هل تبحث عن أدوات لإعداد فريقك للنجاح؟ يمكن لسجل المخاطر أن يفعل ذلك بالضبط، يعد سجل المخاطر عنصرا مهما في أي عملية ناجحة لإدارة المخاطر ويساعد على التخفيف من التأخيرات المحتملة في المشاريع التي يمكن أن تنشأ.
 |
| سجل المخاطر |
تتم مشاركة سجل المخاطر مع أصحاب المصلحة في المشروع لضمان تخزين المعلومات في مكان واحد يمكن الوصول إليه، نظرا لأن الأمر متروك عادة لمديري المشاريع، فمن الجيد معرفة كيفية ووقت استخدام سجل المخاطر حتى تكون مستعدا لمشروعك التالي.
ما هو سجل المخاطر؟
سجل المخاطر هو وثيقة تستخدم كأداة لإدارة المخاطر لتحديد النكسات المحتملة داخل المشروع، تهدف هذه العملية إلى تحديد المخاطر وتحليلها وحلها بشكل جماعي قبل أن تصبح مشاكل، في حين أن الظروف الأخرى التي تكون فيها إدارة المخاطر مفيدة عادة ما تتمحور حول المشاريع، تشمل إطلاق المنتجات وتصنيعها.
تتعقب وثيقة سجل المخاطر والمعروفة باسم سجل المخاطر، المخاطر المحتملة على وجه التحديد داخل المشروع، كما يتضمن معلومات حول أولوية الخطر واحتمال حدوثه.
لا ينبغي أن يحدد سجل مخاطر المشروع المخاطر ويحللها فحسب، بل يوفر أيضا تدابير تخفيف ملموسة، بهذه الطريقة إذا أصبح الخطر تهديدا أكبر، فإن فريقك مستعد للحلول ويتم تمكينه لحل المشكلات.
متى يجب عليك استخدام سجل المخاطر؟
هناك العديد من الحالات التي يكون فيها سجل المخاطر مفيدا، من الناحية المثالية يجب استخدامه أو إتاحته للاستخدام عند الحاجة لكل مشروع، يمكن استخدامه لكل من المشاريع الصغيرة والكبيرة، على الرغم من أن سجل المخاطر الخاص بك قد يبدو مختلفا اعتمادا على نطاق مبادرتك وتعقيدها.
في حين أن المشروع الصغير قد يتضمن فقط معلومات أساسية عن المخاطر مثل الاحتمالية والأولوية والحلول، فقد يتطلب المشروع الأكثر تعقيدا حوالي 10 حقول وثائق مختلفة.
في حين أن بعض الشركات توظف متخصصين في إدارة المخاطر لإدارة سجل المخاطر، فإنها غالبا ما تقع على عاتق مدير المشروع أو قيادة الفريق للإشراف عليها، إذا لم يستخدم فريقك بالفعل عملية إدارة المخاطر أو إدارة الحوادث، فقد يكون من المفيد معرفة سيناريوهات المخاطر الشائعة لتحديد ما إذا كان سجل المخاطر مناسبا لك ولفريقك.
يمكن أن تشمل بعض سيناريوهات المخاطر المصنفة حسب الأولوية ما يلي:
1. أولوية منخفضة
يمكن لمخاطر مثل الافتقار إلى الاتصالات وأخطاء الجدولة أن تترك المشاريع مفتوحة لزحف النطاق والناتج الفائتة.
2. أولوية متوسطة
يمكن أن تتسبب المخاطر مثل العمل غير المخطط له أو الإضافي في صراع الفرق مع الإنتاجية وخلق أهداف غير واضحة.
3. أولوية عالية
يمكن أن تترك المخاطر مثل أمن البيانات والسرقة شركتك عرضة لخسارة الإيرادات ويجب إعطاء الأولوية لها.
بمجرد أن تعرف متى تستخدم سجل المخاطر، يمكنك تحديد المخاطر ذات الأولوية العالية بشكل صحيح عندما تصادفها.
