الكفاءة مقابل الفعالية في الأعمال التجارية | Efficiency vs. effectiveness

تحليل التوازن بين الكفاءة والفعالية في سياق الأعمال التجارية، وكيفية تحقيق التحسين في الأداء وتحقيق الأهداف المستهدفة.

إذا لم تفكر أبدا في الفرق بين الكفاءة والفعالية، فأنت لست وحدك، في الواقع تستخدم معظم الفرق هذه المصطلحات بالتبادل، لكن فهم الفرق بين هاتين الاستراتيجيتين التجاريتين يمكن أن يساعد فريقك على النجاح.


في كتابه، المدير التنفيذي الفعال، ذكر "Peter Drucker" أن "الكفاءة هي القيام بالأشياء بشكل صحيح، والفعالية هي القيام بالشيء الصحيح"


من الناحية المثالية تريد بناء فريق يتسم بالكفاءة والفعالية، بعد كل شيء يريد الجميع القيام بالأشياء الصحيحة بشكل صحيح، للعثور على نقطة التوازن هذه، ابدأ بفهم ما يعنيه كل مصطلح ومتى يجب أن تركز على كل مقياس.



الكفاءة مقابل الفعالية في الأعمال التجارية | Efficiency vs. effectiveness
الكفاءة والفعالية في الأعمال التجارية


ما هي الكفاءة؟


الكفاءة تعني القيام بالأشياء "بشكل صحيح" سواء كان ذلك يعني التحرك بشكل أسرع، أو إنجاز العمل بموارد أقل، أو إنجاز مشاريع كبيرة بميزانية أصغر، أو القيام "بالمزيد".


بشكل عام، الفرق الفعالة تعمل علي : 


  • تشغيل المشاريع التي تعتمد على العمليات.
  • بناء خطط لإدارة الموارد.
  • تبني الأتمتة.
  • النجاح بموارد محدودة.
  • التركيز على العمل أمامهم مباشرة.
  • قياس التقدم مقابل مقاييس محددة.

ما هي الفعالية؟


تعني الفعالية العمل على الأشياء "الصحيحة"،  أي الأشياء التي تعزز قيمة الأعمال وتساهم في تحقيق أهداف الشركة، اليوم عدد قليل من الفرق فعالة في ربط عملها الحالي بأهداف الشركة الأوسع نطاقا.


في دراسة حديثة لأكثر من 6000 عامل في مجال المعرفة، أفاد 26٪ فقط من الموظفين أن لديهم فهما واضحا جدا لكيفية ارتباط عملهم الفردي بأهداف الشركة وقال 16٪ فقط إن شركتهم فعالة جدا في تحديد الأهداف وتوصيلها.


تعرف الفرق الفعالة كيفية تحديد أولويات الموارد المناسبة وتخصيصها بنجاح للمبادرات الهامة، لديهم إحساس واضح بكيفية تناسب عملهم مع استراتيجية الشركة وأهدافها الأكبر، ويستخدمون هذه المعرفة لتوجيه اختياراتهم إلي ما يجب العمل عليه ومكان تخصيص مواردهم.


بشكل عام، الفرق الفعالة:


  • موجهة نحو الهدف.
  • تستثمر في النتائج.
  • تركز على العميل أو المستخدم النهائي.
  • تربط أعمالها بالصورة الكبيرة.

هل أحدهما أكثر أهمية من الآخر؟


من أجل إدارة فريق رائع حقا، تحتاج إلى الكفاءة والفعالية، يقوم الفريق الكفء غير الفعال بإنجاز العمل بسرعة، لكنهم قد يعطون الأولوية للمبادرات الخاطئة، بدلا من ذلك يقوم الفريق الفعال الغير كفء بإنجاز العمل الصحيح ولكن ليس بالسرعة المثالية.


تخيل أن فريق المبيعات الخاص بك يعرض منتجك على عميل مؤسسة جديد، شارك قسم تكنولوجيا المعلومات، وطلبوا عرضا توضيحيا من كل منتج من المنتجات الثلاثة التي يفكرون في تنفيذها، إليك كيف يمكن أن تنجح العملية اعتمادا على ما إذا كان فريقك كفؤا أو فعالا أو لا أو كليهما:


1. فريق ذو كفاءة ولكنه غير فعال

يقوم الفريق ببناء العرض التوضيحي في غضون ثلاثة أيام فقط، ولكن بمجرد تقديمهم، يكون العميل المحتمل غير راض لأن المحتوى ركز على الأشياء الخاطئة، في نهاية المطاف لم تتحدث مواد العرض التقديمي عن احتياجات شركتهم المحددة، لذلك قرروا الذهاب في اتجاه مختلف.


