولويات والموارد : يقوم قائد الفريق بصياغة مجموعة من الأهداف لفترة الهدف التالية، من الناحية المثالية يساهم كل هدف في الهدف الذي يسبقه، مما يخلق الوضوح والمواءمة.

  • التطوير والمراجعة : بمجرد أن يعرفوا ما يهدفون إلى تحقيقه، يمكن لأعضاء الفريق العمل، باستخدام منصة إدارة العمل يمكنهم ربط عملهم اليومي بأهداف أوسع حتى يعرف الجميع ما هو العمل ذو الأولوية القصوى.

  • تتبع التقدم : أثناء عمل الفريق يراقب قائد الفريق تقدمهم، إذا تباطأ التقدم أو انزلقت المواعيد النهائية، فيمكنهم الدخول وتمهيد الطريق، يقدم كل من قائد الفريق وأعضاء الفريق تحديثات منتظمة للحالة عبر منصة إدارة عملهم.

  • الموافقة : يضع أعضاء الفريق اللمسات الأخيرة على العمل عند إكماله، يلقي المديرون نظرة ويوافقون على التغييرات أو يطلبونها حسب الحاجة.

  • التقارير : بعد كل فترة يستعرض قائد الفريق أهدافه، يكتشفون ما نجح وما لم ينجح خلال فترة الهدف، بالنسبة للأهداف المستقبلية سيضاعف الفريق نقاط قوته ويدعم نقاط ضعفه.

7 خطوات لإنشاء سير عمل فعال


تنقسم الخطوات السبع لإنشاء سير عمل فعال إلى ثلاث مراحل :

  1. التخطيط.
  2. التنفيذ.
  3. المراجعة.


يساعدك تنفيذ هذه الخطوات على تنظيم العمل بطريقة ليست مفهومة فحسب، بل قابلة للتكرار أيضا.


يتبع سير العمل عمليات قابلة للتكرار حتى لا تضطر إلى إعادة ابتكار العجلة، لكي تكون فعالة يجب إنشاء سير عمل في أداة مشتركة تتعقب المعلومات في الوقت الفعلي.


فكر في الخطوات السبع كقالب سير عمل لتحقيق أقصى قدر من التأثير مع تقليل العمل حول العمل، بدلا من بدء كل مشروع بعدة ساعات أو حتى أيام من جمع المعلومات والاجتماعات غير الضرورية والتواصل المكرر، يوفر سير العمل إطارا لفريقك للدخول مباشرة في العمل.


تزود خطوات سير العمل السبع فريقك بالبيانات والمعلومات والأصول التي يحتاجونها للانطلاق، إنهم يضعون خطة عمل واضحة، مما يضمن أن كل شخص في فريقك يفهم ما يجب القيام به ومتى تكون مواعيدهم النهائية.


في المثال أدناه، سنوضح كيفية إنشاء سير عمل، إذا لم تكن متأكدا من كيفية البدء، فتعلم كيف يربط برنامج إدارة سير العمل الأشخاص المناسبين بالبيانات المناسبة في الوقت المناسب حتى تتمكن فرقك من التركيز على تحقيق التأثير.


الخطوة 1: التفكير وجمع المعلومات

يبدأ كل سير عمل بفكرة، في بعض الأحيان تصل الأفكار بشكل كامل، وفي أحيان أخرى يشرع فريقك في مبادرة جديدة ومثيرة مع بعض المبادئ التوجيهية.


خلال هذه الخطوة من عملية سير العمل، قم بجمع معلومات غير منظمة وتبادل الأفكار لمشروعك، إذا كان ذلك ممكنا ضع في اعتبارك أي قيود أو متطلبات للمشروع قبل الانتقال إلى الخطوة التالية.


على سبيل المثال دعونا نلقي نظرة على سير عمل إنتاج الويب، يقترب نائب رئيس التسويق من فريقك الإبداعي لتجديد الصفحة الرئيسية لموقع الويب الخاص بك بالكامل، حيث يشاركون رؤية لما يريدون أن تبدو عليه الصفحة الرئيسية وتشعر به قبل تسليم المشروع، في هذه المرحلة من سير العمل تقوم أنت وفريقك بالتبادل الذهني لبعض الأفكار الأولية، ومشاركة الإلهام من الصفحات الرئيسية لموقع الويب المفضل لديك، وإنشاء نماذج بالحجم الطبيعي عالية المستوى في أداة العصف الذهني الخاصة بك.


2. الخطوة 2: فهم واستيعاب الطلبات

بمجرد أن يكون لديك فكرة عامة عما تعمل عليه، قم بتسوية التفاصيل وخطة المشروع، في هذه المرحلة من سير العمل تأكد من التقاط أي بيانات أو معلومات أو احتياجات عمل ذات صلة، هذا يبلغ العملية التي تبنيها، وأصحاب المصلحة في المشروع الذين تشاركهم، والعمل الذي تقدمه في نهاية المطاف.


