هيكل تقسيم العمل (WBS) هو تقسيم مرئي للمشروع بدءا من نطاق العمل، يوضح WBS النواتج وكيفية اتصالها بالمشروع الشامل.
نظرا لأنه يتم عرض هيكل تقسيم العمل بصريا، يمكن إنشاؤه باستخدام مزيج من برامج إدارة سير العمل وأطر إدارة المشاريع، تتضمن بعض هذه الطرق الجداول الزمنية و Kanaban boards والتقويمات.
سنرشدك إلى كيفية إنشاء هيكل تقسيم للعمل، وما يجب تضمينه، وعرض أمثلة على كيفية تطبيقه في عملك الخاص.
 |
| هيكل تقسيم العمل |
ما هو هيكل تقسيم العمل في إدارة المشاريع؟
هيكل تقسيم العمل هو أداة تساعدك على تنظيم مشروعك حسب التسلسل الهرمي، مع WBS يمكنك تقسيم النواتج إلى مخرجات فرعية لتصور المشاريع وتحديد التبعيات الرئيسية، يتكون كل هيكل تقسيم للعمل من بضعة أجزاء:
- خط أساس المشروع أو بيان النطاق، الذي يتضمن خطة المشروع ووصفه واسمه.
- أصحاب المصلحة في المشروع.
- جدول زمني منظم للمشروع.
- نواتج المشروع والمهام الفرعية الداعمة.
يستخدم مديرو المشاريع هياكل تحليل العمل لمساعدة الفرق على كسر نطاقات المشاريع المعقدة، وتصور المشاريع والنواتج المتعلقة بالتبعية، وإعطاء أعضاء الفريق نظرة عامة مرئية على المشروع بدلا من قائمة المهام.
من هناك، ستنظم هيكلك بناء على المستويات الهرمية للنواتج الفرعية، قد يتضمن مشروعك أيضا مراحل بناء على العمل المطلوب والجدول الزمني العام للمشروع.
أنواع هيكل تقسيم العمل WBS
يوجد نوعان من هيكل تقسيم العمل وهما كالتالي :
1. هيكل تقسيم العمل القائم على التسليم
هذا تحليل هرمي موجه نحو التسليم للعمل، هذا يعني أنك ستنظر إلى نطاق المشروع الشامل وتقسم عملك إلى مخرجات تدعمه، هذا النهج هو الأفضل للمشاريع الأقصر ذات النتيجة الواضحة حقا، على سبيل المثال تطوير تقرير الإيرادات السنوي الخاص بك.
2. هيكل تقسيم العمل القائم على المرحلة
هنا، يمكنك استخدام مراحل المشروع لإنشاء حزم عمل تضم مجموعات من المهام، ثم تكتمل مجموعات المهام هذه على مراحل، ستحتاج إلى استخدام WBS قائم على المرحلة لمشاريع أطول ذات نتائج أقل تحديدا، على سبيل المثال تريد تعزيز الاحتفاظ بنسبة 20٪ على مدى السنوات الثلاث المقبلة.
ما هي المستويات الثلاثة لهيكل تقسيم العمل WBS ؟
تساعد مستويات هيكل تقسيم العمل على فصل المهام حسب التبعيات، نظرا لأن المشاريع يمكن أن تختلف اختلافا كبيرا، فإن مستويات هيكل تقسيم عملك ستختلف أيضا، على الرغم من أن معظم المشاريع لديها شكل من أشكال التبعيات، فمن الممكن أن تصادف مشاريع لا تتطلب تبعيات فرعية.
هناك ثلاثة مستويات رئيسية من التبعيات، على الرغم من أن هيكلك قد يتطلب أكثر أو أقل من ذلك، يرتبط كل مستوى بمهمة، مع العمل اللازم لإكمال المهمة الأساسية المنظمة في تبعيات.
دعونا نلقي نظرة على أعلى ثلاث تبعيات على مستوى داخل هيكل تقسيم العمل.
