ما هي أتمتة العمليات التجارية؟ | business process automation

من خلال تنفيذ حلول الأتمتة يمكن القضاء على العمل المزدحم وزيادة الإنتاجية، اكتشف المهام التي يمكنك أتمتتها باستخدام BPA.

هل تبحث عن طرق للقضاء على العمل المزدحم مع تحسين كفاءة الفريق؟ قد تكون الأتمتة هي إجابتك فقط، يمكن أن توفر أتمتة المهام المتكررة وقت فريقك ويمكن أن يساعد حتى في منع الأخطاء اليومية الصغيرة، وعندما يتعلق الأمر بالكفاءة، لا يوجد شيء أكثر قيمة من استعادة الوقت في يومك.


في هذه المقالة، سنتناول عملية أتمتة الأعمال، بما في ذلك ما هو حل الأتمتة، وفوائد تنفيذ نظام خاص بك، وأمثلة على المهام الشائعة التي يمكنك أتمتتها.



ما هي أتمتة العمليات التجارية؟ | business process automation
أتمتة العمليات التجارية


ما هي العملية التجارية؟


العملية التجارية هي مجموعة من الأنشطة التي تساعد الأعمال التجارية على الوصول إلى هدف مشترك، عند استخدامها فيما يتعلق بالأتمتة عادة ما تشير العملية التجارية إلى مهمة قابلة للتكرار تنفذها أداة برمجية.


يمكن أن تشمل العمليات التجارية أي شيء من الفواتير إلى إعداد موظفين جدد إلى كشوف المرتبات، يعد وجود عمليات أمرا ضروريا لضمان توافق المهام الفردية مع الأهداف المشتركة.


ما هي أتمتة العمليات التجارية؟


أتمتة العمليات التجارية (BPA) هي استخدام الأتمتة التي تمكن التكنولوجيا لاستبدال الجهد اليدوي واستكمال المهام المتكررة للأعمال التجارية بكفاءة أكبر، على الرغم من أن ذلك قد يبدو معقدا، إلا أن تنفيذ BPA قابل للتنفيذ ويستحق كل هذا العناء، في الأساس إنها عملية تفويض المهام إلى أداة بدلا من عضو في الفريق، الحيلة الحقيقية هي تنفيذ الأداة بطريقة تناسب احتياجات عملك على أفضل وجه.


غالبا ما تركز أتمتة العمليات التجارية على العمليات الأساسية الحرجة التي تؤثر على إنتاجية الفريق.


كيف يرتبط BPA ب BPM؟


غالبا ما يتم الخلط بين أتمتة العمليات التجارية وإدارة العمليات التجارية (BPM)، بعد كل شيء إدارة العمليات التجارية هي المصطلح الشامل لتقنيات التشغيل الآلي المختلفة.


يتم تعريف BPM على أنها الانضباط الذي يستخدم فيه الناس طرقا مختلفة لاكتشاف العمليات التجارية ونمذجتها وتحليلها وقياسها وتحسينها وأتمتتها، هذا يعني أن BPA هو مجرد جزء صغير واحد من BPM.


كيف يرتبط BPA ب RPA؟

في حين أن BPA وأتمتة العمليات الآلية (RPA) متشابهان، إلا أن هناك بعض الاختلافات بين المصطلحين، BPM هو نهج شامل يستخدم الأتمتة التي تمكن التكنولوجيا، في حين أن RPA هو نهج محدد يستخدم الروبوتات البرمجية والذكاء الاصطناعي.


كيف يرتبط BPA بتحليل العمليات التجارية؟


تحليل العمليات التجارية هو مجموعة فرعية من BPA ويركز على تحليل العمليات التجارية، يستخدم أساليب آلية مختلفة لرسم خريطة وفهم الطرق الحالية.


في النهج اليدوي، عادة ما يقابل خبراء العمليات خبراء الموضوع والمستخدمين لإنشاء خريطة عملية، يستخدم النهج الآلي تقنيات مثل تعدين العمليات والتقاط العمليات وذكاء العملية، لخلق نتيجة مماثلة.


ما هي العمليات التجارية التي يجب أن تقوم بأتمتتها؟


الآن يأتي الجزء المثير حلول BPA، ما هي العمليات التي يمكنك أتمتتها؟ في الواقع هناك عدد لا حصر له من المهام التي يمكنك أتمتتها، الجزء الصعب هو معرفة كيفية القيام بذلك.


