تحديد نفقات التشغيل: دليل عملي للأعمال

استعراض لكيفية تحديد وإدارة نفقات التشغيل في الشركات، مما يوفر فهم عميق للمفاهيم والاستراتيجيات اللازمة لتحقيق كفاءة أعلى في العمليات وزيادة الربحية.

إن فهم مقدار المال الذي يتطلبه الحفاظ على تشغيل الشركة أمر بالغ الأهمية لبقاء جميع المنظمات، مع زيادة النفقات التشغيلية تنخفض الربحية، لذلك من خلال إدراك تكلفة العمليات والتخفيف منها بشكل استباقي، فإن الشركات لديها القدرة على التحكم بشكل أفضل في التكاليف وتحسين صحتها المالية.


  • كل منظمة لديها نفقات تشغيل تأتي مع إدارة الأعمال التجارية وتجعل من الممكن بيع السلع أو الخدمات.
  • يساعد تجميع هذه التكاليف المنظمات على قياس الربحية والأرقام ذات الصلة، مثل هامش الربح التشغيلي.

  • من خلال مراقبة نفقات التشغيل عن كثب، يمكن للفرق المالية تحديد القيم المتطرفة والاتجاهات التي يمكن أن تكشف عن فرص للحد من النفقات دون التضحية بجودة المنتج أو الخدمة.

  • تجعل برامج المحاسبة من الأسهل بكثير حساب وتتبع نفقات التشغيل والمقاييس ذات الصلة.



تحديد نفقات التشغيل: دليل عملي للأعمال
النفقات التشغيلية 


ما هي نفقات التشغيل؟


تكاليف التشغيل هي النفقات المرتبطة مباشرة بالأنشطة التجارية اليومية، باستثناء العمليات التي ينطوي عليها تصنيع منتج أو تقديم خدمة، ومن الأمثلة على ذلك الإيجار، والسفر، والمرافق، والرواتب، واللوازم المكتبية، والصيانة والإصلاحات، وضرائب الممتلكات، والإهلاك (انظر أدناه للحصول على قائمة أكثر شمولا).


1. النفقات التشغيلية مقابل النفقات غير التشغيلية

تنعكس نفقات تشغيل الشركة، التي تسمى أحيانا النفقات التشغيلية الثابتة في بيان دخلها، إلى جانب النفقات غير التشغيلية، فإنها تساعد الشركات على حساب ربحيتها، النفقات غير تشغيلية هي نفقات تتعلق بشكل غير مباشر بالعمليات الناتجة عن أنشطة التمويل أو الاستثمار، مثل مدفوعات الفائدة على القروض.


يمكن إصلاح النفقات التشغيلية (وغير التشغيلية) دون تأثرها بالتغيرات في حجم الإنتاج أو تقديم الخدمات، أو متغيرة، مما يعني أنها تتقلب بما يتناسب مع التغيرات في الحجم أو التسليم، في حين أن الإيجار والرواتب هي أمثلة على النفقات التشغيلية الثابتة، فإن عمولات الوقود والمبيعات متغيرة.


2. نفقات التشغيل مقابل تكلفة البضاعة المباعة  COGS

تختلف نفقات التشغيل عن تكلفة السلع المباعة (COGS)، وهي النفقات المباشرة التي تدفعها الأعمال التجارية لشراء أو تصنيع منتجاتها، قد يكون من الصعب حساب COGS اعتمادا على تعقيد الأعمال التجارية وما تبيعه، في أبسط المصطلحات تشمل تكلفة البضاعة المباعة COGS المخزون الأولي بالإضافة إلى مشتريات المخزون مطروحا منها المخزون النهائي، تشمل هذه الصيغة تكلفة شراء العناصر والشحن الوارد والتصنيع (بما في ذلك العمالة) والتعديل والتعبئة والتغليف.


3. النفقات الرأسمالية مقابل نفقات التشغيل

على عكس تكلفة البضاعة المباعة COGS ونفقات التشغيل ، لا تظهر النفقات الرأسمالية في بيان دخل الشركة، النفقات الرأسمالية هي نفقات لمرة واحدة من الأصول الملموسة أو غير الملموسة التي تنعكس على الميزانية العمومية للشركة، عادة ما يكون عمر هذه الأصول سنة واحدة أو أكثر وتجلب قيمة طويلة الأجل للأعمال التجارية.


في حين أن النفقات الرأسمالية قابلة للخصم، فإن الخصم يحدث على مدى فترة من الزمن، وليس على الفور،  تحدث هذه الخصومات من خلال عمليات تسمى الاستهلاك والإهلاك.


في بعض الحالات، بالنسبة لفئات معينة من الأصول، يسمح باستهلاك السنة الأولى بنسبة 100٪.