سيناريوهات المخاطر الشائعة
يمكن أن تنشأ مخاطر متعددة خلال مشروع جديد، أي شيء من أمن البيانات إلى العمل غير المخطط له يمكن أن يخاطر بالمشاريع التي تتجاوز الميزانية والنطاق، لا أحد يريد أن يتخيل عواقب تواريخ الاستحقاق الفائتة، وهذا هو السبب في أنه من المهم تحديد المخاطر المحتملة قبل حدوثها.
من الجيد تضمين فئات المخاطر الشائعة في سجل المخاطر الخاص بك حتى تكون مستعدا عند حدوثها، تعرف على المزيد حول هذه المخاطر وحدد المخاطر التي يمكن تطبيقها على فريقك.
1. أمن البيانات
إذا كنت تعمل على مشاريع يمكن أن تؤثر على أمن البيانات، فمن المهم للغاية تتبع المخاطر المحتملة والتخفيف من حدتها،يمكن أن تؤدي المخاطر غير المدارة إلى:
- سرقة المعلومات : بدون التخفيف المناسب، يمكن أن يصبح عملك عرضة لسرقة المعلومات الخاصة، هذا ضار بشكل خاص إذا كانت معلومات العميل مسروقة.
- الاحتيال على بطاقات الائتمان: هذا أمر خطير لعدد من الأسباب، ولكنه قد يؤدي إلى خسارة في الإيرادات وربما يتطلب اتخاذ إجراء قانوني.
يعد أمن البيانات خطرا كبيرا ويجب تحديد أولوياته وفقا لذلك من أجل منع المشكلات الأمنية طويلة الأجل.
2. قنوات التواصل
يمكن أن تنشأ مشكلات في التواصل بغض النظر عن حجم مشروعك وفريقك، في حين أن سجل المخاطر يمكن أن يساعد في تحديد الأماكن التي تعيش فيها مناطق الاتصال، فقد يكون من المفيد أيضا تنفيذ برامج إدارة العمل لتبسيط الاتصال في العمل.
فيما يلي بعض المخاطر التي يمكن أن تنشأ عن نقص التواصل:
- تناقضات المشروع: بدون التواصل السليم، يمكن أن تسبب التناقضات في النواتج الارتباك.
- المواعيد النهائية الفائتة: لا أحد يريد تفويت الموعد النهائي ولكن بدون اتصال واضح، قد لا يكون فريقك على علم بمواعيد استحقاق التسليم.
يمكن أن يساعد وضع خطة اتصال مناسبة أيضا في منع المخاطر في المقام الأول.
3. تأخيرات الجدولة
إذا لم يلاحظ أحد أخطاء الجدولة والتأخيرات، فقد تصبح مشكلة كبيرة عند تفويت المواعيد النهائية، يمكن أن تساعد أدوات مثل الجداول الزمنية وبرامج تقويم الفريق في منع أخطاء الجدولة في المقام الأول.
يمكن أن يؤدي التأخير في جدولة المشروع إلى:
- المنجزات المتسرعة: لا يوجد شيء أسوأ من مشروع لم يتم تنفيذه بشكل صحيح، مما قد يتسبب في تفويت الأهداف وأن يبدو العمل مهمل.
- الارتباك: يمكن أن تصبح الفرق غارقة ومرتبكة دون وجود جدول زمني مناسب.
يمكن أن يساعد تنفيذ جدول زمني في الحفاظ على المنجزات على المسار الصحيح لكل من المهام اليومية والمشاريع لمرة واحدة.
4. عمل غير مخطط له
لقد كنا جميعا في موقف يتجاوز فيه المشروع نطاقه، إنه خطر شائع يمكن تخفيفه إلى حد ما إذا تم تتبعه بشكل صحيح، يتيح لك التقاط العمل غير المخطط له في وقت مبكر تفويضه بشكل صحيح إلى قائد المشروع.
