كيف يمكن للامتثال الآلي أن يقلل من تكلفة الامتثال؟

ثورة في عالم الأعمال لتقليل تكاليف الامتثال عن طريق دليل لفهم كيفية خفض تكاليف الامتثال وزيادة الكفاءة.

 امتثال الشركات ليس فكرة جديدة؛ لسنوات عديدة كان على المنظمات في كل مكان الامتثال لقواعد ومعايير معينة للحد من المخاطر ونقاط الضعف، يمكن تحديد هذه القواعد داخليا من قبل فريق الامتثال للشركة أو من قبل طرف خارجي مثل وكالة تنظيمية، ولكن في كلتا الحالتين فهي قواعد يجب على الشركة اتباعها.


تضمن وظيفة الامتثال الفعالة امتثال المنظمة للقواعد الداخلية والخارجية على حد سواء، يمنع برنامج الامتثال أيضا المواقف أو الممارسات غير المرغوب فيها داخل الشركة مثل الاحتيال أو إساءة المعاملة أو التحرش أو التمييز التي تعطل العمليات وتضر بسمعة الشركة.


يزيد إنفاذ الامتثال من الاتساق التشغيلي والسلوكي، كما أنه يساعد على منع الانتهاكات ويقلل من الأخطاء، في نهاية المطاف يساعد المنظمة على تحقيق أهدافها وإنشاء مركز تنافسي قوي.


ومع ذلك، فإن تحقيق الامتثال (ثم الحفاظ عليه) ليس بالأمر السهل، حتى الانحراف الصغير عن سياسات الامتثال يزيد من خطر حدوث خرق أمني، وإنفاذ تنظيمي، وإضرار بالسمعة، وعدم رضا العملاء.


علاوة على ذلك مع تطور المشهد التنظيمي، قد يكون من الصعب على المنظمات أن تفهم أين تغيرت القوانين وما ينبغي أن تفعله لمواكبة التزامات الامتثال الجديدة، يمكن لنظام الامتثال الآلي أن يعالج كل هذه التحديات بشكل فعال.



كيف يمكن للامتثال الآلي أن يقلل من تكلفة الامتثال؟
الامتثال الآلي


ما هو الامتثال الآلي؟


كما ذكر سابقا، يساعد الامتثال المنظمات على توجيه السلوكيات، ومنع الأحداث غير المرغوب فيها، وتحقيق أهداف العمل، الامتثال ضروري أيضا لإدارة المخاطر، وحماية الأصول الحيوية للأعمال من السرقة أو التسوية، وحماية سمعة الشركة واستقرارها المالي.


وكل هذا أسهل مع أدوات إدارة الامتثال والتشغيل الآلي، تتعلق أتمتة الامتثال باستبدال عمليات الامتثال اليدوية، عادة جداول البيانات والاتصالات القائمة على البريد الإلكتروني، بسير العمل الآلي، تقضي حلول الامتثال الصحيحة على العمليات اليدوية المستهلكة للوقت والمكثفة للموارد لتسهيل مسار المنظمة نحو الامتثال.


فوائد الامتثال الآلي


الامتثال ليس ممارسة اختيارية؛ يجب على الشركات القيام بذلك، ومع ذلك يتطور المشهد التنظيمي باستمرار، مع تحديث اللوائح القديمة وظهور اللوائح الجديدة بتواتر متزايد، تقوم الشركات باستمرار بتحديث سياساتها وإجراءاتها وممارساتها الأخرى لضمان السلوكيات المناسبة وتقديم أدلة على مثل هذه السلوكيات للعملاء والمنظمين وأصحاب المصلحة الآخرين.


مع ظهور كل هذه القواعد أو تغييرها، تكافح الشركات لمواكبة استخدام العمليات اليدوية والأدوات القديمة، هذه التقنيات القديمة تجعل من الصعب مواكبة هذه القواعد، بل ومن الصعب الامتثال لها، هذا هو المكان الذي تدخل فيه أتمتة الامتثال الصورة.