1. المستوى الأول: المهمة الأصلية
المستوى الأول من هيكل تقسيم العمل هو الشكل الأكثر بساطة للمشروع لأنه يحتوي على المهمة الأصلية، عادة ما يكون هذا هو نفس هدف المشروع.
لنفترض على سبيل المثال، أن فريق مشروعك يعمل على تجديد تصميم موقع الويب الخاص بك، قد يبدو المستوى الأول من WBS الخاص بك مثل هذا هو إطلاق تصميم موقع إلكتروني جديد.
كما ترى، إنه بسيط ومباشر، المستوى الأول هو الهدف الأساسي والخطوة الأولى في العديد من مراحل إدارة المشاريع، سيأتي العمل اللازم لإكمال هذا الهدف في وقت لاحق في المستويين الثاني والثالث.
2. المستوى 2: التبعيات والمهام
هنا سيصبح هيكل تقسيم العمل الخاص بك أكثر تعقيدا بعض الشيء اعتمادا على نطاق المشروع، سيشمل المستوى الثاني من WBS المهام الفرعية، والمعروفة باسم التبعيات، للمهمة الأصلية.
على سبيل المثال، دعونا نلقي نظرة على المهام التي قد تكون مطلوبة لإطلاق تصميم موقع ويب جديد.
- استضافة جلسة عصف ذهني إبداعية.
- تجديد إرشادات العلامة التجارية.
- إنشاء إطار عمل للمراسلة.
- إعداد تصميم الشعار.
- إضافة صور جديدة.
على الرغم من أن المستوى الثاني أكثر تفصيلا قليلا من المستوى الأول، إلا أنه لا يزال نظرة عامة رفيعة المستوى على التبعيات اللازمة لإكمال هدف المشروع.
3. المستوى 3: المهام الفرعية
في المستوى الثالث من WBS، قم بتقسيم هذه التبعيات إلى مزيد من المكونات الأكثر قابلية للإدارة تسمى التبعيات الفرعية، في هذه المرحلة التي تعتبر أدنى مستوى من دورة حياة المشروع ، أنت تحدد المهام الأكثر تفصيلا، ستبسط هذه المهام القابلة للتنفيذ المسار لإكمال جميع النواتج المطلوبة.
استمرارا للمثال أعلاه، إليك مهام المستوى الثالث التي يمكنك استخدامها لتصميم موقع جديد:
- اختيار ألوان العلامة التجارية.
- بناء لوحة مزاجية للعلامة التجارية.
- تعيين مصممي تجربة المستخدم.
- بناء تصميم بالحجم الطبيعي.
- مراجعة نماذج بالحجم الطبيعي والموافقة عليها.
- جدولة جلسة تصوير للعلامة التجارية.
- تغيير حجم الصور وتحريرها.
كما ترون، أصبح العمل اللازم لإكمال هدف المشروع أكثر وضوحا، يمكنك حتى اختيار إضافة مستويات إضافية إلى WBS الخاص بك، اعتمادا على مدى التحديد الذي تريد أن تكون عليه صورتك.
ما الذي يتضمنه هيكل تقسيم العمل WBS ؟
هيكل تقسيم العمل هو في الأساس خطة مشروع مكثفة منظمة في تسلسل هرمي مرئي، وهذا يعني أنه يحتوي على كل ما يحتوي عليه ميثاق المشروع الناجح، والذي يتضمن عناصر WBS مثل الأهداف والنواتج والجداول الزمنية وأصحاب المصلحة الرئيسيين.
لإنشاء هيكل التقسيم الخاص بك، تحتاج أولا إلى معرفة ما يجب وضعه في واحد، دعونا نلقي نظرة على بعض القطع الرئيسية التي يجب تضمينها في هيكل تقسيم عملك.
1. قاموس WBS
يعد قاموس هيكل تقسيم العمل مكانا رائعا للبدء عند بناء هيكل مشروع جديد، نظرا لأن الطبيعة البصرية ل WBS الجيدة لا تسمح بمساحة لتفسيرات مفصلة، يصف قاموس WBS كل مهمة بمزيد من التفصيل، يعد إنشاء قاموس جزءا أساسيا من مساعدة أعضاء فريق المشروع في العثور بسهولة أكبر على التفاصيل اللازمة لمهامك.