  • حدد أهداف مشروعك و أهدافك الذكية.
  • قم بصياغة ميثاق المشروع، أو قم بتوسيع ميثاقك إلى موجز للمشروع.
  • قم بإنشاء خطة مشروع ومشاركتها، بالإضافة إلى جدول زمني رفيع المستوى للمشروع.
  • تحديد أصحاب المصلحة الرئيسيين في المشروع باستخدام مخطط RACI.
  • حدد موعدا لاجتماع انطلاق المشروع.
  • حدد نطاق مشروعك لمنع زحف النطاق.
  • ضع الخطوط العريضة لمعالم المشروع المهمة بالإضافة إلى نواتج مشروعك النهائية.


لا تحتاج إلى كل هذه المواد لكل سير عمل، ولكن تأكد من تطوير ما يكفي من المواد لعمل تقارير بقية عمل مشروعك، حيث أن ذلك سوف يقضي على المضي ذهابا وإيابا في طلب المزيد من الوضوح والسياق والمعلومات عن العمل.


3. الخطوة 3: تحديد الأولويات والموارد

بمجرد وضع خطتك موضع التنفيذ، يبدأ ذلك بتخصيص الموارد، تحتاج إلى رؤية في عملياتك لتحديد أولويات العمل وتعيينه بشكل فعال على أساس قدرة الفريق.


لا يتعلق سير العمل الفعال فقط بزيادة الإنتاجية وإنجاز أكبر قدر ممكن من العمل، بل تتعلق بإفساح المجال للإبداع، عند الانتهاء بنجاح تزيد إدارة عبء العمل من أداء الموظفين وتذوب الفوضى، مما يتركك أنت وفريقك تشعر بالرضا في نهاية كل يوم بدلا من الإرهاق.


لجعل هذه الخطوة في سير العمل قابلة للتكرار، تحتاج أيضا إلى أتمتة ذلك، بمجرد أن يكون لديك إحساس واضح بقدرة كل عضو في الفريق، استخدم أتمتة سير العمل لتوجيه العمل بدقة إلى عضو الفريق المناسب، توضيح أولوية كل مشروع، وتمكين أعضاء الفريق من تعديل المواعيد النهائية إذا لزم الأمر لضمان إنجاز عملهم الأكثر تأثيرا.


4. الخطوة 4: التطوير والمراجعة

هذا هو أساس العمل في سير عملك، تطوير نواتج المشروع، والمراجعة والتكرار من خلال حلقة التغذية المرتدة، والحصول على تعليقات من خلال موافقات أصحاب المصلحة.


بدون سير عمل مبسط، فإن الكثير من هذا العمل يدوي، ومن الصعب العثور على الملف المناسب في الوقت المناسب، أحد المساهمين الكبيرين في العمل هو البحث عن الوثائق أو مطاردة الموافقات، لذلك فإن الاحتفاظ بهذه المعلومات في أداة ذات موقع مركزي يقلل من العمل غير الضروري للجميع في فريقك.


عندما تتم مشاركة جميع الاتصالات والملفات في نفس المكان، يقضي أعضاء الفريق وقتا أقل في العمل حول العمل والمزيد من الوقت في عملهم الفعلي، بعد ذلك اتخذ إجراء باستخدام الأتمتة لعرض المعلومات التي تحتاجها في الوقت المحدد الذي تحتاجه.


5. الخطوة 5: تتبع التقدم المحرز

جزء مهم من أي سير عمل هو التأكد من أن كل شخص في فريقك على نفس الصفحة حول العمل، في كثير من الأحيان تنتشر البيانات عبر الأدوات، من أجل إعداد التقارير عن تقدم المشروع تحتاج إلى التبديل بين الأدوات وجمع المعلومات يدويا في مكان واحد، لكن العمل اليدوي و الازدواجي هو مضيعة للوقت ولا أحد يحتاج إلى اجتماع حالة آخر.


بدلا من ذلك، شارك تحديثات حالة المشروع حيث يحدث العمل حتى يكون لكل شخص السياق الذي يحتاجه مباشرة حيث يحدث العمل، إذا لم يكن مشروعك على المسار الصحيح، فإن تقرير الحالة الخاص بك يتيح لأصحاب المصلحة في المشروع معرفة التأخير.


على سبيل المثال يتم استثمار الكثير من أصحاب المصلحة في سير عمل إنتاج الويب، تم اقتراح هذه المبادرة لأول مرة من قبل نائب رئيس التسويق. لكن أصحاب المصلحة في المشروع لا يحتاجون إلى تحديث حول كل التفاصيل الصغيرة أو عثرة في الطريق، بدلا من ذلك يمكنك مشاركة تحديثات حالة المشروع الأسبوعية معهم، وإضافة السياق والربط بالمهام والمعالم التي أنجزها فريقك.


6. الخطوة 6: الموافقة

في بعض الأحيان، كل ما تحتاجه هو الموافقة النهائية الأخيرة، ولكن الحصول على الموافقة يمكن أن يكون صعبا، في كثير من الأحيان يكون القادة التنفيذيون مشغولين، على الرغم من أنك تحتاج فقط إلى توقيع سريع منهم، إلا أن وقتهم ثمين ويصعب الوصول إليهم، بدلا من ذلك يقوم سير عمل الموافقة بأتمتة هذه الخطوة من خلال جعل الأمر واضحا وسهلا على أصحاب المصلحة لإعطاء مباركتهم النهائية.