بدون سجل مخاطر مناسب، يمكنك تجربة:
- التسليمات الفائتة: إذا انزلق العمل من خلال الشقوق، فقد تكون عرضة لخطر تفويت موعد نهائي تماما.
- إرهاق الموظفين: يمكن أن يؤدي الإفراط في جدولة أعضاء فريقك بالعمل غير المخطط له إلى توتر وحتى التسبب في إرهاق، لهذا السبب من المهم تحديد نطاق المشاريع بشكل صحيح.
إذا واجهت مشاكل في العمل غير المخطط له، فإن تنفيذ عملية التحكم في التغيير يمكن أن يساعد في توصيل عمل إضافي إلى أعضاء فريقك.
5. سرقة المواد
على الرغم من أنه من غير المألوف، فإن الشركات التي لديها مخزون كبير من المنتجات يمكن أن تتعرض لخطر السرقة أو الإبلاغ عن الأخطاء، من خلال تتبع المخزون باستمرار وبشكل متكرر، يمكنك التقاط المخاطر في وقت مبكر لتحديد السبب.
يمكن أن تترك السرقة عملك مفتوحا لما يلي:
- خسارة الإيرادات: سواء سرقت المنتجات أو كانت هناك أخطاء في الإبلاغ، فإن السرقة سيكون لها تأثير سلبي على الإيرادات.
- عدم اليقين: عندما تحدث السرقة، يمكن أن يسبب عدم اليقين بين الموظفين والأعمال ضغوطا داخلية.
- إساءة استخدام الوقت: إلى جانب سرقة السلع الملموسة، هناك خطر سرقة الوقت، في بيئة العمل عن بعد قد يكون من الصعب تتبع المكان الذي يقضي فيه فريقك وقته.
على غرار أمن البيانات، تعد السرقة خطرا ذا أولوية عالية يجب التعامل معه في أسرع وقت ممكن.
ما الذي يتضمنه سجل المخاطر؟
يتكون سجل المخاطر من قائمة بالمخاطر وحقول التتبع، من المرجح أن يبدو سجل مخاطر فريقك مختلفا عن الآخرين حيث سيكون لديك مخاطر فريدة مرتبطة بمشاريعك.
بغض النظر عن الاختلافات، تتكون معظم سجلات المخاطر من عدد قليل من الأجزاء الأساسية، بما في ذلك تحديد المخاطر، واحتمال المخاطر، والتخفيف من المخاطر، تعمل هذه الأجزاء على إنشاء سجل للمعلومات المتعلقة بالمخاطر المحتملة، هذه السجلات مفيدة أيضا للنظر إليها عند العمل على مشاريع جديدة يمكن أن تواجه مخاطر مماثلة.
المجالات الإضافية التي من الجيد تضمينها هي تفاصيل مثل تحديد المخاطر والوصف والأولوية، كلما أصبحت أكثر تحديدا، زاد احتمال استعدادك للتخفيف من أي مخاطر تأتي في طريقك.
القاعدة الأساسية الرائعة التي يجب وضعها في الاعتبار هي أنه كلما كان المشروع أكثر تعقيدا، فمن المرجح أن يكون سجل المخاطر الخاص بك أكثر تعقيدا، هذا يعني أنه من الجيد أن تكون محددا قدر الإمكان داخل سجلك للمشاريع الكبيرة التي تمتد لعدة أشهر ولديها عدد من أصحاب المصلحة المختلفين.
فيما يلي بعض أهم المجالات التي يجب تضمينها في خطة إدارة مخاطر مشروعك.
1. تحديد المخاطر
أحد المدخلات الأولى المدرجة في سجل المخاطر هو تحديد المخاطر، عادة ما يكون هذا في شكل اسم خطر أو رقم تعريف، يجب أن يتضمن مجال تحديد المخاطر ما يلي:
- اسم الخطر
- تاريخ تحديد الخطر
- عنوان فرعي إذا لزم الأمر
لست بحاجة إلى أن تكون مبدعا للغاية عند تسمية مخاطرك، فإن ملخصا بسيطا سيفي بالغرض، من ناحية أخرى إذا كنت ترغب في الإبداع، فيمكنك صياغة شخصيات لكل نوع من أنواع المخاطر، على سبيل المثال استخدام اسماء شخصية كاسم لمخاطر أمن البيانات لمساعدة أعضاء الفريق على فهم كيفية تحديد المخاطر بسرعة.