شرح نفقات التشغيل


إن الحصول على صورة واضحة عن النفقات التشغيلية  و تكلفة البضاعة المباعة COGS والنفقات الغير تشغيلية أمر بالغ الأهمية لمعرفة ما إذا كان عملك مربحا، لا توجد قاعدة صارمة وسريعة بشأن النسبة المئوية المثالية لتكاليف التشغيل بالنسبة للإيرادات، سيختلف اعتمادا على نموذج العمل والصناعة ونضج العمل، ولكن كقاعدة عامة فإن إبقاء تكاليف التشغيل تحت السيطرة وبيع المزيد من منتجاتك أو خدماتك يخلق المزيد من التدفق النقدي الحر للأعمال التجارية، وهو أمر جيد.


ما هي الأنشطة التشغيلية؟


تكاليف التشغيل هي نتيجة للأنشطة التشغيلية للشركة، أو الأنشطة المتعلقة مباشرة ببيع المنتجات أو الخدمات للعملاء، سفر الموظفين وحملات التسويق وإصلاح المعدات الرئيسية كلها أمثلة على الأنشطة التشغيلية.


في بيان التدفق النقدي، يقيس التدفق النقدي التشغيلي النقدية القادمة من وإلى الأعمال التجارية من هذه الأنشطة التشغيلية، يأتي النقد على سبيل المثال من بيع السلع أو الخدمات، والتدفقات النقدية لدفع رواتب الموظفين، تعتبر التصنيفات الأخرى في بيان التدفق النقدي، مثل أنشطة الاستثمار والتمويل، غير تشغيلية.


ما الذي تشمله نفقات التشغيل؟


تتكون تكاليف التشغيل، التي تشمل العديد من النفقات اللازمة للحفاظ على الأعمال التجارية على قدميها، من مجموعة واسعة من فئات النفقات، فيما يلي 11 مثالا على هذه النفقات، والتي تتعلق بمجالات مختلفة من العمليات الأساسية للأعمال التجارية:


1. اللوازم المكتبية

هذه هي العناصر التي يستخدمها موظفو المكتب باستمرار أو تتطلب تجديدا منتظما مثل ورق الطابعة والفواتير وإيصالات المبيعات والأقلام ولوازم تنظيف الحراسة ومحركات أقراص فلاش USB.


2. الاهلاك والاستهلاك

يشير هذا إلى الأصول الثابتة التي تشتريها شركة وتنخفض قيمتها بمرور الوقت، تشمل الأصول التي يتم استهلاكها معدات وآلات المستودعات والأثاث ومعدات الكمبيوتر ومركبات التسليم والمباني وعروض المتاجر.


3. الإعلان

يتضمن الإعلان أي أموال تنفق على تسويق الشركة، على سبيل المثال بطاقات العمل ووسائل التواصل الاجتماعي والكتيبات والمواقع الإلكترونية والتلفزيون والحملات المطبوعة والرقمية.


4. ضريبة الأملاك

هذه ضرائب عقارية تختلف بناء على القيمة المقدرة للممتلكات.


5. المخزون

أي نفقات تتعلق بطلب وتخزين المخزون استعدادا للبيع تندرج تحت نفقات التشغيل، على سبيل المثال النقل والتسليم، والمواد الخام، والنفقات العامة للتصنيع، وتكاليف التخزين والعمالة كلها نفقات المخزون.


6. الإيجار

وهذا يشمل أي تكاليف مرتبطة باستخدام موقع أو ممتلكات، غير مملوكة للأعمال التجارية، للمصنع أو التخزين أو المكتب أو مساحة البيع بالتجزئة، في صناعة العقارات نسبة نفقات التشغيل (OER) هي مقياس يستخدم لمقارنة التكاليف المرتبطة بممتلكات التشغيل مع الإيرادات التي تولدها الممتلكات المذكورة، يفضل انخفاض الموارد المفتوحة ومؤشرات زيادة الربحية لأنها تشير إلى أن دخل العقار أقل يتجه نحو النفقات التشغيلية.


7. كشوف المرتبات

أي نفقات إدارية تتعلق بأجور الموظفين واستحقاقاتهم وضرائب الرواتب هي جزء من النفقات التشغيلية.


8. الصيانة والإصلاحات

يشير هذا إلى جميع نفقات الصيانة الضرورية التي لا يمكن تجنبها و المتكبدة للحفاظ على العناصر في حالة عمل، ويشمل ذلك إصلاح واستبدال عناصر المعدات المكسورة والطلاء وتكاليف تنظيف وفحص الهياكل التجارية.


9. الخدمات العامة 

تشمل الخدمات العامة نفقات الأعمال من الخدمات العامة مثل المياه والكهرباء والإنترنت والهاتف والصرف الصحي والتدفئة والتخلص من النفايات.