أثناء إنشائك، قد يكون من المفيد الحصول على مساعدة من أعضاء الفريق من مختلف الإدارات، سيضمن ذلك أن يكون القاموس مفيدا قدر الإمكان وأن يتم شرح جميع العناصر بشكل صحيح.
بعض الحقول التي يجب أن تدرجها في قاموسك هي:
- أسماء المهام : اجعل هذا واضحا وبسيطا، بضع كلمات على الأكثر.
- الأوصاف : ادخل في تفاصيل أكثر قليلا ولكن ليس أكثر من جملة أو اثنتين.
- التسليمات : الخصوصية هي صديقك هنا، كن واضحا بشأن ما تتوقعه بالضبط من الفريق.
- الميزانية : نفقاتك المتوقعة، بما في ذلك المبلغ الذي ستنفقه، ولماذا، ومتى.
- المعالم : لحظات مهمة في الجدول الزمني للمشروع حيث يتم الانتهاء من مجموعة من المهام.
- الموافقات : ما هي المهام إن وجدت التي تحتاج إلى موافقات.
في حين أن هناك مجالات متعددة يمكنك تضمينها، فإن الشيء الرئيسي الذي يجب مراعاته هو إنشاء مورد حيث يمكن لأعضاء فريق المشروع العثور على معلومات عن عمل المشروع اللازم لإكمال المهام المختلفة.
2. وصف المهمة
تتضمن أوصاف المهام اسم المهمة ووصفا موجزا للأهداف، نظرا لأن WBS الخاص بك لن يكون لديه مساحة لوصف كامل، يمكنك تضمين تفاصيل إضافية في قاموس WBS الخاص بك.
الهدف من وصف المهمة هو أن يتعرف أعضاء الفريق بسهولة على المهمة بأقصر طريقة ممكنة، لذلك لا تنشغل كثيرا بمستوى التفاصيل المطلوبة حتى الآن.
3. القائم بالمهمة
القائم بالمهمة المعينة هو عنصر مهم يجب تضمينه لأسباب المساءلة والتواصل، كلما كان من الأسهل العثور على إجابات، كلما تم الانتهاء من المهام بشكل أسرع، في حين أن مديري المشاريع غالبا ما يكونون أصحاب المهام، فإن رؤساء الأقسام والمديرين قد يكونون أيضا قائمين عليها اعتمادا على نوع المهمة.
لا يوجد شيء أسوأ من إضاعة الوقت في البحث عن معلومات المشروع، يمكن تعيين القائمين بالمهام لتحسين إنتاجية الفريق حيث سيتمكن أصحاب المصلحة في المشروع من توجيه الأسئلة بسرعة إلى الشخص المناسب.
4. ميزانية المهمة
على الرغم من أن المشاريع التي تتطلب ميزانيات كبيرة ليست مطلوبة دائما، إلا أنه ينبغي تتبعها بعناية، من المفيد تعيين حدود أقصى محددة لميزانية المهام من أجل تتبع مدى قربك من ميزانيتك المخصصة بسهولة.
قد يؤدي عدم تتبع ميزانيتك إلى إنفاق أكثر مما كان متوقعا، مما يمكن أن يخفض في هامش الربح الخاص بك، لذا تأكد ليس فقط من تتبع ميزانيتك الإجمالية ولكن أيضا تتبع تكاليف المهام الفردية.
5. تاريخ الانتهاء
لا ينبغي أن تكون صدمة أن تسمع أن تتبع تاريخ الانتهاء المستهدف هو تفاصيل مهمة إلى حد ما، ومع ذلك من المهم أن تكون مستعدا للتغييرات في تاريخ الانتهاء.