1. التكيف مع اللوائح المتغيرة بسهولة

تتبع أدوات الامتثال الآلي بنشاط اللوائح المتطورة وتتكيف معها، بالاستفادة من الذكاء الاصطناعي والتعلم الآلي، يؤكدون أن أنظمتك تتوافق مع أحدث المتطلبات، وتنبه على الفور إلى أي اختلافات، هذا النهج لا يبقيك متقدما على التغييرات التنظيمية فحسب، بل يقلل أيضا بشكل كبير من خطر عدم الامتثال المكلف.


2. تبسيط عملية الامتثال

تحول الأتمتة دورة حياة الامتثال إلى عملية سلسة، من خلال دمج سير العمل الآلي والقواعد المحددة مسبقا، فإنه يلغي المهام الإدارية المملة، مما يسمح لمؤسستك بالتنقل في مشهد الامتثال المعقد بشكل أكثر كفاءة وموثوقية.


3. تخفيف عبء العمل على فرق الامتثال

تقوم الأدوات بشكل مستقل بجمع وتنظيم البيانات والوثائق المتعلقة بالامتثال، وهي مهام تستهلك عادة الكثير من الوقت والموارد، من خلال أتمتة هذه المهام، يتم تقليل عبء عمل فريقك بشكل كبير، مما يسمح لهم بالتركيز على المزيد من قضايا الامتثال الاستراتيجي.


4. إدارة الامتثال المركزية

تعزز البرامج المتقدمة جهود الامتثال في منصة موحدة، مما يوفر رؤية شاملة لحالة امتثال مؤسستك، تعمل هذه المركزية على تبسيط عمليات مثل جمع الأدلة، وتنفيذ التحكم، والاتصال، وتعزيز الكفاءة والحد من مخاطر الأخطاء أو السهو.


5. الإبلاغ عن الامتثال المعزز

تولد الأدوات الآلية تقارير امتثال دقيقة في الوقت المناسب استنادا إلى البيانات في الوقت الفعلي، هذه التقارير حاسمة لاتخاذ قرارات مستنيرة، والاستجابة لعمليات التدقيق، وإظهار حالة امتثال مؤسستك لأصحاب المصلحة.


مزايا إضافية للأتمتة في الامتثال


  • فرصة أقل للخطأ البشري، مما يعزز دقة تحديد مواقع الامتثال.
  • التطبيق المتسق للسياسات والمعايير عبر المنظمة بأكملها.
  • نظرة عامة كاملة على الامتثال، مع تسليط الضوء على الثغرات المحتملة والنقاط العمياء.
  • ثقافة أقوى للمساءلة، وتسريع عملية الامتثال والقضاء على تحويل اللوم.
  • تبسيط جمع البيانات والتوثيق والتحكم في التنفيذ.
  • قابلية التوسع الأسهل في برنامج الامتثال الخاص بك، لاستيعاب النمو والتغيير.
  • يقلل من التكلفة الإجمالية للامتثال بفضل الكفاءة المثلى وتقليل الحاجة إلى العمل اليدوي المكثف.


أتمتة الامتثال ليست مجرد أداة للحفاظ على المعايير؛ بل هي أصل استراتيجي يدفع مؤسستك نحو وضع امتثال أكثر كفاءة ودقة ومرونة.


لماذا ترتفع أعباء الامتثال؟


زادت أعباء الامتثال في العديد من الصناعات في جميع أنحاء العالم في السنوات الأخيرة، هذا الاتجاه هو استجابة لملتقى العوامل التي أعادت تشكيل المشهد التجاري، فيما يلي استكشاف حول سبب ارتفاع متطلبات الامتثال وما يعنيه ذلك للشركات والصناعات.


1. لوائح وعقوبات أكثر صرامة

تفرض الحكومات والهيئات الدولية لوائح أكثر صرامة مع عقوبات أشد، وقد دفع الخوف من الضرر الذي يلحق بالسمعة والخسارة المالية المنظمات إلى إعطاء الأولوية للامتثال.


2. زيادة الشفافية والمساءلة

تعمل الشركات تحت تدقيق متزايد في العصر الرقمي، يطالب المستهلكون وأصحاب المصلحة بالشفافية والسلوك الأخلاقي، مما يضغط على الشركات للالتزام الصارم بالمعايير التنظيمية.