10. التأمين

هذه هي الأموال التي تدفعها الشركات لشراء عقد تأمين وتكاليف الأقساط الشهرية غير المدفوعة المرتبطة بالعقد المذكور.


11. السفر

نفقات السفر التي تتكبدها الشركة التي تتجه نحو سداد جميع الرحلات المتعلقة بالأعمال التجارية هي جزء من النفقات التشغيلية.


أهمية نفقات التشغيل


نفقات التشغيل ضرورية لإدارة أي عمل تجاري، ولكن إذا تجاوزت إجمالي إيرادات الشركة، فلن تحقق الشركة أي ربح، ومع وضع ذلك في الاعتبار فإن التكاليف المرتبطة بالأشخاص والطاقة والنقل والسفر هي أربعة أنواع من النفقات التشغيلية التي يمكن للشركات أن تدرس فرص توفير التكاليف عندما يكون لديها رؤية واضحة لهذه النفقات.


كيفية حساب نفقات التشغيل


تختلف تكاليف التشغيل من منظمة إلى أخرى، بعض الشركات لديها نفقات لا داعي للقلق بشأنها، ببساطة بسبب طبيعة أعمالها، مع وضع ذلك في الاعتبار، إليك صيغة عامة لحساب تكاليف التشغيل:


نفقات التشغيل = كشوف المرتبات/الأجور + عمولات المبيعات + تكاليف التسويق/الإعلان + الإيجار + المرافق + التأمين + الضرائب


 يمكن للشركات بعد ذلك استخدام النفقات التشغيلية  و تكلفة السلع المباعة COGS والمصاريف الغير تشغيلية لقياس الربح، ابدأ بهذه الصيغة البسيطة من إدارة الأعمال الصغيرة:


المبيعات - تكلفة السلع المباعة = إجمالي الربح - النفقات العامة = صافي الربح


 على الرغم من أن هذه الصيغة واضحة جدا، إلا أنه ليس من الواضح دائما على الفور ما إذا كان ينبغي، على سبيل المثال وضع التكلفة المتعلقة بالنقل تحت تكلفة البضاعة المباعة  COGS أو النفقات التشغيلية.


تشمل تكلفة البضاعة المباعة  COGS للشركة المصنعة، على سبيل المثال كل تكلفة مرتبطة بشراء المواد، وتكاليف الشحن للحصول على تلك الإمدادات إلى مستودعك أو مصنعك، ونفقات صنع المنتج، والتعديلات والتعبئة والتغليف، يتم طرح هذا الرقم من المخزون النهائي للوصول إلى COGS (لاحظ أن المعايير الدولية للإبلاغ المالي IFRS و المعايير المحاسبية المقبولة عموما GAAP تستخدم طرقا مختلفة للحصول على COGS.)


والخطوة التالية هي طرح COGS من المبيعات للحصول على إجمالي الربح، هذا هو المكان الذي تلعب فيه النفقات التشغيلية دورا، بمجرد أن تطرح الشركة نفقات التشغيل من إجمالي الربح، فإن صافي أرباحها.


كيفية استخدام نفقات التشغيل


تساعد معرفة المبلغ الإجمالي لتكاليف التشغيل الشركات على حساب الأرباح ورقم قيمة آخر هو "الدخل التشغيلي"، والذي يشار إليه أيضا باسم الأرباح قبل الفوائد والضرائب (EBIT)، كيف يتغير الدخل التشغيلي بمرور الوقت سيساعد الشركات والمستثمرين المحتملين على تحديد ما إذا كانت عملية فعالة.


دخل التشغيل = إجمالي الربح - نفقات التشغيل


 بمجرد أن تحدد الأعمال التجارية النفقات التشغيلية الخاصة بها، يمكنها استخدام صيغ أكثر تعقيدا تقدم نظرة ثاقبة على الربحية الإجمالية، مثل هامش الربح التشغيلي.


هامش الربح التشغيلي = الأرباح قبل الفوائد والضرائب / إيرادات المبيعات ×100


كلما ارتفعت نسبة هامش الربح التشغيلي، زادت ربحية الأعمال التجارية.


علاوة على ذلك، فإن زيادة المبيعات دون زيادة كبيرة في تكاليف التشغيل أمر بالغ الأهمية لزيادة الأرباح، هذا هو السبب في أن فهم النفقات التشغيلية مفيد، حيث يمكن للفرق المالية التعمق في بنود النفقات لمعرفة القيم والاتجاهات ثم البحث عن طرق للسيطرة عليها.


كيفية خفض تكاليف التشغيل


تشير الأبحاث إلى أن الانخفاض بنسبة 1٪ في تكاليف التشغيل يمكن أن يزيد من الربحية بنسبة تصل إلى 10 أضعاف الزيادة المقابلة في الإيرادات، من خلال رؤية واضحة لتكاليف التشغيل، يمكنك تحديد المناطق التي تبدو مكلفة للغاية، ثم فحصها لإيجاد فرص لتوفير التكاليف.