من الأفضل أن تبدأ ببساطة وتعمل ببطء في طريقك إلى عمليات أتمتة أكثر تعقيدا، تشمل المهام الشائعة التي تقوم المؤسسات بأتمتة تسليمات المشروع وإدخال البيانات وأوامر البيع وحتى كشوف المرتبات، وكلها يمكن أن توفر وقت فريقك وأمواله.


فيما يلي بعض المهام الأكثر شيوعا التي يمكنك أتمتتها باستخدام أتمتة العمليات التجارية.


1. مهام المشروع

ستؤدي معظم المشاريع التي تعمل عليها إلى عدد من المهام اليدوية التي يجب إنشاؤها والمعروفة باسم التبعيات، في حين أن بعض الفرق تستخدم الأتمتة لإنشاء قوائم مهام أفضل، يفضل البعض الآخر طرقا مثل kanban boards أو مخطط جانت مثل الجداول الزمنية، مهما كانت الطريقة التي تفضلها يمكن أن تساعد الأتمتة في إنشاء هذه المهام وحتى إغلاق المهام في بعض الحالات.


يمكنك استخدام الأتمتة لمهام المشروع من أجل:

  • نقل المهام إلى المشروع الصحيح.
  • تعيين المهام لزملائك في الفريق المناسب.
  • إخطار أصحاب المصلحة بتبعيات المشروع.
  • تحديد وتغيير تواريخ الاستحقاق.
  • تسليم العمل في الوقت المناسب.


من خلال أتمتة العمل المزدحم مثل إدارة مبادرات المشاريع، يمكنك تعيين أعضاء الفريق تلقائيا، وتحويل تواريخ الاستحقاق بسهولة، وإخطار أصحاب المصلحة بالتغييرات.


2. الاتصالات

أتمتة الاتصالات هي طريقة أخرى لتبسيط المهام المتكررة، من تذكيرات المشروع إلى تحديثات الفريق الأسبوعية، يمكن أن تكون هذه المهام الصغيرة (ولكنها تستغرق وقتا طويلا) خطوة أولى رائعة لإنشاء عملية تجارية أكثر ذكاء.


يمكنك استخدام الأتمتة للاتصالات من أجل:

  • إرسال تذكيرات المشروع.
  • إرسال تحديثات الفريق.
  • إرسال نتيجة ما بعد الاجتماع.
  • إرسال اتصالات تواجه العملاء.
  • إرسال سلسلة البريد الإلكتروني بعد الشراء.


استنادا إلى الأمثلة المذكورة أعلاه، يمكنك أن ترى أن هناك مجموعة واسعة من القدرات عند النظر إلى أتمتة الاتصالات، والتي يمكن أن يساعد كل منها في كل من التحديثات الداخلية والخارجية ودعم العملاء.


3. إدخال البيانات

تتطلع معظم المنظمات إلى الأتمتة كوسيلة لاستكمال إدخال البيانات، إنها وظيفة متكررة ومملة وتستغرق وقتا طويلا جدا في ذلك وعادة ما تتطلب عملا شهريا أو أسبوعيا.


يمكنك استخدام الأتمتة لإدخال البيانات للأهداف التالية:

  • التقليل من البيانات المكررة.
  • استيراد النماذج.
  • وضع علامة على تناقضات البيانات ومنعها.
  • توجيه البيانات إلى أصحاب المصلحة المناسبين.
  • تخزين معلومات العميل.


إلى جانب هذه القدرات، يمكن أن يساعد الإدخال الآلي للبيانات في خفض التكاليف التشغيلية للمهام التي كان من الممكن القيام بها يدويا.


4. أوامر المبيعات

مع وجود إدارة علاقات العملاء المناسبة، يمكن أن تساعد الأتمتة في جمع وتوجيه معلومات طلب مبيعات العملاء، يمكن أن يكون هذا مفيدا لعدد من الأسباب، مثل خدمة العملاء وتخصيص الحملات التسويقية.


يمكنك استخدام الأتمتة لأوامر المبيعات من أجل:

  • خدمة العملاء.
  • إضفاء الطابع الشخصي على الحملات التسويقية.
  • توقع نجاح المنتج.
  • تتبع اتجاهات السوق.


لن تعيد هذه القدرات الوقت لفريقك فحسب، بل يمكن أن تساعد مؤسستك أيضا على المنافسة في السوق والمساعدة في استراتيجيات النمو المستقبلية.