3. عولمة الأعمال التجارية

مع توسع الشركات عبر الحدود، فإنها تواجه شبكة معقدة من القوانين الإقليمية والدولية، يتطلب التشغيل على مستوى العالم معدل امتثال أعلى لتجنب المضاعفات القانونية عبر الحدود.


4. تعزيز إدارة المخاطر

هناك فهم متزايد بأن عدم الامتثال يشكل خطرا كبيرا على العمليات التجارية تدرك الشركات أن الامتثال أمر بالغ الأهمية للتخفيف من المخاطر والاستدامة على المدى الطويل.


5. مبادرات حوكمة الشركات

هناك تحول نحو ممارسات حوكمة أفضل، حيث يتم مساءلة المجالس والمديرين التنفيذيين بشكل أكبر عن قضايا الامتثال، هذا يقود ثقافة الامتثال على جميع مستويات المنظمة.


6. اللوائح الخاصة بالقطاعات

تواجه بعض الصناعات، مثل التمويل والرعاية الصحية والتكنولوجيا، لوائح أكثر صرامة وتطورا، ليس أمام الشركات في هذه القطاعات خيار سوى رفع مستوى جهودها في مجال الامتثال.


7. نشاط المستهلك

يقوم المستهلكون بشكل متزايد بمواءمة خياراتهم الشرائية مع قيمهم الأخلاقية، تخاطر الشركات التي تفشل في الامتثال للمعايير الأخلاقية بفقدان قاعدة عملائها إلى منافسين أكثر امتثالا.


8. السمعة كميزة تنافسية

أصبح سجل الامتثال القوي شارة تمييز في السوق، تستخدم الشركات حالة امتثالها لكسب الثقة والميزة التنافسية.


9. التعلم من الماضي

كان الارتفاع في إخفاقات الامتثال البارزة بمثابة درس للكثيرين، الشركات أكثر نشاطا في جهودها للامتثال، وتتعلم من أخطاء الآخرين.


ترتفع الشركات لمواجهة تحديات التزامات الامتثال الجديدة هذه، هذا جيد؛ إنه تحول نحو ممارسات تجارية أكثر أخلاقية وشفافية ومسؤولية، في حين أن الرحلة نحو الامتثال الكامل مستمرة وصعبة، فإن التحرك الجماعي في هذا الاتجاه يعكس التزاما أوسع بممارسة الأعمال التجارية بالطريقة الصحيحة، مما يفيد ليس فقط الشركات ولكن أصحاب المصلحة والمجتمع ككل.


كيف يقلل الامتثال الآلي من تكاليف الامتثال؟


يمكن للنهج المبتكرة للأتمتة أن تقلل من تكاليف الامتثال بطرق عديدة، يمكن لهذه النهج أن تبسط عمليات الامتثال، وتزيد من الكفاءة، وتقلل في نهاية المطاف من تكاليف الامتثال.


على سبيل المثال، تقوم الأدوات القائمة على أتمتة العمليات الآلية (RPA) ومعالجة اللغة الطبيعية (NLP) وتقنيات التعرف البصري على الحروف (OCR) تلقائيا بجمع التغييرات التنظيمية وفرزها وفهمها؛ ورسم خريطة لهذه التغييرات في مجالات العمل المناسبة، توفر هذه القدرات الكثير من الوقت لمحللي الامتثال، مما يقلل بعد ذلك من تكاليف المنظمة.


وبالمثل، يمكن للأدوات القائمة على الذكاء الاصطناعي إنشاء تقارير آلية بعد مراجعة البيانات التنظيمية غير المنظمة وتحديد متطلبات الإبلاغ، وبالتالي لا يتعين على المحللين مراجعة اللوائح يدويا أو تفسيرها أو كتابة التعليمات البرمجية لاسترداد البيانات المطلوبة.


يمكن أن تساعد الأتمتة أيضا المنظمات على تطوير بنية تحتية قوية للمراقبة الداخلية ولوحات المعلومات، وهذا بدوره يساعد على دفع نتائج أمنية أفضل، تسمح هذه الميزات أيضا للمنظمات بالاستجابة بسرعة أكبر لمعايير وأطر الامتثال المتغيرة.