على الرغم من أنه قد يكون من الصعب إدارة مشاريع متعددة تتجاوز الجدول الزمني المخصص لها، إلا أنه لا مفر منه في بعض الأحيان، من أجل تتبع التقدم المحرز بشكل صحيح، يجب عليك تقسيم كل مهمة في جدول زمني أو أداة أخرى لإدارة المشاريع، بهذه الطريقة يمكنك التقاط التأخير في الجدول الزمني في الوقت الفعلي والعمل على منع مشكلات الموعد النهائي من التراكم والتسبب في تفويت تاريخ الانتهاء الأصلي.
6. حالة المهمة
إلى جانب تتبع الجدول الزمني، يعد توثيق حالة المهمة أمرا مهما للتحقق من التقدم السريع، يمكن تسجيل ذلك بعدة طرق مختلفة، ولكن العديد من الفرق تستخدم مصطلحات مثل مفتوحة، قيد التقدم، وكاملة.
لن يساعد هذا في تتبع التقدم فحسب، بل سيعطي نظرة عامة رفيعة المستوى على إنتاجية الفريق، على سبيل المثال إذا كان هناك نمط من الفرق المحددة غير القادرة على إكمال المهام، فقد تكون هناك مشكلة أساسية، بهذه الطريقة يمكنك العمل على حل عبء عمل الفريق أو مشاكل الاتصال قبل أن تصبح مشاكل ضخمة.
كيفية إنشاء هيكل تقسيم العمل WBS
الآن يأتي الجزء الممتع، نظرا لأن هيكل تقسيم العمل في شكل تسلسل هرمي مرئي، فهناك عدد من الطرق لإنشاء هيكلك، أفضل جزء هو أن تختار الطريقة المناسبة لك ولفريقك.
تشمل الطرق المرئية الشائعة التي تستخدمها الفرق الجداول الزمنية وkanban boards والتقويمات، اعتمادا على البرنامج الذي تستخدمه، قد تبدو بعض الميزات مختلفة قليلا في كل منها، دعنا نتعمق في هذه الطرق الثلاث من أجل توفير فهم أعمق لكيفية إنشاء هيكل انهيار العمل في كل منها.
1. الجداول الزمنية أو مخططات جانت
الجداول الزمنية هي أدوات رائعة لتصور العمل بطريقة ممتعة وملونة، كما أنهم رائعون في توفير الوظائف اللازمة ل WBS، فيما يلي بعض الوظائف التي تحصل عليها باستخدام جدول زمني، يعرف أيضا باسم المخطط الانسيابي أو مخطط جانت:
- استيراد جداول البيانات التقليدية.
- تتبع التقدم.
- ضبط المهام.
- توصيل المهام عن طريق التبعيات.
- ضبط نوبات الموعد النهائي.
- تعيين أصحاب المهام.
- تخزين المهام غير المجدولة.
- ضبط تتبع الألوان.
- التقسيم حسب المستويات.
- تصفية المهام وفرزها.
يمكنك بدء تشغيل WBS الخاص بك بعدة طرق، بما في ذلك عن طريق استيراد جدول بيانات موجود أو بنائه مباشرة في برنامج الجدول الزمني، تختلف الجداول الزمنية عن لوحات وتقويمات kanban ويرجع ذلك بسبب أن الوظائف القابلة للتعديل ، و التصميم المرئي ، هنا يرجع الأمر لتفضيلاتك التي عليها ستقوم بتحديد المرئي المناسب لفريقك.
3. Kanban boards
تشبه kanban boards الجداول الزمنية ولكنها تختلف في طريقة تنظيمها بصريا، بدلا من تنظيمها في خط أفقي، فهي مصممة لتبدو وكأنها لوحات، يمكن أن تساعد kanban boards في ما يلي للحفاظ على مشاريعك على المسار الصحيح:
- تتبع التقدم.
- ضبط المهام.
- توصيل المهام عن طريق التبعيات.
- ضبط نوبات الموعد النهائي.
- سير عمل المهمة.
- التواصل في مكان واحد.
- خطط لخرائط طريق المنتج.