2. فريق ليس كفؤا ولكنه فعال

يعمل الفريق معا لبناء عرض توضيحي، ولكن الأمر يستغرق أسبوعين، العميل غير راض عن مقدار الوقت الذي استغرقه الرد من فريقك، تقضي عدة أسابيع أخرى في التفاوض والعرض.


3. فريق ليس كفء وليس فعال

لم يقم الفريق ببناء عمليات المبيعات الخاصة به بالكامل، لذلك لا أحد واضح بشأن من يقوم بإنشاء العرض التوضيحي، في نهاية المطاف يستطيع الفريق تجميع شيء ما معا، لكنه لا يتحدث عن القيمة الحقيقية لمنتجك أو ينقل وضعك التنافسي إلى العميل، لذلك قرروا الذهاب في اتجاه مختلف.


4. فريق ذو كفاءة  وفعال

لدى الفريق سير عمل واضح في مكانه وقادر على بناء العرض التوضيحي في غضون خمسة أيام، في الأسبوع المقبل يكون للعرض النتيجة المرجوة، ويقرر العميل المضي قدما في منتجك.


كيف يزيد تحسين الفعالية من الكفاءة؟


من الناحية المثالية، تريد بناء فريق يتسم بالكفاءة والفعالية، ولكن عليك أن تبدأ من مكان ما، ومحاولة تنفيذ كلتا المنهجيتين في وقت واحد قد لا تحصل من خلاله على التأثير المطلوب، لذلك ابدأ بالحل من أجل الفعالية قبل العمل على الكفاءة.


من خلال إعطاء الأولوية للفعالية، فإنك تضمن أن فريقك يعمل على المبادرات التي تساهم في تحقيق أهداف الشركة ذات الصلة، بعد ذلك بمجرد تطوير الفعالية كممارسة، يمكنك تحسين الكفاءة،  وبعبارة أخرى القيام بنفس العمل الفعال في وقت أقل.


على سبيل المثال، مشروعا متعدد الوظائف بين فرق التصميم الإبداعي وتصميم الويب، الهدف هو إعادة تصميم الصفحة الرئيسية للشركة للتواصل بشكل أفضل مع دعم عملاء الشركة، في البداية الفريق ليس فعالا ولا كفؤا، ليس لديهم وضوح حول دعم العميل الذي يتواصلون معه، أو كيف يفيد عملائهم، أو الرسائل التي يجب تحديد أولوياتها على الصفحة الرئيسية.


يبدأ الفريق باتخاذ خطوات لحل الفعالية وجعل الجميع على نفس الصفحة، إنهم يستثمرون في منصة لإدارة العمل لتنسيق المعلومات عبر مختلف مستويات منظمتهم وربط المبادرات الفردية بأهداف الشركة الأوسع، مع زيادة فهم استراتيجية الصورة الكبيرة، يستطيع الفريق إنشاء صفحة رئيسية تمثل شركتهم على أفضل وجه وتخدم عملائهم.


الفريق ليس فعالا تماما حتى الآن، استغرق الأمر بعض الوقت حتى يتمكنوا من تشغيل المشروع، واستغرقت عملية المراجعة وقتا أطول مما أرادوا، ولكن من خلال التركيز على الفعالية ضمنوا أن يكون مشروعهم قابلا للتنفيذ يتماشى مع أهداف الشركة، الخطوة التالية هي أن تصبح أسرع وأكثر كفاءة.


بناء فريق يتسم بالكفاءة والفعالية


في نهاية المطاف، الهدف هو مساعدة فريقك على أن يصبح كفؤا وفعالا، القيام بذلك يعني أن فريقك يمكنه رؤية الصورة الكبيرة مع إعطاء الأولوية للسرعة والإنتاجية، في حين أن الخطوة الأولى هي تحقيق أقصى قدر من الفعالية، هناك العديد من الخطوات التي يمكنك اتخاذها لدعم فريقك في بناء أفضل الممارسات الفعالة.


1. ابدأ بربط الأهداف بالعمل اليومي

لا يمكن لفريقك أن يكون فعالا دون فهم كيف يؤثر عملهم على أهداف شركتهم، تأكد من أن لديهم رؤية واضحة لكيفية مساهمتهم في مهمة شركتك ورؤيتها، أفضل طريقة للقيام بذلك هي باستخدام أداة إدارة العمل.