5. كشوف المرتبات

كشوف المرتبات مهمة ضرورية لكل عمل تجاري، إذا كنت لا تزال تعمل يدويا على كشوف المرتبات، فأنت تفوت فوائد أتمتة العملية، على غرار العمليات التجارية الأخرى التي حددناها أعلاه، يمكن للأتمتة منع الأخطاء، وإنشاء إجراءات أسرع، ومنعك من الجلوس في المكتب لساعات متتالية.


يمكنك استخدام الأتمتة لكشوف المرتبات من أجل:

  • تقديم كشوف المرتبات.
  • إنشاء تقارير كشوف المرتبات.
  • توفير وسائل الدفع لأعضاء الفريق.
  • ضبط ساعات PTO.
  • مساعدة الموظفين في تقديم الإقرارات الضريبية.
  • إجراء تغييرات على مزايا التسجيل المفتوحة.


إذا كانت هناك مهمة واحدة تقوم بأتمتتها فإن كشوف المرتبات هي منافس قوي عند النظر إلى مقدار العمل الذي يمكنك خلعه من لوحة فريقك.


6. رعاية العملاء

رعاية العملاء هي عملية أخرى رائعة لأتمتة إذا كان لديك التكنولوجيا المناسبة، يمكن أن يكون ذلك في شكل برامج بريد إلكتروني مثل سلسلة ترحيب أو سلسلة إعادة تنشيط، أو ترويج المحتوى مثل الإعلانات المستهدفة.


يمكنك استخدام الأتمتة لرعاية العملاء من أجل:

  • إنشاء سير عمل الحملة.
  • مشاركة المحتوى ذي الصلة مع العملاء المحتملين.
  • إرسال رسائل البريد الإلكتروني التي تفيد العملاء المحتملين.
  • تخزين بيانات العملاء المخصصة.


في حين أن هناك الكثير من الطرق لاستخدام الرعاية الآلية العملاء لصالحك، تأكد من تحسين الحملات باستمرار استنادا إلى مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs)، أسوأ شيء يمكنك القيام به هو إعداد حملة ونسيانها، لذا تأكد من الاستمرار في النمو من الأداء السابق.


أمثلة على أتمتة العمليات التجارية


الآن بعد أن عرفت بعض المهام الأكثر شيوعا لأتمتة، دعونا نلقي نظرة على حالات الاستخدام الملموس ل BPA أثناء العمل، يجب أن تضع الخطة الجيدة كل من مستخدمي الأعمال وتجربة العملاء في الاعتبار.


فيما يلي بعض الأمثلة على أتمتة العمليات التجارية للحصول على فكرة أفضل عن كيفية استخدام الأتمتة.


مثال 1: أتمتة مهام المشروع

أنت تعمل على مشروع جديد وتلاحظ أن هناك مهمة متأخرة، يمكنك التواصل مع عضو الفريق للتحقق من حالة المهمة ويخبرونك أن المهمة قد اكتملت لكنهم نسوا إغلاق تبعيتهم، وبسبب هذا تأخرت الآن العديد من التبعيات الفرعية.


الحل : بمساعدة الأتمتة، يمكنك تعيين تذكيرات بالمهام عندما تقترب تواريخ الاستحقاق دون أي تدخل منك، كان هذا من شأنه أن يمنع المهام من تجاوز تاريخ استحقاقها في المقام الأول، كان من الممكن أيضا أن يعيد الوقت الذي قضيته أنت وأصحاب المصلحة في التحدث عن المشكلة وحلها.


المثال 2: أتمتة اتصالات الفريق

يطلب منك رئيس عملياتك إدراجهم في إطلاق المنتج الجديد حتى يتمكنوا من البقاء على اطلاع، يمكنك جدولة اجتماع فريق لتجاوز هيكل تفصيل عملك مع أصحاب المصلحة في الفريق، يمكنك التحقق من تقويم رئيس العمليات الخاص بك ولكنها غير متاحة لأي من الأوقات التي يكون فيها بقية الفريق.


الحل : مع الأتمتة، يمكنك بسهولة إضافة متابعين إلى المهام لإبقائهم على اطلاع على تغييرات المشروع وتواريخ الاستحقاق القادمة، لن يتم إخطارهم تلقائيا فحسب، بل يمكنهم أيضا ضبط تفضيلات الإشعارات الخاصة بهم للتنسيق مع العمل الأكثر أهمية بالنسبة لهم.