إلى جانب الاسم، يمكنك أيضا اختيار تضمين عنوان فرعي قصير وتاريخ تحديد المخاطر، سيساعد ذلك في تتبع المدة التي تستغرقها طرق التخفيف ويسمح لك بتحديد المخاطر التي تستغرق وقتا أطول لحلها.
2. وصف المخاطر
بعد اكتمال تحديد الخطر، يجب إضافة وصف قصير إلى سجلك، يجب أن يتضمن وصف المخاطر ما يلي:
- نظرة عامة قصيرة وعالية المستوى على المخاطر
- لماذا تعتبر المخاطرة مشكلة محتملة؟
المدة التي تختارها لتقديم أوصافك تصل إلى مدى التفاصيل التي تريد أن يكون عليها سجلك، ولكن متوسط الطول عادة ما يكون من 80 إلى 100 حرف.
الأهم من الطول، يجب أن يتضمن الوصف النقاط الرئيسية للمخاطر ولماذا هي مشكلة محتملة، الخلاصة الرئيسية هي أن الوصف يجب أن يصف بدقة الخطر دون الدخول في التفاصيل حتى يمكن التعرف عليه بسهولة.
3. فئة المخاطر
هناك عدد من فئات المخاطر التي تساعد على تحديد المخاطر المحتملة بسرعة، إن تحديد المخاطر بسرعة يجعل من السهل تعيين الفريق الصحيح، خاصة عند العمل على مشروع معقد ينطوي على مخاطر متعددة، يمكن أن تكون فئة المخاطر أيا مما يلي:
- العمليات
- الميزانية
- الجدول
- التقنية
- المعلومات
- الأمن
- الجودة
- خطة المشروع
لتحديد نوع الفئة، ستحتاج أولا إلى تقييم مصدر المخاطر ومن يمكنه المساعدة في حلها، قد تحتاج إلى العمل مع رؤساء الأقسام إذا لم يكن الحل واضحا.
4. احتمالية المخاطر
إذا تم اكتشاف المخاطر في وقت مبكر بما فيه الكفاية، فمن الممكن أن يتمكن الفريق من فرزها قبل الحاجة إلى أي إجراء حقيقي، لذلك من الممكن ألا تصبح المخاطر التي يتم وضع علامة عليها في سجل المخاطر الخاص بك مشاكل في الواقع.
يمكن توثيق احتمال حدوث خطر من خلال اختيار بسيط من:
- غير مرجح
- محتمل
- من المحتمل جدا
يمكن أن يساعد تصنيف مخاطرك حسب الاحتمال في تحديد المخاطر التي يجب معالجتها أولا والتي يجب أن تنتظرها.
5. تحليل المخاطر
يقيس تحليل المخاطر التأثير المحتمل للمخاطر على مشروعك، هذا يساعد على تحديد أهم المخاطر التي يجب معالجتها بسرعة، لا ينبغي الخلط بين هذا وبين الأولوية، التي تأخذ في الاعتبار كل من الاحتمال والتحليل.
بينما توثق الفرق مستويات المخاطر بشكل مختلف، يمكنك البدء بهذا المقياس البسيط المكون من خمس نقاط:
- منخفض جدا
- دنيء
- متوسط
- عاليا
- مرتفع جدا
إذا كنت تكافح من أجل تحديد مستوى المخاطر، فقد ترغب في الحصول على رأي ثان من خلال العمل مع رئيس القسم، بهذه الطريقة يمكنك قياس مدى ارتفاع التأثير بدقة.