تساعدك إدارة العمل على تنسيق الأشخاص والعمل عبر جميع مستويات مؤسستك لضمان حصول الجميع على المعلومات التي يحتاجونها لإنجاز العمل الأكثر أهمية، بدلا من المهام والمشاريع المنعزلة يمكن أن تساعدك أدوات إدارة العمل على سد الفجوة بين المهام اليومية وأهداف الشركة الأوسع، بهذه الطريقة يمكن لفريقك تحديد أولويات المهام بشكل فعال لتعظيم قيمة العمل، بدلا من ضياع الوقت في العمل ذي الأولوية المنخفضة.


لضمان إعطاء الأولوية للعمل الصحيح، استخدم الأهداف والنتائج الرئيسية (OKRs) لتحديد أهداف ربع سنوية تصل إلى أهداف نصف سنوية، بصفة إسبوعية حتي تتاكد من أن العمل الذي يقوم به الفريق يصل إلى هذه الأهداف.


2. زيادة الرؤية متعددة الوظائف

الفرق الفعالة لا تعمل في صوامع، لإعداد فريقك للنجاح تأكد من أن لديهم فهما لكيفية ارتباط عملهم بالمبادرات والمشاريع الأخرى، عندما يكون لدى الجميع رؤية لمن يفعل ماذا ومتى، يمكن لأعضاء الفريق قضاء وقت أقل في تنسيق العمل والمزيد من الوقت في المشاريع عالية التأثير.


المساءلة والرؤية والاكتشاف هي المزايا التي تأتي من الإدارة السليمة للمشروع واستخدام الأدوات المناسبة.


3. عليك الإستفادة من الأتمتة والتكامل

بمجرد أن يتعامل فريقك مع الفعالية، فقد حان الوقت لزيادة الكفاءة، تتمثل إحدى طرق القيام بذلك في أتمتة العمل اليدوي أو الازدواجي من خلال أتمتة العمليات التجارية (BPA)، وفقا لمؤشر تشريح العمل يقضي عامل المعرفة العادي 60٪ من وقته في العمل حول العمل، أشياء مثل مطاردة الموافقات أو البحث عن المعلومات أو تكرار العمل الذي تم الانتهاء منه بالفعل، من خلال أتمتة العمليات اليدوية فإنك تحرر المزيد من الوقت لفريقك لإنفاقه على العمالة الاستراتيجية الماهرة.


بالإضافة إلى المجهود الذي يتعلق بالعمل، يفقد العاملون في مجال المعرفة الوقت الحرج في التبديل بين التطبيقات والبحث عن المعلومات، تظهر الأبحاث أن العاملين في مجال المعرفة يتحولون بين 10 تطبيقات إلى 25 مرة في اليوم. 


في كثير من الأحيان، لا يمكن لأدوات الأعمال التحدث مع بعضها البعض، مما يعني أنه يتعين على الموظفين التبديل بين البريد الإلكتروني ومنصات المراسلة والأدوات الخاصة بالوظائف وبرامج إدارة المشاريع، بدلا من ذلك ابحث عن طريقة لدمج أهم أدوات عملك، حتى تتمكن من الوصول إلى جميع معلوماتك المهمة في مكان واحد.


4. تحديد مجالات التحسين

لكي تكون فعالا تحتاج إلى فهم مكان التأخر، عندما يكون العمل متأخرا أو يكون أعضاء الفريق مرهقين، فإن تحديد نقاط التوتر هذه في وقت مبكر يمكن أن يساعدك على إعادة تقييم الموارد وإعادة توزيعها إذا لزم الأمر.


يمكن أن يساعد تطوير عملية واضحة لتحديد مجالات تحسين فريقك على أن يكون استباقيا بدلا من رد الفعل، هذا لا يزيد من الكفاءة فقط، لأنك تزيل العمل غير الضروري، ولكنه يعزز أيضا الفعالية من خلال مساعدة فريقك على أن يكون أكثر وعيا بعملك.


بالنسبة لكيفية الوصول إلى هناك؟ تأكد من أن كل مبادرة لديها اجتماعات دورية حيث يمكنك مشاركة تقدم المشروع والعقبات المحتملة، لا تجدد هذا العمل كاجتماع، بل قم بمشاركة تقارير حالة المشروع في نفس المكان الذي تعمل فيه، حتى تتمكن من فحص الوضع بسرعة وتعديله حسب الحاجة.


الخروج مع عدم الكفاءة وغير الفعالة


سيستغرق بناء فريق كفء وفعال بعض الوقت، للوصول إلى هناك ابدأ بالتركيز على الفعالية وتمكين فريقك بوضوح في أهداف الشركة وأولوياتها، ثم ركز على الكفاءة من خلال الاستثمار في الأتمتة والحد من العمل في العمل.




إرسال تعليق