فوائد أتمتة العمليات التجارية


قد تتساءل عن سبب أهمية الأتمتة في المقام الأول، إنه سؤال صحيح يجب مناقشته في وقت مبكر من بحثك.


يمكن أن تقدم BPA هذه الفوائد وأكثر من ذلك:

  • خلق كفاءة أعلى.
  • تبسيط العمليات.
  • توحيد العمليات.


لا يمكن أن تقدم هذه الفوائد فحسب، بل يمكن أن تقود BPA مؤسستك إلى ذكاء تجاري عام أعلى من خلال تخطيط موارد المؤسسة (ERP) واستخدام واجهات برمجة التطبيقات المختلفة (API)، كلاهما نظام تحويل رقمي يمكن أن يساعدا في تبسيط أتمتة سير عمل فريقك.


دعنا نتعمق في كل من الفوائد الرئيسية لأتمتة العمليات التجارية.


1. خلق كفاءة أعلى

واحدة من أكثر النتائج المفيدة ل BPA هي أنها تساعد على تحسين الكفاءة، وتمكين فريقك بمزيد من الوقت للقيام بأفضل عمل، على سبيل المثال يمكنك توفير الوقت ومنع الأخطاء عن طريق أتمتة تذكير جدول الأعمال اليومي لأصحاب المصلحة في المشروع.


لا يؤدي هذا إلى تحسين الإنتاجية فحسب، بل يمكن أن يساهم وقت الفراغ الإضافي أيضا في عمل عالي الجودة، إنه مربح حقيقي للجانبين.


2. تبسيط العمليات

يمكن أن تكون العمليات التجارية صعبة لكل من الشركات الكبيرة والصغيرة، ذلك لأن هناك العديد من العمليات المختلفة في مكانها، من التخطيط والميزانية إلى الموارد البشرية وتأهيل الموظفين، هناك العديد من المهام المتكررة التي تحدث وراء كواليس كل عمل تجاري تقريبا.


بمساعدة BPA، يمكنك استخدام الأتمتة لتبسيط عملياتك باستخدام التعلم الآلي لتعزيز تجربة كل من الموظفين والعملاء.


3. توحيد العمليات

إلى جانب تبسيط المهام داخل العمليات التجارية، يمكن أن تساعد BPA فريقك على توحيدها، هناك عدد من الطرق لتحقيق ذلك، بما في ذلك أتمتة توجيه المعلومات إلى أصحاب المصلحة.


هذا مهم للحفاظ على الاتساق في جميع أنحاء كل إجراء من الإجراءات الداخلية الخاصة بك، وهذا بدوره يحافظ على الأخطاء والعمل المشغول عند الحد الأدنى والاتجاه التنظيمي واضح.


برنامج أتمتة العمليات التجارية


من أجل إنشاء عملية تجارية فعالة، تحتاج أولا إلى الحصول على برنامج التشغيل الآلي المناسب، يجب أن تمنحك أداة أتمتة العمليات الجيدة القدرة على إنشاء سير عمل مخصص، وتقديم نتائج سريعة، وإجراء تغييرات بسهولة عند الحاجة.


في حين أن هناك العديد من الميزات التي يمكن أن تعزز الذكاء التكنولوجي لمؤسستك، إلا أن هناك القليل منها يبرز أكثر من غيره.


يجب أن تكون أداتك قادرة على:

  • تبسيط سير العمل.
  • تصور العمل.
  • بيانات آمنة.
  • توفير واجهة مستخدم بسيطة.
  • تحديد الأولوية والتواريخ.
  • إنشاء خطوات مخصصة.
  • التقليل من العمل المزدحم.


لن تساعد كل هذه القدرات في بناء سير عمل موثوق به فحسب، بل ستقلل أيضا من الاختناقات، على الرغم من أنها قد تبدو صغيرة في الوقت الحالي، إلا أنها تتراكم بمرور الوقت، مما يؤدي إلى مشاكل في الكفاءة، لحسن الحظ مع وجود برنامج BPA المناسب ستكون مستعدا.



قم بتبسيط سير عملك من خلال أتمتة الأعمال، أتمتة العمليات التجارية هي المفتاح لإنشاء فريق أكثر كفاءة، من خلال التعرف علي أوجه القصور إلى منع الخطأ البشري، يبدأ كل شيء بالأتمتة، يمكنه تحسين كل شيء من عملية الإعداد إلى رضا العملاء.



 

إرسال تعليق