6. التخفيف من المخاطر
تعد خطة التخفيف التي تسمى أيضا خطة الاستجابة للمخاطر، واحدة من أهم أجزاء سجل المخاطر، بعد كل شيء الهدف من خطة إدارة المخاطر هو تحديد المخاطر المحتملة والتخفيف من حدتها، في الأساس إنها خطة عمل، يجب أن تتضمن خطة التخفيف من المخاطر ما يلي:
- حل خطوة بخطوة حول كيفية تقليل المخاطرة
- وصف موجز للنتيجة المقصودة
- كيف ستؤثر الخطة على التأثير؟
في حين أن تقييمات المخاطر الصغيرة قد يكون من السهل التخفيف منها، إلا أن بعض المخاطر أكثر تعقيدا وليس لديها حلول واضحة، في هذه الحالة ستحتاج خطة التخفيف إلى القليل من العمل الجماعي لحلها، يحدث هذا عادة خارج وثيقة سجل المخاطر الفعلية، كما هو الحال أثناء اجتماع الفريق.
مهما اخترت إجراء خطة التخفيف الخاصة بك، يجب عليك توثيق وصف رفيع المستوى داخل السجل للرجوع إليه والتواصل الواضح، لن يضمن ذلك أن يفهم كل شخص في فريق المشروع خطط الاستجابة فحسب، بل سيساعدك أيضا على تصور الحل.
7. أولوية المخاطرة
على الرغم من أن تأثير المخاطر سيساعد في تحديد الأولوية، إلا أنه من الجيد أيضا تضمين هذا الإدخال في سجلك، يجب أن تأخذ الأولوية في الاعتبار كل من احتمالية المخاطر وتحليل المخاطر، سيوضح كلا هذين الجانبين المخاطر التي من المحتمل أن يكون لها عواقب ضارة على المشروع.
يمكن توثيق الأولوية من خلال مقياس رقمي بسيط:
- منخفض
- متوسط
- مرتفع
إذا كنت تتطلع إلى جعل سجل المخاطر الخاص بك أكثر جاذبية بصريا، فقد ترغب في توثيق الأولوية باستخدام مقياس مرمز بالألوان بدلا من ذلك، يمكن استخدام هذا بدلا من الخيارات الثلاثة أو إلى جانبها، هل تحب التنظيم حسب اللون؟ ثم ترميز لون سجلك هو الخيار الأمثل لك.
8. ملكية المخاطر
بمجرد تحديد المخاطر ومراجعتها وتحديد أولوياتها، حان الوقت لتعيين نواتج التخفيف التي سيتم تنفيذها، يجب أن تشمل ملكية المخاطر ما يلي:
- الشخص المكلف بالإشراف على تنفيذ النواتج
- أي أعضاء إضافيين في الفريق، إن أمكن
يمكن أن يساعد مجال ملكية المخاطر في تحديد الإدارة التي ينبغي التعامل معها بسرعة، يمكن أن يساعد أيضا في تصور أعضاء الفريق الذين يمتلكون مخاطر محددة.
9. حالة المخاطر
آخر حقل يجب تضمينه في سجل المخاطر الخاص بك هو حالة المخاطر، يساعد ذلك في الإبلاغ عما إذا كان قد تم تخفيف المخاطر بنجاح أم لا، يجب ملء حقل حالة المخاطر بأحد ما يلي:
- مفتوح
- قيد التقدم
- مغلق
إذا كنت ترغب في الحصول على المزيد من التفاصيل مع خيارات حالتك، فيمكنك اختيار قائمة أكثر تحديدا مثل نشطة، غير بدأت، مع الاستمرار، مستمرة، وكاملة.
حقول إضافية لتسجيل المخاطر
في حين أن هناك عدد قليل من المدخلات الرئيسية التي يجب أن يتضمنها كل سجل مخاطر، إلا أن هناك عناصر اختيارية إضافية يمكنك تضمينها أيضا، من الأفضل دائما الإفراط في الاستعداد بدلا من أن يتم القبض عليك على حين غرة عندما يحين الوقت، لذلك ألق نظرة على هذه الحقول الإضافية لتقرر ما إذا كنت في حاجة إليها.