بعض الطرق الأخرى التي يمكن للأدوات الآلية من خلالها تبسيط الامتثال وخفض التكاليف هي:


  • يمكن لروبوتات الذكاء الاصطناعي إنشاء ضمانات تسويقية متوافقة مع المتطلبات التنظيمية.

  • تقلل أنظمة مراقبة المعاملات القائمة على الذكاء الاصطناعي من إشعارات الامتثال الإيجابية الخاطئة (أي تحذير موظف الامتثال من أن المعاملة تبدو مشبوهة، في حين أن المعاملة ليست كذلك في الواقع) وتقليل تكاليف المراجعة.

  • تسرع الأتمتة من جمع المستندات وفحوصات قواعد البيانات وفحوصات العناية الواجبة.

  • يسمح للفرق بتخزين الأدلة وإدارتها مركزيا، لتقليل وقت وتكاليف إعداد مراجعة الحسابات.

حماية عملك في المستقبل من خلال إدارة الامتثال الآلية


إدارة الامتثال الآلي ليست مجرد أداة؛ إنها ميزة استراتيجية يمكن أن تفيد الشركات من جميع الأحجام بشكل كبير من خلال ضمان بقائها متقدمة على المخاطر، إليك كيف يمكن للمنظمات الاستفادة من هذه التكنولوجيا.


1. الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم (SMBs)

  • كفاءة التكلفة : يقلل الامتثال الآلي من الحاجة إلى فرق قانونية واستشاريين واسعة النطاق، مما يجعله حلا فعالا من حيث التكلفة للشركات الصغيرة والمتوسطة التي تعمل بميزانيات أكثر إحكاما.

  • التركيز على الأعمال الأساسية : من خلال أتمتة مهام الامتثال الروتينية، يمكن للشركات الصغيرة والمتوسطة أن تركز مواردها على النمو والابتكار بدلا من تعقيدات الامتثال.

  • قابلية التوسع : مع نمو الشركات الصغيرة والمتوسطة، تصبح احتياجات امتثالها أكثر تعقيدا، تتسع الأنظمة الآلية مع عملك، بحيث تكون مغطى دائما.

2. الشركات الكبيرة

  • التخفيف من المخاطر : بالنسبة للشركات الكبيرة، فإن المخاطر أعلى، يساعد الامتثال الآلي في تحديد المخاطر والتخفيف منها بنشاط، وحماية الأعمال التجارية من الغرامات المحتملة والأضرار التي تلحق بالسمعة.

  • الكفاءة على نطاق واسع : يمكن للشركات الكبيرة أن تستفيد من الكفاءة التي تجلبها الأتمتة وعمليات الامتثال وإدارتها وتبسيطها عبر مختلف الإدارات وحتى المكاتب العالمية.

  • رؤى تعتمد على البيانات : توفر الأنظمة الآلية رؤى وتحليلات قيمة، مما يساعد الشركات الكبيرة على اتخاذ قرارات مستنيرة والبقاء في صدارة التغييرات التنظيمية.

3. المؤسسات

  • إدارة الامتثال العالمي : يمكن للمؤسسات التي تعمل على نطاق عالمي ضمان الامتثال المستمر عبر مناطق مختلفة، والتنقل من خلال مختلف القوانين واللوائح المحلية بكفاءة.

  • التكامل مع أنظمة المؤسسة : يمكن دمج الامتثال الآلي بسلاسة مع أنظمة المؤسسة الحالية (على سبيل المثال، أنظمة شركة أصغر تحصل عليها)، مما يوفر نظرة شاملة للامتثال والمخاطر في جميع أنحاء المنظمة بأكملها.

  • ميزة استراتيجية : في عصر تكون فيه الثقة والامتثال مميزين تنافسيين، يمكن للمؤسسات الاستفادة من الأتمتة لبناء الثقة مع العملاء والشركاء والمنظمين، وتعزيز مركزهم في السوق.

تقوم إدارة الامتثال الآلية بأكثر من مساعدتك على تلبية المتطلبات التنظيمية، من خلال اعتماد نهج التفكير المستقبلي هذا، لا يمكن للشركات من جميع الأحجام حماية عملياتها ووضع نفسها من أجل النمو المستدام والنجاح في المستقبل.



إرسال تعليق