تعد لوحة Kanban خيارا رائعا آخر لبناء WBS الخاص بك، وهي واحدة من أكثر الأدوات استخداما لاحتياجات إدارة الموارد اليومية، أحد أفضل الأشياء في هذه الأداة هو أنه يمكنك رؤية تفاصيل المهام في المقدمة، هذا يجعله خيارا رائعا إذا كنت غير قادر على إنشاء قاموس WBS.
أفضل طريقة للبدء بهذه الطريقة هي البدء في بناء التسلسل الهرمي الخاص بك داخل لوحة kanban الخاصة بك.
3. التقويمات
الخيار الثالث لإنشاء WBS خاص بك هو استخدام برنامج تقويم الفريق، على الرغم من أنها لا تستخدم بشكل شائع لهياكل تقسيم العمل مثل الخيارات السابقة، إلا أنها أداة رائعة لتصور المشاريع، كما أنها مفيدة بشكل خاص للتبديل بين مشاهدات اليوم والأسبوع والشهر للمشاريع الكبيرة.
التقويمات هي أدوات رائعة لإنشاء WBS وتمنحك تجربة بصرية مختلفة عن الخيارات المذكورة أعلاه، لبدء هيكلك باستخدام تقويم، يمكنك استيراد جدول بيانات موجود أو البدء في إنشاء مشروع جديد داخل برنامج التقويم الخاص بك.
مثال على هيكل تقسيم العمل WBS
الآن بعد أن عرفت ما يدخل في WBS وكيفية بناء واحد باستخدام مجموعة متنوعة من الأدوات البرمجية، دعونا نلقي نظرة على مثال ملموس على WBS، على الرغم من أن القالب الخاص بك سيبدو مختلفا قليلا اعتمادا على الطريقة التي تستخدمها لإنشائه، يجب أن يتضمن WBS الخاص بك تسلسلا هرميا ومستويات مماثلة للمهام، فيما يلي مثال على هيكل تقسيم العمل لتبدأ بمفردك.
فيما يلي مثال على هيكل تقسيم العمل من التفاصيل المذكورة أعلاه لتبدأ بمفردك.
 |
| هيكل تقسيم العمل |
- اسم WBS: تصميم الموقع الإلكتروني
- الوصف: تجديد تصميم موقعنا القديم بناء على العلامة التجارية الجديدة.
- تاريخ الانتهاء: 9/15/21
- الميزانية: 50,000 دولار
1. المستوى الأول
تجديد تصميم الموقع الإلكتروني.
2. المستوى الثاني
- تجديد إرشادات العلامة التجارية (كاملة)
- إنشاء إطار مراسلة (مكتمل)
- إعادة تصميم الشعار (قيد التنفيذ)
- إضافة صورا فوتوغرافية جديدة (مفتوحة)
3. المستوى الثالث
1. تجديد إرشادات العلامة التجارية
- ألوان العلامة التجارية.
- لوحة مزاج العلامة التجارية.
- تصميم UX.
2. إنشاء إطار عمل للمراسلة
- العنوان الرئيسي.
- بيان المهمة.
- المبادئ التوجيهية اللغوية.
3. إعادة تصميم الشعار
- رسم.
- نماذج بالحجم الطبيعي.
- التصميمات النهائية.
4. إضافة صور جديدة
- جلسة تصوير.
- تعديلات الصور.
- الاختيارات النهائية.
اجعل هيكل تقسيم عملك يعمل من أجلك
ينظم هيكل تقسيم العمل (WBS) بصريا نواتج المشروع إلى مستويات مختلفة استنادا إلى التبعيات، إنها في الأساس خطة مشروعك في شكل مرئي، مع هدف مشروعك في الأعلى، ثم التبعيات والتبعيات الفرعية.
عندما يتعلق الأمر بذلك، ليس من الصعب إنشاء هيكل تقسيم العمل، في الواقع بمجرد أن تحصل على تعليق، يمكنك أنت وفريقك الاستفادة فقط من إضافة تسلسل هرمي مرئي أو مهام المشروع، سواء كنت متعلما بصريا أو لفظيا، فهناك أداة لإدارة العمل للجميع.