7. الخطوة 7: التقارير

بغض النظر عما إذا كان المشروع ناجحا أو يواجه بعض المطبات على الطريق، هناك دائما الكثير للتعلم من كل مبادرة، الخطوة الأخيرة من سير العمل هي إعداد التقارير عن تقدمك والتعمق في البيانات لمعرفة ما نجح وما يمكن تحسينه، يساعدك هذا على تحسين المشاريع المستقبلية، أو حتى تحسين سير عملك الحالي.


كيف تقارن سير العمل بالعمليات التجارية الأخرى؟


لبناء سير عمل، من المحتمل أن تدمج مجموعة متنوعة من العمليات التجارية. إليك كيف تقارن سير العمل، وتختلف عن هذه الممارسات:


1. سير العمل مقابل إدارة العمليات التجارية (BPM)

العملية التجارية هي سلسلة من المهام، إدارة العمليات التجارية (BPM) هي ممارسة تحليل وتحسين العمليات التجارية بطريقة تتسم بالكفاءة والفعالية.


إدارة سير العمل هي جزء من BPM، تنظم سير العمل البيانات بطريقة مفهومة وقابلة للتكرار من خلال التركيز على ثلاثة أشياء:

  1. التخطيط.
  2. التنفيذ.
  3. المراجعة.


سير العمل الفعال هو عملية تجارية قابلة للتكرار ومستدامة.


2. سير العمل مقابل قوائم التحقق

قائمة التحقق أو قائمة المهام هي قائمة بالأشياء التي تحتاج إلى القيام بها، القائمة المرجعية أبسط من عملية تجارية، لأن المهام في قائمة التحقق غالبا ما تحتوي على عمل من مبادرات مختلفة دون أي ترتيب معين.


يمكنك استخدام قوائم التحقق كجزء من سير العمل لضمان عدم سقوط أي شيء، قوائم التحقق وسير العمل هي أدوات بسيطة ولكنها قوية عند استخدامها جنبا إلى جنب تساعد فريقك على إنجاز أفضل أعمالك، تهدف إلى تضمين قوائم مرجعية في عملية سير عملك من البداية إلى النهاية لمساعدة فريقك على تحقيق أهدافه.


3. مخططات سير العمل مقابل مخططات جانت

مخطط جانت هو أداة مرئية لإدارة المشاريع توضح الجدول الزمني للمشروع كمخطط شريطي أفقي، يضع كل شريط في مخطط جانت خطوة في العملية، يمثل طول الشريط مقدار الوقت الذي يستغرقه العمل.


مخططات جانت هي أدوات بصرية رائعة لإدارة المشاريع والأكثر استخداما لتتبع المبادرات القائمة على الوقت مثل خطة الحدث أو إطلاق المنتج، يمكنك أيضا بناء سير عمل لتحويل مشروع لمرة واحدة إلى عملية قابلة للتكرار للعمل في المستقبل.


إذا قمت بإنشاء سير عمل لخطة حدث أو إطلاق منتج، فإن استخدام مخططات جانت وغيرها من برامج إدارة المشاريع المرئية مثل Kanban boards يمكن أن يساعدك على تحقيق أهدافك بشكل أسرع.


4. سير العمل مقابل المخططات الانسيابية

المخططات الانسيابية هي طريقة جيدة لتصور خطوات العملية بطريقة متسلسلة، على سبيل المثال يمكن أن يظهر المخطط الانسيابي العلاقة بين مراحل المشروع الخمس أو يساعدك على تصور علاقة السبب والتأثير التي تؤثر على مشروعك.


قد يكون من المفيد تصور خطوات سير العمل السبع في مخطط التدفق، أو مخطط سير العمل، بمجرد أن يكون لديك إحساس جيد بالخطوات الرئيسية لسير عملك، قم بإحياء هذه العمليات من خلال منصة مشتركة لإدارة العمل في الوقت الفعلي.


5. سير العمل مقابل إدارة العمل

يعد سير العمل جزءا رئيسيا من إدارة العمل، في الواقع تجعل أدوات إدارة العمل الجيدة من السهل تنظيم سير عمل فريقك أو قسمك لتنسيق الأشخاص والعمل عبر جميع مستويات مؤسستك، في نهاية المطاف يعمل سير العمل على إدارة العمل وضمان حصول الجميع على المعلومات التي يحتاجونها لإنجاز العمل الأكثر أهمية.



يجب عليك بناء سير عمل رقمي تعاوني، الحياة رحلة وليست وجهة، وينطبق الشيء نفسه على سير العمل، من خلال التركيز على عملية العمل وتحسينها، يمكنك تزويد أعضاء الفريق بالأدوات والمعلومات التي يحتاجونها للنجاح.

إرسال تعليق