فيما يلي بعض الطرق الشائعة لتقليل نفقات التشغيل:


  • مراجعة فواتير المرافق، هل ارتفعت بمرور الوقت؟ ابحث عن استثمارات موفرة للطاقة، مثل مصابيح استشعار الحركة أو ترقيات التدفئة والتهوية وتكييف الهواء.

  • تقييم الخيارات لمقدمي خدمات الإنترنت/الكابلات والتأمين، راجع ما إذا كان بائع آخر يقدم سعرا أكثر تنافسية.

كيف تساعد برامج المحاسبة في حساب نفقات التشغيل؟


لأتمتة عملية تتبع النفقات وتسجيلها وتصنيفها، تلجأ معظم الشركات إلى برامج المحاسبة، الخطوة الأولى في قائمة إدارة الأعمال الصغيرة "عشر خطوات أساسية لمسك الدفاتر" هي شراء برامج المحاسبة، والتي تسبق فتح حساب فحص أعمال منفصل، والتوفيق بين هذا الحساب وحتى تتبع المبيعات.


تعد برامج المحاسبة والإدارة المالية ضرورية لرصد الإيرادات والنفقات، وتوليد التقارير المالية وتتبع المقاييس الأخرى التي تضمن الصحة المالية للأعمال التجارية، تقلل الأتمتة من الأخطاء التي تحملها إدخال البيانات يدويا وتجعل العملية المستهلكة للوقت أكثر كفاءة.


قبل كل شيء، سيساعد هذا النظام الأعمال التجارية على توليد بيانات مالية وتقارير دقيقة تتوافق مع المعايير المحاسبية المقبولة عموما و المعايير الدولية لإعداد التقارير المالية.


نفقات التشغيل هي منجم ذهب للمعلومات التي يمكن للشركات فحصها لتقليل التكاليف ودفع الكفاءة عبر منظمتها، بمجرد أن تدرك الشركات القيمة المحتملة للتحليل العميق لنفقاتها التشغيلية وتنظيمها، يمكنها العمل على خفضها مع الحفاظ على أسعار المنتجات وجودتها وزيادة الربحية.


الأسئلة الشائعة حول نفقات التشغيل


1. ما الذي تتضمنه نفقات التشغيل؟

نفقات التشغيل هي أي تكاليف يتم تكبدها من خلال الأنشطة التجارية اليومية التي لا تندرج تحت تكلفة السلع المباعة، تتقلب نفقات التشغيل المتغيرة، مثل تكاليف التعبئة والتغليف أو الشحن، اعتمادا على حجم النشاط، وعلى العكس من ذلك تظل نفقات التشغيل الثابتة مثل الرواتب أو مدفوعات الرهن العقاري، متسقة، لأنها لا تتأثر بالحجم أو الإشغال.


2. ما هي أمثلة نفقات التشغيل؟

تشمل نفقات التشغيل المشتركة للشركة الإيجار، وكشوف المرتبات، والسفر، والمرافق، والتأمين، والصيانة والإصلاحات، وضرائب الممتلكات، واللوازم المكتبية، والإهلاك، والإعلان.


3. ما هي فئات نفقات التشغيل؟

يمكن تقسيم نفقات التشغيل إلى ثلاث فئات: المكتبية والمتعلقة بالتعويض والنفقات المتعلقة بالمبيعات والتسويق، تأتي النفقات المتعلقة بالمكتب من الإعدادات المكتبية النموذجية، وغالبا ما تشمل أشياء مثل اللوازم المكتبية وضرائب الممتلكات والإيجار والتأمين، تتكون النفقات المتعلقة بالتعويض من كشوف المرتبات واستحقاقات الموظفين وعمولات المبيعات وخطط المعاشات التقاعدية، وأخيرا يتم توجيه النفقات المتعلقة بالتسويق والمبيعات نحو جميع المواد الإعلانية والسفر والترفيه.


4. ما الذي لم يتم تضمينه في نفقات التشغيل؟

يتم تكبد النفقات غير التشغيلية خارج الأنشطة التجارية اليومية والمتعلقة بأنشطة التمويل أو الاستثمار، وتشمل أمثلة التكاليف غير التشغيلية رسوم الجرد المتقادمة، وتسويات الدعاوى القضائية، والخسائر في الاستثمارات، والأضرار الناجمة عن الكوارث الطبيعية والحرائق، وتكاليف إعادة الهيكلة، ونفقات الفوائد، أي تكاليف تتعلق بصنع البضائع أو تقديم الخدمات ليست أيضا جزءا من النفقات التشغيلية.

إرسال تعليق