1. مشغل المخاطر
يمكن أن تساعدك إضافة إدخال مشغل المخاطر في تقييم سبب حدوث المخاطر من أجل منع المخاطر المستقبلية.
2. نوع الاستجابة
في حين أن العديد من المخاطر ستكون على الطرف السلبي من الطيف، إلا أن هناك إمكانية لتحقيق نتيجة إيجابية، في هذه الحالة يمكنك إضافة حقل لاستجابة إيجابية أو سلبية.
3. الجدول الزمني
يمكنك أيضا تضمين الجدول الزمني لخطة التخفيف ضمن السجل من أجل الاحتفاظ بالمعلومات في مكان واحد، يعد برنامج الجدول الزمني أداة رائعة للمساعدة في ذلك.
كيفية إنشاء سجل مخاطر مع مثال
يحتوي سجل المخاطر على الكثير من المعلومات ويمكن أن يكون من الصعب إنشاؤه لأول مرة، على الرغم من أنك قد تعرف المعلومات التي تحتاج إلى تضمينها، إلا أن البدء قد يكون صعبا، لهذا السبب وضعنا مثالا لمساعدتك على البدء في خطة إدارة المخاطر الخاصة بك.
إليك ما قد يبدو عليه سجل المخاطر الخاص بك:
الهدف الرئيسي من سجل المخاطر هو تسجيل معلومات المخاطر المحتملة، لذلك لا تنشغل كثيرا بالتفاصيل، يجب عليك اختيار الحقول اللازمة لتوصيل المخاطر المحتملة لأعضاء فريقك.
قد تحتاج بعض الفرق فقط إلى سجل مخاطر بسيط مع عدد قليل من الحقول، في حين قد يحتاج البعض الآخر إلى شيء أكثر تعقيدا، قد يكون من المفيد احيانا البدء ببساطة والعمل في طريقك حتي تصل الي سجل أكثر تعقيدا إذا لزم الأمر.
فيما يلي مثال على إدخال سجل المخاطر لتبدأ في سجل المخاطر الخاص بك.
- اسم المخاطر: تأخير التصميم
- وصف المخاطر: فريق التصميم متأخر بالعمل، مما قد يؤدي إلى تأخير الجدول الزمني.
- فئة المخاطر: الجدول الزمني
- احتمالية المخاطر: على الأرجح
- تحليل المخاطر: متوسط
- التخفيف من المخاطر: استأجر مستقلا لإنشاء رسومات المشروع، نقل الاجتماعات من تقويم كبير خلال أسبوع 7/12 لتحرير الوقت لتحرير الرسومات وإرسالها للموافقة النهائية.
- أولوية المخاطر: 2
- ملكية المخاطر: كقسم التصميم
- حالة المخاطر: قيد التقدم
بمجرد أن تحصل على تعليق ملء سجل المخاطر الخاص بك، يمكنك العمل على التحسين المستمر وإتقان سجل البيانات الخاص بك للمشاريع المستقبلية.
لا تخاطر بخطة إدارة المخاطر الخاصة بك
يعد تحديد المخاطر جزءا كبيرا من أي استراتيجية ناجحة لإدارة المخاطر، على الرغم من أن تحديد المخاطر الجديدة والتخفيف منها ليس بالأمر السهل دائما، إلا أنه ضروري من أجل الحفاظ على عملك على المسار الصحيح للنجاح، بمجرد تحديد سجل المخاطر الخاص بك، لن يبدو من الصعب إدارة مخاطر المشروع، بالإضافة إلى ذلك سيكون لدى فريقك المزيد من الوقت لإنفاقه على أشياء مهمة، مثل إحداث تأثير.
إذا كنت تبحث عن موارد إضافية لإدارة المخاطر، فتحقق من كيفية إنشاء خطة طوارئ لمنع مخاطر الأعمال.